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Se constituer un programme hôtelier

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Alors que les prix des nuitées ne cessent d'augmenter depuis quelques années, peu d'entreprises disposent d'un programme hôtelier. Pourtant, le référencement d'un certain nombre d'établissements et la négociation de tarifs avantageux ne constituent pas un travail si fastidieux que cela.

@ FOTOLIA

La théorie

Dans entreprises françaises, les réservations hôtelières représentent 17 % des dépenses liées aux voyages d'affaires, soit près de 4,4 milliards d'euros (source: EVP 2006). Il s'agit donc d'une catégorie de dépenses à surveiller, d'autant que les prix des nuitées sont en hausse. Une récente étude, menée par l'agence de voyages BCD Travel, annonce que le tarif des chambres d'hôtels a augmenté de 7 à 9% en 2007, une tendance qui devrait se poursuivre en 2008 (+ 5%). Aujourd'hui, les prix des nuitées ont ainsi retrouvé leur niveau du 1 1 septembre 2001 . Qui plus est, pour augmenter leur taux de remplissage, les hôteliers ont adopté des systèmes de «yield management» qui leur permettent d'ajuster leur prix en fonction de l'offre et de la demande, compliquant du même coup la compréhension de leur grille tarifaire.

Maîtriser ce poste de dépenses n'est pas aisé. D'ailleurs, seulement 32% des entreprises ont adopté des règles en la matière dans leur politique de voyages. Pourtant, deux solutions s'offrent à elles. La première consiste à externaliser, d'une certaine façon, la mise en place d'un programme hôtelier. Dans ce cas, l'entreprise fait appel à une agence de voyages ou à une centrale de réservation hôtelière. Ces dernières proposent des tarifs négociés dans plusieurs milliers d'hôtels dans le monde. L'entreprise est alors facturée à la transaction. La seconde solution consiste à réaliser son propre référencement. Un travail moins compliqué qu'il n'y paraît: en moyenne, 53% des programmes hôteliers comprennent moins d'une centaine d'établissements référencés.

La pratique

Avant de se lancer dans le référencement des hôtels, il convient de recenser le nombre de réservations effectuées tout au long de l'année par les collaborateurs de l'entreprise (destinations et nombre de nuitées). Dans l'univers des achats de voyages, on parle ainsi «d'axes de consommation». Selon les résultats de cette analyse, deux cas de figure se présentent.

Premièrement, votre entreprise dispose de consommations récurrentes sur certaines destinations. Ici, la meilleure solution consiste à identifier, pour chaque ville, des hôtels selon trois catégories (économique, standard et VIP), puis de négocier des tarifs correspondants. Le prix n'est pas l'unique critère de sélection. L'éloignement géographique par rapport à la gare ou l'aéroport le plus proche en est un autre. Certains détails peuvent faire la différence, comme la mise à disposition de navettes gratuites ou le petit déjeuner inclus. Mais surtout, il convient d'exiger la «last room available», autrement dit la garantie d'obtenir une chambre au tarif négocié, quel que soit le taux de remplissage de l'hôtel.

Deuxièmement, votre société éclate ses consommations sur différentes destinations non récurrentes. Dans ce cas précis, il vaut mieux passer directement par les chaînes hôtelières et négocier en amont une remise globale sur l'ensemble de leurs hôtels. Une fois le programme de voyages arrêté, votre entreprise s'assurera que les tarifs négociés sont bien accessibles via son outil de réservation en ligne ou par son agence de voyages.

Les points-clés

- Effectuer un recensement précis de vos besoins.
- Faites appel à votre agence de voyages.
- Exigez la «last room available» dans tous vos contrats.

En collaboration avec Christophe Drezet, du cabinet EPSA EPSA est un cabinet expert en gestion des achats hors production. Spécialiste du voyage d'affaires, il intervient sur des problématiques transversales, allant de l'organisationnel au stratégique, en passant par un accompagnement opérationnel