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Traitement des notes de frais : les entreprises françaises en retard

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Face à un système jugé trop contraignant, les salariés français négligeraient leurs notes de frais, selon une étude réalisée par KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne.

Les entreprises françaises semblent ne pas s'intéresser à la gestion des notes de frais. «Elles n'ont pas encore pleinement pris conscience de leur impact sur leurs coûts de gestion et sur le bien-être des salariés», explique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS, qui vient de publier sa deuxième étude annuelle sur le sujet. Et d'ajouter: «les chiffres parlent d'eux-mêmes. Les notes de frais sont encore majoritairement traitées sur Excel. Ce qui alourdit considérablement la charge de travail de la comptabilité et interdit toute automatisation.» Selon le spécialiste de la gestion des voyages d'affaires, les salariés, excédés par ce processus jugé long et contre-intuitif, perdent du temps et de l'argent. Et pour cause: la tâche est jugée ingrate par la majorité des sondés. Pas moins de 69% estiment que les notes de frais sont une corvée, contre 48 % en Grande-Bretagne. Un quart avoue même ne pas demander de remboursements de certaines dépenses et préférer perdre de l'argent plutôt que de remplir leurs notes.

13 % de tricheurs

En outre, KDS révèle que, face à un processus faiblement automatisé, la surévaluation des notes de frais n'est pas marginale. «Près de 13 % des salariés trichent», assure le spécialiste de la gestion des voyages d'affaires. Une triche perçue avant tout comme un moyen de dédommagement face à un système complexe et mal paramétré, ou pour compenser un sur- coût bancaire imputé sur le compte du collaborateur. «Dans la majorité des cas, les montants en jeu sont inférieurs à 50 euros, précise Stanislas Berteloot. Et dans plus d'un quart des cas, inférieurs à 10 euros.» Néanmoins, 49 % des personnes interrogées assurent savoir comment tricher...

L'étude KDS met également en avant le débat suscité par les coûts de connexion à Internet lors d'un déplacement. En France, il apparaît que 15 % des salariés se connectent à leurs propres frais et que 53 % des entreprises prennent en charge ces coûts. «En Grande- Bretagne, elles sont 66 %», indique Stanislas Berteloot.

Stanislas Berteloot (KDS):

«Les notes de frais sont traitées sur Excel. Ce qui alourdit beaucoup la charge de travail de la comptabilité.»

Expérience
La Caisse d'Epargne Île-de-France se dote d'un logiciel de gestion

Pour traiter ses notes de frais, la branche francilienne de la banque mutualiste a choisi le logiciel Carla Travel, édité par CarlaBella. Dièse Finance, distributeur intégrateur de Carla-Bella en France, a réalisé, en 20 jours, le déploiement de la solution, qui touche d'ores et déjà 1 200 collaborateurs et doit gérer près de 12 000 notes de frais par an. «Cette plateforme nous a convaincus grâce à sa couverture fonctionnelle, sa facilité de paramétrage à nos processus métier, son intuitivité et sa disponibilité en tant que service web, explique Thierry Cazenave, directeur système d'information RH de la Caisse d'Epargne. Avec une solution full Web, nous avons la garantie que la solution évolue en temps réel. De plus, l'application 24 h/24 et le coût compétitif nous apportent une plus grande liberté et un gain de temps et d'argent.» Carla Travel permet à la banque de simplifier, de sécuriser et d'optimiser la gestion des temps, des activités et des dépenses de ses collaborateurs. Outre une automatisation des processus de validation, la solution offre une centralisation de l'ensemble des notes de frais dans un référentiel unique, disponible pour contrôle et analyse par les services concernés.