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Un déménagement est un achat qui ne s'improvise pas

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Les entreprises déménagent en moyenne tous les trois à cinq ans. De ce fait, les services généraux et les achats maîtrisent peu le sujet. Les cahiers des charges présentent souvent des lacunes. Pourtant, bien choisir son déménageur est primordial. Alors, comment procéder? Guide des bonnes pratiques.

Selon l'AFDE (Association française du déménagement d'entreprise), une société déménage en moyenne tous les trois à cinq ans. Il s'agit donc d'un achat relativement peu fréquent mais qui, compte tenu des enjeux de l'opération, ne peut pas s'improviser. Et pourtant, lacunes et erreurs sont courantes dans la rédaction du cahier des charges, ainsi que dans la détermination des critères de sélection du prestataire. «Un déménagement est un achat ponctuel qui a tendance à paniquer tout le monde!, s'en amuse presque Christian Rousseau, directeur général des Gentlemen du déménagement, groupement commercial d'entreprises indépendantes de déménagement. Si les acheteurs sont rodés aux achats de produits et de services courants, il n'en va pas de même pour les transferts d'entreprises, un sujet sur lequel ils sont peu documentés

Une organisation méticuleuse

 

Un déménagement d'entreprise exige une logistique importante et une organisation méticuleuse afin de respecter les plannings et assurer le bon déroulement de l'opération. «L'entreprise doit se poser un certain nombre de questions: faut-il déménager la nuit, le week-end, en plusieurs phases? Quels sont les moyens à mettre en oeuvre? Quels sont les services dont la société a besoin ?, etc.», liste Charles Herbelot, directeur général de Démépool, réseau national de professionnels du déménagement.

Pour rédiger son cahier des charges, l'acheteur doit donc définir avec précision le contenu de la prestation. Faut-il remplir soi- même les cartons, archiver certains dossiers, s'occuper de l'informatique, des déchets, des meubles? Quelle est la quantité de matériel à déménager? Devant une telle organisation, les acheteurs peuvent se faire aider par un cabinet de conseil en aménagement d'espaces qui pilote l'opération, ou plus simplement par les déménageurs eux-mêmes. Certains proposent, en effet, un cahier des charges type, accompagné de quelques conseils. Le site Internet de l'AFDE propose également toute une série de recommandations.

Les professionnels du déménagement prennent très à coeur cette partie conseil. Leur prestation va bien au-delà du simple transport de cartons. «Les prestataires doivent informer leurs clients sur les aspects juridiques, comme les assurances ou le droit du travail, ainsi que sur les aspects techniques, précise Christian Rousseau. Si certaines obligations juridiques ne sont pas respectées, l'inspection du travail peut très bien bloquer un déménagement», alerte-t-il. Les lacunes des acheteurs sont, d'après les prestataires, plus évidentes sur ces aspects. «Certaines choses doivent impérativement être écrites, assure Christian Rousseau. La responsabilité du client est engagée à partir du moment où tout se passe dans ses locaux.» Les acheteurs doivent par ailleurs faire une déclaration de valeur et souscrire une garantie de type dommages.

Christian Rousseau, Les Gentlemen du déménagement

«Un déménagement est un achat ponctuel qui a tendance à paniquer tout le monde.»

Une prestation particulière

 

Lors de l'appel d'offres, l'élément-clé, comme pour toutes prestations de services, est le meilleur rapport qualité/prix. En effet, une évaluation basée uniquement sur le facteur prix, sans une étude approfondie d'éléments qualitatifs, risque d'engendrer de nombreux problèmes lors du bilan de l'opération. Selon l'AFDE, une récente enquête a permis de relever que les principaux critères retenus pour le choix des prestataires sont dans l'ordre: le sérieux, les références, la qualité, le respect des délais et, enfin, le prix. Le transfert d'entreprise étant une prestation particulière, plusieurs acteurs spécialisés (AMT Transfert, Euroflash...) se partagent le marché, avec quelques grandes enseignes nationales, soit une cinquantaine de prestataires au total. Certains fournisseurs se consacrent même à une seule catégorie de transfert, par exemple le déménagement de salles informatiques. Toutefois, la tendance est à la globalisation. Les déménageurs proposent désormais aux entreprises une palette de prestations pour répondre à tout type de demande. «Ainsi, les acheteurs peuvent traiter avec moins d'interlocuteurs. Lorsqu'ils sont plusieurs, il y a un cumul de marge qui s'opère», estime Charles Herbelot (Démépool). Les Gentlemen du déménagement et Démépool proposent, par exemple, à leurs clients l'archivage et le garde-meuble.

Certains déménageurs associent également leurs forces. Démépool vient de nouer deux partenariats avec Ergoscreen pour la partie informatique et Paprec pour la gestion des déchets liés au déménagement. «La première s'occupe de la déconnexion, de l'emballage et de la reconnexion du matériel informatique, du plus sophistiqué au plus basique, de nuit comme le week-end, détaille Charles Herbelot. La seconde récupère et traite l'ensemble des nombreux déchets liés au déménagement.» Les Gentlemen du déménagement travaillent, quant à eux, avec les sociétés Albiparc et Auxine.

Témoignage
«Pour les achats, le prix se devait d'être compétitif»

STEPHANIE JOLY, responsable des services généraux, Capgemini Outsourcing Services.


Le siège de Capgemini Outsourcing Services, entité de la première SSII française, a quitté Puteaux pour s'installer dans 11 000 m2 de bureaux rénovés à Saint-Cloud (Hauts-de Seine). «En raison du caractère exceptionnel de l'opération, il a été décidé de ne pas passer par notre prestataire habituel, confie Stéphanie Joly. Un appel d'offres a donc été lancé. Pour les services généraux, le critère de la flexibilité était déterminant et, pour les achats, le prix se devait d'être compétitif.» Au final, Démépool l'a emporté sur ces deux points. Le déménagement des 18 000 m2 de bureaux de la tour d'Anjou, répartis sur 16 étages, a débuté fin août 2006, pour se poursuivre sur les week-ends de septembre et d'octobre. Le mobilier ainsi que le matériel informatique ont été transférés, non sans une certaine incertitude. «Il fallait récupérer du mobilier dans d'autres locaux, en mettre au rebut, en acheter du nouveau, explique Stéphanie Joly. Et en notre qualité de SSII, le volume de matériel informatique à transférer était important. Démépool a su nous assister pour déterminer le volume réel à déménager.» Le prestataire a effectué un repérage des lieux, protégé le matériel, assisté aux réunions d'information du personnel, répondu aux questions des employés et également fait l'inventaire de chaque bureau. Stéphanie Joly dit avoir apprécié «l'accompagnement du déménageur tout du long de l'opération». Sur la lancée, Démépool a également réalisé le déménagement des locaux à Lille.