S'envoler à petits prix

S'il y a bien une source de dépenses qui suscite le plus l'attention des entreprises, c'est sans aucun doute l'aérien. La preuve en chiffres: «Les billets d'avion représentent en moyenne 70% d'un budget voyages», rappelle Christophe Pingard, vice-président Europe d'Egencia, une agence de voyages d'affaires dédiée aux PME. Aussi, pour réaliser des économies sur ce poste, plusieurs alternatives s'imposent. «Tout d'abord, l'entreprise doit mettre en place une politique voyages complète et drastique», affirme Eric Audoin, directeur commercial d'American Express Voyages d'Affaires.

A ce titre, une agence spécialisée peut apporter une aide précieuse pour réduire les dépenses sur ce poste en obtenant des tarifs négociés avec certaines compagnies mais aussi en délivrant ses conseils. «Elle doit travailler main dans la main avec son client afin de garantir le respect de la politique voyages», rappelle Ivan Braticevic, directeur de projet chez Sherpa Purchasing, un cabinet spécialisé dans l'optimisation des achats généraux.

Fini les départs de dernière minute

Parmi les bonnes pratiques recommandées, l'anticipation fait souvent partie des «incontournables». «En réservant au moins 14jours avantledépart, l'entreprise peut économiser sur son budget environ 2% par journée anticipée», estime Christophe Renard, vice-président Corporate Marketing et Business Intelligence chez Carlson Wagonlit Travel. Une démarche à la portée de toutes les entreprises, selon Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa spécialisé dans les achats hors production: «Exit le mythe du voyageur d'affaires qui part toujours à la dernière minute. Aujourd'hui, 80% des déplacements peuvent être anticipés un mois à l'avance», assure-t-il.

Autre stratégie judicieuse à adopter: choisir des billets à contrainte, non modifiables et non remboursables plutôt que des billets flexibles, bien plus onéreux. «Une entreprise qui réalise dix déplacements par an à Londres a tout intérêt à opter pour des billets à contraintes, quitte à en perdre deux ou trois en cas d'imprévu, plutôt que d'acheter des billets flexibles», indique Marc Leidelinger, président de Fréquent Flyer Travel Paris.

Toujours dans une démarche pragmatique, voire «opportuniste», les agences préconisent le recours au low cost. Plus encore, elles conseillent de privilégier les compagnies directement concurrentes d'Air France. «La compagnie nationale dessert un maximum de destinations en vol direct et jouit donc d'un avantage comparatif par rapport à British Airways ou Lufthansa qui imposent une escale à Londres ou Francfort. Mais en acceptant de telles escales, les entreprises peuvent réaliser 30% d'économies sur un même trajet», détaille Christophe Drezet (Epsa).

Pour réduire encore le prix des billets d'avion, certaines agences, à l'instar d'Egencia ou 3 Mundi, ont équipé leur portail de réservation d'un système d'émission retardée des billets. «Il faut optimiser le temps imparti entre la réservation et l'émission, pour proposer jusqu'au dernier moment des offres tarif aires plus intéressantes que celle retenue par le voyageur» explique Christophe Pingard (Egencia).

Briser certaines idées reçues

A l'unisson, les professionnels du secteur soulignent aussi une dernière règle, et non des moindres, à suivre en matière d'optimisation du budget aérien: respecter les accords négociés par l'entreprise.

«Même si le voyageur peut trouver ponctuellement des offres intéressantes, il doit toujours opter pour celles émanant des fournisseurs privilégiés par l'entreprise», insiste Christophe Renard (Carlson Wagonlit Travel). Fait à signaler: contrairement à l'instauration d'une politique imposant les déplacements en seconde classe pour le rail, la majorité de ces mesures n'ont pas vraiment d'incidence sur le confort des salariés et peuvent donc facilement être adoptées par ces derniers. A condition, bien sûr, de les former aux bonnes pratiques et de briser certaines idées reçues qui prévalent encore aujourd'hui en matière d'optimisation des déplacements professionnels.

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Les avantages d'une plateforme de réservation en ligne

© fotolia/Eray Haciosmanoglu

Pour favoriser le respect d'une politique voyages, le recours à un Self Booking Tool (SBT, outil de réservation en ligne) s'avère souvent indispensable. Non seulement, il oblige le salarié à choisir des billets conformes aux exigences tarifaires prévues par l'entreprise, mais il l'incite également à un comportement plus vertueux. «Lors d'une réservation en ligne, le voyageur voit généralement apparaître plusieurs tarifs sur son écran. Or, celui-ci se dirige naturellement vers l'offre la moins chère» assure Christophe Renard, vice-président Corporate Marketing et Business Intelligence chez Carlson Wagonlit Travel.

Témoignage
«Nous incitons nos collaborateurs à réserver longtemps à l'avance»

Alexis Beck Djevaguiroff, responsable financier, Sequans Communications

Réduire le prix moyen de ses billets d'avion de 30% entre 2007 et 2009. C'est le pari relevé par Sequans Communications en recourant au portail de réservation en ligne de l'agence 3 Mundi. «Pour réduire ces dépenses, qui représentent 92% de notre budget voyages, soit 300000 euros par an, nous avons opté pour un Self Booking Tool [SBTj», explique Alexis Beck Djevaguiroff, responsable financier au sein du groupe. En effet, la politique tarifaire a été implémentée dans le système et aucun salarié ne peut y déroger.
Pour optimiser les coûts, un objectif a été imposé aux voyageurs: opter, dès que possible, pour les billets les moins chers. De multiples règles ont ainsi été fixées pour encadrer chaque réservation. «Nous avons planché sur l'anticipation des déplacements en incitant les voyageurs à réserver leurs billets à l'avance.» Le groupe a aussi paramétré le SBT pour mettre en avant les offres des compagnies low cost ainsi que celles des challengers d'Air France. «Seuls 38% de nos billets sont désormais réservés auprès de la compagnie française nationale, dont les tarifs sont en général plus élevés que ceux de ses concurrents étrangers», estime Alexis Beck.
Autre règle adoptée: «L'ensemble des voyages en avion ne peuvent être réservés qu'en classe économique. Et tous les salariés sont logés à la même enseigne.» Plus encore, entre la réservation du voyage par le collaborateur et l'émission des billets, 3 Mundi peut, via un système d'alerte, intervenir pour proposer des offres plus compétitives. «Enfin, pour tous les voyages réservés hors de la politique tarifaire, rappelle le responsable, le top management doit valider la demande.» Résultat: «Malgré une croissance annuelle de 30% du nombre de nos déplacements, notre budget voyages n'augmente en moyenne que de 6%.»


Sequans Communications
ACTIVITE
Conception et développement de produits pour les réseaux de communication
CHIFFRE D'AFFAIRES 2008
15,5 millions d'euros
EFFECTF GLOBALE
130 salariés