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Regards croisés sur la fonction achats

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Quelle image a-t-on de l'acheteur en entreprise? Comment se débarrasser de la caricature du négociateur? Eléments de réponse à travers le regard de DSI, de DRH et de directeurs commerciaux.

@ GUNNAR3000 - FOTOLIA

La transversalité du rôle de l'acheteur l'amène à travailler avec tous les services de l'entreprise. Définir un marché, rédiger le bon cahier des charges ou faire remonter l'innovation, voilà des missions qui font de l'acheteur un facilitateur d'affaires pour ses clients internes. En somme, le bon acheteur est celui qui saura être un guide et un partenaire qui dose son intervention suivant les types d'achats. La collaboration entre DSI et achats est illustrée par de nombreux exemples mais des obstacles semblent encore freiner ce partenariat. Les raisons? Le côté trop technique de certains projets ou bien les processus et délais décisionnels des acheteurs qui parfois s'avèrent contraignants pour la prise de décisions côté DSI... Alors l'acheteur est-il un frein à la performance? Non car son implication en amont apporte un éclairage sur l'analyse des besoins ou précise le cahier des charges. Quant aux DRH, ils entretiennent également une relation de qualité avec les acheteurs. Mais David Chambeaud, ancien directeur achats de Technicolor aujourd'hui DRH, interrogé pour ce dossier recommande aux acheteurs «d'établir de véritables leviers assurant l'efficacité dans les choix fournisseurs et la pertinence des conditions négociées, notamment en anticipant mieux les tendances marchés et les contraintes des activités des ressources humaines ».

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La fonction achats, une fonction de passage

«Certains groupes souhaitent décloisonner les profils au sein de leur entreprise pour pallier la rareté des acheteurs», affirme Pierre-Yves Stintzy, consultant en ressources humaines au sein du cabinet IMSA. Une volonté affichée de gérer carrière et profil des acheteurs. Mais aussi la mise en lumière d'un problème, celui de la difficulté à recruter des professionnels en nombre pour une jeune fonction. Afin de séduire les acheteurs en herbe, la communication est essentielle. «La fonction achats peut être vantée comme une fonction de passage vers d'autres fonctions cadres du groupe, avance Pierre-Yves Stintzy. D'autant que les achats peuvent être perçus comme une fonction d'entrée. Une sorte de période d'acclimatation au groupe, car la globalisation du métier se connecte aux différents secteurs de l'entreprise. »
Au contraire, certains grands groupes privilégient la mobilité interne vers les achats. C'est le cas de l'équipementier automobile Safran, avec son université la Safran Corporate University. Au-delà de la formation des acheteurs en poste, ce programme promeut la fonction achats et favorise la mobilité vers ces métiers. Au niveau de la formation, certains masters Achats, comme à Centrale, requièrent des étudiants au préalable ingénieurs. La fonction achats semble avoir de beaux jours devant elle, comme en témoignent les multiples formations existantes et les effets de la conjoncture économique, «sponsors de la fonction achats», selon Pierre-Yves Stintzy.

PIERRE PELOUZET, PRESIDENT DE LA CDAF (COMPAGNIE DES DIRIGEANTS ET DES ACHETEURS DE FRANCE)
« L action de l'acheteur est transversale »

«La fonction achats doit sortir de son image caricaturale», martèle Pierre Pelouzet, président de la Cdaf. Quelle image véhiculent les acheteurs au sein de leur entreprise? Quelle est leur valeur ajoutée? Les réponses de Pierre Pelouzet, qui formule, par la même occasion, ses souhaits pour 2012. Propos recueillis par Marie-Amélie Fenoll

Quelle vision les autres fonctions ont-elles des achats au sein de l'entreprise?

Pierre Pelouzet: L'image de l'acheteur évolue. Les documents officiels de l'entreprise l'attestent. Mais ce changement va au-delà. Il y a une véritable reconnaissance de la profession. Dans l'entreprise, tout le monde achète. L'acheteur est donc amené à travailler avec l'ensemble des collaborateurs et endosse un rôle fondamental, car son action est transversale.

Mais des efforts restent à faire. Les achats doivent sortir de leur image traditionnelle. L'acheteur ne doit plus être perçu comme celui qui négocie les derniers 5 % du prix, mais comme un collaborateur à impliquer le plus en amont possible de chaque projet. Il doit aider à cerner le marché, établir le cahier des charges et chercher l'innovation et la fibre développement durable, notamment.

Historiquement, avec quelles fonctions les acheteurs collaborent-ils?

Pendant longtemps, dans le secteur industriel, les directions achats travaillaient avec les directions opérationnelles avant de collaborer avec les autres services. Les acheteurs pouvaient échanger sur des bonnes pratiques avec les directeurs commerciaux, par exemple. Les acheteurs les aidaient également à bâtir leurs offres commerciales ou encore à déterminer le prix potentiel d'achat.

Aujourd'hui, les directions achats peuvent être amenées à travailler avec l'ensemble des services de l'entreprise (ressources humaines, marketing, direction des systèmes d'information, etc.). La fonction achats n'est plus cantonnée à une fonction support, même si pour certains domaines, comme le marketing, la vision de ce métier demeure trop réductrice.

Quelle est l'action de la Cdaf pour accroître la transversalité des acheteurs?

La Cdaf est amenée à rencontrer les autres fonctions de l'entreprise. Une démarche notamment engagée avec la Nuit des métierLes Nuits des métiers ont eu lieu en 2008 et 2009. Elles ont rassemblé près de 2 500 visiteurs au Grand Rex, à Paris, événement qui regroupe près de 17 associations professionnelles. Notre structure échange de manière informelle lors d'événements ou de rencontres sur des thématiques communes. Parmi les sujets abordés: le développement durable et l'évolution des compétences. C'est une façon de voir quelles peuvent être les passerelles entre les différents métiers.

1 - RH et achats, vers une collaboration plus étroite

Terrain miné pour certains, les achats de ressources humaines, également appelés achats immatériels, ne peuvent répondre à une simple logique de réduction des coûts. Néanmoins, achats et ressources humaines coopèrent sur certaines thématiques comme la formation et le secteur protégé. Témoignages.

Les ressources humaines peuvent voir d'un mauvais oeil l'ingérence des achats dans leurs domaines d'intervention. Cependant, les sujets de collaboration sont nombreux: achats de formation, gestion de la paie ou achats auprès du secteur protégé. A ce titre, les achats responsables constituent l'exemple probant d'une possible association entre ces deux métiers. Chez Bouygues Telecom, la direction des ressources humaines travaille avec la direction achats sur deux axes: le référencement des sociétés d'intérim et la mise en oeuvre d'une politique handicap. Ainsi, les achats se sont fortement impliqués dans le dossier des prestations achetées auprès des entreprises du secteur protégé.

Les achats responsables: un terrain d'entente

Dans cette optique d'achats responsables, Jérôme Barbier, directeur du développement ressources humaines de Bouygues Telecom, souligne la plus-value des acheteurs: « Ils ont su identifier les acteurs présents sur le marché et opérer un véritable référencement des structures existantes. » Ils ont également contribué à valider les prestataires. Le service achats travaille de concert avec le chargé de mission handicap présent au sein de la direction des ressources humaines. De plus, dans un souci de professionnalisation, une formation dédiée au secteur protégé est dispensée aux collaborateurs de la direction achats. L'entreprise emploie, aujourd'hui, 234 collaborateurs en situation de handicap et a réalisé près de 1,4 million d'euros d'achats solidaires en 2011, avec le secteur adapté et protégé mais aussi avec celui de l'insertion dans divers domaines (recyclage de matériels, reprographie, numérisation, archivage, etc.). Cet exemple de collaboration est lié au fait qu'une place stratégique est accordée aux achats au sein de l'entreprise. «La fonction achats n'est pas réduite à répondre à la commande de produits ou de services des autres entités. La direction achats est opérationnelle et stratégique pour l'ensemble de nos activités. Les responsables achats sont donc intégrés aux comités de direction des business units pour s'imprégner de leurs besoins et des plans stratégiques», confirme le directeur du développement ressources humaines de Bouygues Telecom. Leur valeur ajoutée? «Les achats apportent une vision complémentaire du marché importante pour les responsables d'activité. Les acheteurs ont, en effet, une grande connaissance des fournisseurs, du marché et de ses évolutions. Ainsi, ils permettent aux responsables d'activité d'être force de propositions. De plus, ils jouent un rôle capital dans la gestion des risques en veillant, par exemple, à limiter la dépendance économique de nos fournisseurs. »

Créer un «nouveau métier»

Autre entreprise, autre modèle. La direction des achats indirects Auchan a été instaurée en 2009. Tierry Cerclé, directeur des ressources humaines au sein de la direction des achats indirects, met en avant l'avantage de cette nouvelle entité qui permet de créer «un nouveau métier». Pour lui, « dans le monde du commerce, les achats et la vente sont au coeur du métier. Ce sont des fonctions vitales et stratégiques qui concourent au même objectif satisfaire le client. » Chez Technicolor, la direction achats a gagné en visibilité puisqu'elle fait partie du comité exécutif. Dans la gestion des ressources humaines, les achats sont désormais partie prenante dans le choix des sociétés de conseil, cabinets de recrutement et fournisseurs de prestations (paie, gestion des talents, etc.). «Pour que la fonction achats rentre dans le processus RH... ou inversement!», résume David Chambeaud, ancien directeur achats de Technicolor (ex-Tomson), aujourd'hui, à la tête de la direction des ressources humaines. De son passage aux achats, il garde cette vision dans laquelle les «acheteurs doivent en permanence justifier leur valeur et expliquer leur démarche auprès des prescripteurs internes, s'ils veulent conserver leur crédibilité et celle de leur fonction». A la question, quelle est votre vision de la fonction achats? David Chambeaud répond: «Les achats doivent être au plus près de leurs clients internes, à tous les instants. Ils doivent également avoir une vraie vision de la stratégie du groupe et être force de propositions auprès des services internes. Pour cela, ils doivent établir des leviers assurant l'efficacité dans les choix fournisseurs et la pertinence des conditions négociées. Ils ne doivent pas uniquement acheter mais aussi intégrer et anticiper au mieux les tendances marchés et les contraintes de nos activités».

2 - Acheteurs et commerciaux: une alliance stratégique

Quand l'un vend, l'autre achète. A l'extérieur, acheteur et directeur commercial se font face. Dans l'entreprise, ils travaillent de concert et échangent sur les bonnes pratiques à adopter pour enrichir et affiner leur stratégie auprès de leurs clients externes. Rencontres.

Analyser les relations entre les fonctions achats et commerciale relève du bon sens. Les acheteurs d'une entreprise A négociant quotidiennement avec les commerciaux d'une société B. Mais, dans quelle mesure les acheteurs d'une entreprise collaborent-ils avec leurs collègues du service commercial? «Il faut segmenter les achats, conseille Philippe Commaret, directeur marketing sur les marchés entreprises et collectivités locales d'EDF et en charge de l'animation des activités commerciales. Dans le cadre de prestations stratégiques, la direction achats nous guide et nous conseille. A l'opposé, sur les achats courants, sa présence doit être la plus légère possible. Son intervention doit être dosée en fonction du type d'achat. » Chez EDF, la direction commerciale collabore avec la direction achats sur des achats stratégiques informatiques de grande ampleur. «Nous négocions des partenariats avec le service achats et échangeons sur divers sujets comme les expérimentations sur de nouveaux marchés», explique Philippe Commaret. A titre d'exemple, la direction commerciale s'est associée aux acheteurs sur le dernier sujet à la mode: les smart grids (les compteurs intelligents, en français). La négociation a été menée avec le service achats dans les domaines des systèmes d'informations et de la gestion d'énergie. Les acheteurs ont aidé à construire une stratégie achats, à identifier les prestataires et les risques encourus. Ils ont accompagné le pilotage de la bonne exécution du contrat par les fournisseurs. Mais ont également étudié les problèmes de confidentialité et d'exclusivité qu'adressent ces nouveaux systèmes.

Collaborer et plus si affinités

«La proximité des services achats et vente est un avantage pour une meilleure coordination. Elle participe favorablement à la performance des équipes commerciales», explique Christophe Maniou, directeur commercial grands comptes chez Brake, spécialisé dans la distribution alimentaire pour la restauration. «La fonction achats peut aider à définir les gammes selon les besoins du client et le cahier des charges. Elle préconise aussi le positionnement de l'offre commerciale dans le traitement des appels d'offres clients pour les grands comptes. » Dans ce groupe, la fonction achats dépend de la direction de l'offre qui intègre également la direction marketing. Les acheteurs ont une double casquette. Ils participent au développement produit en lien avec la R & D, interviennent dans la négociation tarifaire et le positionnement des prix à la revente. Récemment, acheteurs et commerciaux ont coopéré lors de la réponse à un appel d'offres réalisé auprès de Compass group. Les acheteurs ont été associés en amont au niveau de la définition de l'offre produit, et ont engagé la renégociation des lignes stratégiques pour «optimiser la remise de l'offre commerciale», souligne Christophe Maniou. En termes de collaboration, à quel moment les acheteurs peuvent-ils être intégrés dans la boucle du processus? Contrairement à Brake, où la fonction achats a une place particulière, chez EDF, «les achats sont présents de B à Z», résume Philippe Commaret. La direction achats est présente au projet une fois le premier jet du cahier des charges rédigé et sur la base d'une idée précise du business model souhaité. «Les achats décortiquent le modèle d'activité, affinent le cahier des charges, mettent en avant les risques encourus et peuvent challenger le prestataire», précise Philippe Commaret. La valeur ajoutée des achats n'est plus à démontrer.

Charles Bismuth, directeur général adjoint et directeur commercial chez Logica Business Consulting, société de conseil spécialisée dans le management, identifie cinq ou six axes de «collaboration pertinente». Selon lui, l'avis de la direction achats est important notamment sur «la perception des risques, le scoring des clients, les critères d'évaluation, l'établissement de plans de progrès, les engagements pris avec les clients en termes de pénalités, de retards... ». Autre sujet de discussion: «Le retour d'expérience de la fonction achats dans leurs relations fournisseurs. Un élément essentiel», ajoute Charles Bismuth.

Des échanges de bonnes pratiques

Au-delà de la collaboration acheteurs-commerciaux, ce duo peut échanger en termes de bonnes pratiques. Chez Brake, les acheteurs sont intégrés dans la relation avec les grands comptes et donnent leur vision des choses, loin de leur rôle réducteur de négociateurs. Ils peuvent ainsi être présents lors des rendez-vous clients. «L'acheteur spécialisé dans une catégorie présente sa gamme et parle des marchés. Nos clients apprécient la démarche de proximité avec nos acheteurs pour pouvoir échanger sur la situation du marché et prendre des informations», se félicite Christophe Maniou. De même, au sein d'EDF, une réunion annuelle est organisée sur les pratiques achats, «pour être au diapason», souligne Philippe Commaret. Autre signe d'intérêt: la direction commerciale recrute des acheteurs. Car, «leurs qualités professionnelles de rigueur et de négociation sont des compétences que nous recherchons dans le domaine commercial», juge Philippe Commaret.

3 - La vision à court terme, un défaut d'acheteur?

Les connaissances techniques pointues requises pour une bonne compréhension de la gestion des systèmes d'informations excluent-elles la fonction achats? Quel est le regard des directions des systèmes d'informations (DSI) sur la direction achats? Etat des lieux.

« Les services généraux s'occupaient du parc multifonction, la DSI gérait les imprimantes et la direction achats s'occupait d'acheter les consommables. Aujourd'hui, les trois services travaillent main dans la main et maîtrisent mieux les circuits. La DSI chapeaute l'ensemble», développe Philippe Jacq, service delivery manager à la DSI de Degrémont. En 20 10, la filiale de Suez Environnement a retenu le fabricant Lexmark pour améliorer la gestion de ses services d'impression bureautique. Auparavant, le budget impression était ventilé par section budgétaire et par département. Un appel d'offres a donc été lancé par les services généraux, la direction des systèmes d'information et la direction achats de l'entreprise.

Les limites de la collaboration

Un exemple de collaboration, entre DSI et achats, parmi tant d'autres. Mais des obstacles subsistent. Le côté trop technique de certains projets peut apparaître comme un frein à l'implication des achats. «L intervention des achats dépend de la complexité technique des projets en cours. Ils peuvent néanmoins être présents sur les projets de déploiement d'infrastructures», confirme Philippe Chapier, directeur des systèmes d'information du groupe Marie-Claire. Pour le DSI, il est important de centraliser les achats pour avoir davantage d'impact dans la relation fournisseurs. «Néanmoins, processus et délais de décision sont plus longs pour les acheteurs. Des délais qui peuvent s'avérer contraignants pour la prise de décision des DSI Les achats ont tendance à avoir une vision court-termiste des projets. » Néanmoins, il plaide pour inclure les achats en amont et lors de la validation du projet. La raison? «Les achats peuvent apporter un éclairage sur l'analyse des besoins ou préciser le cahier des charges», détaille le directeur des systèmes d'information du groupe Marie-Claire.

Jean-Michel Colas est en charge des achats informatiques chez Télémarket depuis plus de six ans. Si Télémarket ne possède pas de direction achats, le groupe Système U qui a racheté la société en mai 2011 fonctionne avec une centrale d'achats groupés. Jean-Michel Colas envisage donc de «faire des choix communs d'achats groupés avec la centrale système U ou encore de s'aligner sur les contrats existants en termes de maintenance par exemple». Les achats contribueront à la décision finale d'une autre façon.

Philippe Chapier, Marie-Claire

« Il est important de centraliser les achats pour avoir davantage d'impact dans la relation fournisseurs. »