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Salles de conférences: design et flexibilité

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Vecteur d'image de la collectivité, la qualité de l'aménagement des salles de conférences repose sur un choix de sièges à la fois design et fonctionnels. Tout en veillant à prendre en compte les modèles peu encombrants pour allier fexibilité et économies. Décryptage.

Si La sélection du mobilier dépend généralement des besoins fonctionnels propres à la collectivité concernée, mais aussi du budget dont elle dispose.

@ FIGUERAS

Si La sélection du mobilier dépend généralement des besoins fonctionnels propres à la collectivité concernée, mais aussi du budget dont elle dispose.

Mairie, ministères, centres culturels ou de congrès... tout organisme public possède aujourd'hui une salle de conférences. Lieu d'information et d'échanges par excellence. Bien loin de la modeste chaise pliante, longtemps l'apanage des salles polyvalentes, le fauteuil club au design italien ou encore le siège moelleux équipé multimédia s'invitent volontiers sur le marché. Histoire de dépoussiérer l'image formelle et froide, généralement concédée à ce type d'espace. Esthétique et technologie ont d'ailleurs largement investi ce type de produit. Mais la sélection du mobilier dépend aussi du budget à disposition de la collectivité ainsi que de ses besoins fonctionnels propres. Sans oublier les normes de sécurité et écologiques à respecter.

Pour Cyril Gillard, responsable du développement chez Figueras, fabricant haut de gamme spécialisé dans les sièges de conférence, « les collectivités accordent davantage d'importance au choix de leurs fauteuils de salle de conférences car elles veulent investir sur la durée tout en misant sur la fonctionnalité ». Et pour répondre à ces besoins, la dizaine de fournisseurs présents sur le marché français rivalisent d'ingéniosité. Leur offre de sièges s'est d'ailleurs considérablement diversifiée depuis une quinzaine d'années.

Bien identifer son besoin

Etape-clé du processus d'achat, la définition du besoin doit reposer sur un questionnement approfondi: combien de fonctions souhaite-t-on donner à la salle? Faut-il du mobilier fixe ou modulable? Etc. Car ces questions permettent d'étudier le choix de sièges flexibles, adaptables à une multitude de rendez-vous, aussi bien des conseils municipaux que des journées portes ouvertes. Une option non négligeable, surtout si les événements organisés par la collectivité sont peu fréquents. Quel que soit le type de salles à aménager, la tendance est sans aucun doute à l'encombrement minimum et aux lignes modernes. D'ailleurs, la plupart des collectivités optent aujourd'hui pour un « système permettant de retirer les sièges », rappelle Cyril Gillard (Figueras). D'un point de vue technique, cela se traduit par un système de fixation des fauteuils sur châssis métallique qui permet d'escamoter les rangées et ainsi de récupérer tout l'espace. « Ce système se développe de plus en plus depuis cinq ans et les marchés publics sont prêts à payer 30 à 40 % plus cher pour cette solution modulable », explique Stéphane Berthier, directeur d'Atoma, entreprise spécialisée dans l'aménagement des salles de conférence. Ainsi, près de 450 euros doivent être prévus pour un siège modulable avec tablettes de travail ou pupitre contre 300 euros seulement pour un siège libre équipé des mêmes options. Soit un investissement moyen allant de 18 000 à 27 000 euros pour une salle de 60 places, selon Stéphane Berthier.

Pour les salles plus importantes comme les conseils régionaux, les hôtels de département ou les palais des congrès, les besoins sont généralement différents et les projets plus élaborés. Dans ce cas, la salle de conférence est un lieu fixe, censé accueillir entre 150 et 350 personnes, voire même jusqu'à 500. En plus de l'architecte, un scénographe et un acousticien travaille sur le projet pour optimiser la capacité de la salle et la qualité du son. « Pour ce type de projet élaboré - où il faut parfois s'accorder au code couleurs de l'organisation - le prix du siège peut aller jusqu'à 600 euros », précise Stéphane Berthier (Atoma).

Allier pratique et esthétique

« Notre travail consiste à faire la synthèse entre l'esthétique et les normes de sécurité », rappelle Cyril Gillard (Figueras). Une priorité accordée au design du siège qui s'explique simplement: la salle de conférence constitue un vecteur d'image de plus en plus important pour les collectivités. « Les élus accordent notamment davantage d'importance à l'esthétique car ils ont pris conscience de la nécessité de se lancer dans des projets ambitieux, surtout lorsqu il s'agit de lieux culturels comme les théâtres, les opéras ou les palais des congrès, espaces pouvant être loués pour de l'événementiel », poursuit-il. De la chaise basique, avec tablette écritoire, au fauteuil sur mesure pivotant, en passant par le siège cuir équipé de branchements multimédia, l'offre est large. Choix des matériaux, finitions, équipements et design vont fondamentalement faire la différence sur le prix du siège. Chez Figueras, on ose les fauteuils griffés Jean Nouvel ou Foster. L'entreprise a d'ailleurs dédié un département entier au design de sièges, qui sont des produits s'adressant principalement à des sociétés privées corporatives.

Brancher son iPad ou allumer un écran tactile tout en accédant à une traduction simultanée, est même devenu possible à partir d'un seul et même siège de conférence. Certains fabricants disposent de services d'ingénierie très pointus capables de répondre au système d'échanges souhaités dans la salle: terminaux de télécommunication, systèmes de vote, traduction simultanée, microphone, éclairages individuels, systèmes de ventilation individuels... le tout pouvant faire monter le prix du siège jusqu'à 1 500, voire 2 000, euros. Ceci étant, rares sont les organisations publiques qui ont besoin d'un tel appareillage. Toutefois, elles plébiscitent certaines fonctionnalités high tech, tel qu'un bon système acoustique pour salle de conférences (technique de perforation sous le siège ou derrière le dossier) ainsi que l'intégration d'équipements pratiques tels qu'une tablette de travail, un pupitres, un porte-verre, voire connexion wi-fi...

Au-delà de l'intégration de toutes ces technologies, la tendance pour les prochaines années serait également au respect de l'environnement. Selon Cyril Gillard (Figueras), de plus en plus de cahiers des charges fixent certains critères «verts». Certaines initiatives émergent d'ailleurs déjà aujourd'hui. Via l'achat par exemple de sièges aux tissus 100 % recyclé ou dotés de produits monomatériaux.

Expérience
Des sièges amovibles pour la salle polyvalente de Pontoise

En 2006, la mairie de Pontoise (Val d'Oise) décide de réhabiliter une salle polyvalente attenante à son bâtiment principal. Baptisée le Dôme, elle est située au coeur de la commune. Après 13 mois de travaux et l'intervention d'un maître d'oeuvre, un espace polyvalent, géré par les affaires culturelles de la ville, voit le jour. Salle de spectacles avant tout mais aussi salle de réunion. « Par manque de place, nous occupons cette salle pour les réunions entre cadres, il suffit de tirer une porte-rideau et de récupérer un espace de 50-60 m2 où nous installons des petites chaises empilables », explique Nadia Barnier, directrice de la commande publique, en charge de l'appel d'offres sur ce chantier. La salle, forte de 230 fauteuils classiques et 75 strapontins fait également office de salle de conférences pour des réunions entre élus ou lors de rencontres associatives. « Nous avons choisi un système de sièges sur rails fixés au sol, qui permet de retirer très facilement les sièges afin de louer la salle, par exemple pour des mariages. » Autre critère important lors du choix des sièges: la qualité du tissu et la couleur des modèles: « Par souci de décoration, nous avons souhaité marier la teinte des peintures anciennes du plafond à la couleur des sièges, ocre au final », note Nadia Barnier. Après avoir étudié les tarifs de huit fournisseurs, la collectivité opte finalement pour des sièges valant chacun 700 euros, munis d'accoudoirs, dossiers en bois, assise en mousse et revêtement en tissu (sans équipement spécifique). Avec installation (via système sur rails), la facture globale s'élève à 200 000 euros environ.