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Salles de réunion : les centres d'affaires sortent l'atout high-tech

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Le marché des centres d'affaires est en plein développement, boosté par la location de salles de réunion pour les voyageurs d'affaires. Pour répondre à cette demande croissante, les prestataires dotent leurs espaces des dernières technologies en matière de communication : Internet et système de visioconférence en tête.

Depuis octobre dernier, les clients de Carlson Wagonlit Travel France (CWT) peuvent louer directement près de 4 000 salles de réunion à travers le monde et plus de 600 studios de vidéoconférence dans les centres Regus. Désormais, la location de salles fait ainsi partie intégrante de l'activité des centres qui ciblent les voyageurs d'affaires. L'offre n'est pas nouvelle mais n'a cessé de croître depuis les années quatre-vingt-dix. «Lors d'une étude de marché menée en 1992, nous nous sommes rendu compte que l'offre était quasi nulle, limitée aux salles municipales ou paroissiales. Il s'agissait d'ailleurs plus de locaux que de salles de réunion proprement dites», raconte Alain Mollé, directeur commercial d'Eurosites, spécialiste de la location de salles. Aujourd'hui, le groupe possède 23 sites en France et près de 350 salles de réunion. En quelques années, le marché s'est structuré. Les principaux acteurs du secteur sont désormais clairement identifiés par les donneurs d'ordres : «Nous sommes bien référencés, en particulier par les grandes entreprises qui ont centralisé leurs achats», se réjouit Alain Mollé. Chez Regus, les grands comptes représentent 40 % de la clientèle alors que le marché de la location de bureau est historiquement dédié aux PME.

Ecran plat, Internet : les centres d'affaires proposent désormais des salles de réunion haut de gamme.

Ecran plat, Internet : les centres d'affaires proposent désormais des salles de réunion haut de gamme.

Le succès de la location de salles de réunion est intimement lié au développement des nouvelles technologies. Et pour cause. Le temps où un rétroprojecteur était à peu près le seul équipement d une salle de réunion est bel et bien terminé. «Aujourd'hui, les entreprises nous demandent systématiquement si les salles sont connectées à Internet et s'il est possible de brancher des ordinateurs», reprend Alain Mollé (Eurosites). La demande en solutions de visioconférence a notamment explosé. L'an dernier, Regus a enregistré une augmentation de 22 % des réservations de salles dotées d'un système de visioconférence dans le monde et prévoit de doubler sa capacité d'accueil à court terme, notamment en France où 20 salles sont déjà équipées. Le succès de la visioconférence est tout sauf une surprise. Celle-ci permet aux voyageurs d'affaires de rester en contact visuel avec leurs collaborateurs restés sur place. Surtout, elle se révèle une alternative économique et écologique intéressante pour les entreprises qui souhaitent limiter les déplacements lointains et ne disposent pas de salles de réunion en interne. «La crise sert notre marché, reconnaît Olivier de Lavalette, directeur général de Regus pour l'Europe du Sud. La location d'une salle équipée d'un système de visioconférence évite également aux collaborateurs de perdre leur temps dans les transports et donc d'optimiser leur temps de travail. » D'ailleurs, le loueur ne compte pas s'arrêter en si bon chemin et a ouvert, en janvier dernier, un site de téléprésence haut de gamme à Paris (lire encadré).

Un service à la carte

Si les nouvelles technologies tirent le marché vers le haut, la location de bureaux et de salles de réunion «a pris de l'ampleur dès 2002», affirme Alain Mollé (Eurosites). En effet, dans un souci d'économies, beaucoup d'entreprises ont déménagé leur siège social, de la région parisienne vers la province ou des centresvilles vers les périphéries. « Or, pour des questions pratiques voire d'image, une entreprise peut souhaiter réunir ses clients ou ses collaborateurs en centre-ville, à proximité des transports et dans un cadre plus prestigieux», explique Alain Mollé. C'est le cas de l'éditeur de logiciels StreamServe dont le siège social est à Aix-en-Provence mais qui a souhaité avoir un pied-à-terre à Paris. Il a donc choisi d'installer une dizaine de postes de travail pour ses équipes marketing et commerciale sur le site de La Madeleine (VIIIe arr.). L'éditeur occupe un demi-étage, incluant une salle de réunion et un espace d'accueil avec son logo. « Cette location nous permet de nous dégager de certaines tâches administratives et techniques. Nous pouvons nous concentrer sur notre métier et être ainsi plus compétitifs», se félicite François Tierart, directeur commercial de StreamServe.

Comme pour les bureaux individuels ou collectifs, l'aménagement des salles de réunion est adapté aux besoins de chaque client. Les loueurs proposent ainsi d'autres prestations, comme la restauration pendant les pauses-déjeuner. « Tout est envisageable, note Olivier de Lavalette (Regus). D'ailleurs, nous sommes davantage des prestataires de service que de simples loueurs de salles. »

Alain Mollé, Eurosites

Les entreprises nous demandent systématiquement si les salles sont connectées à Internet et s'il est possible de brancher des ordinateurs. »

zoom

Téléprésence : la visioconférence haut de gamme
La visioconférence se développe mais ne suffit plus. Pour répondre aux attentes de plus en plus exigeantes des entreprises qui réduisent leurs déplacements professionnels, les prestataires doivent recourir à de nouvelles technologies comme la téléprésence. « Par écran interposé mais à taille réelle, ce dispositif consiste à vous donner l'illusion d'être en présence des personnes avec qui vous communiquez. Lesquelles peuvent être à l'autre bout du monde », explique Olivier de Lavalette, directeur général de Regus pour l'Europe du Sud. Actuellement en phase - d'expérimentation dans un de ses sites parisiens, le loueur doit développer cette technologie dans les prochaines années et prévoit d'ouvrir dans le monde une trentaine de salles équipées d'ici au printemps.
Considérée comme de la visio-conférence haut de gamme, la téléprésence repose sur des solutions vidéo et audio haute définition. « Les personnes n'ont jamais l'impression d'être filmées, mais bien d'être face à leurs interlocuteurs », explique-t-on chez CBi-Technologies, spécialisé dans l'équipement de systèmes de visioconférence. Et d'ajouter que « l'enjeu consiste à rendre la réunion parfaitement intuitive pour tous les participants ».