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Réduire sa facture de consommables informatiques

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Le budget des consommables informatiques représente en moyenne 3 % du chiffre d'affaires d'une entreprise, selon la majorité des spécialistes du secteur. La question de l'optimisation de ces dépenses est donc de plus en plus présente au sein des entreprises.

@ ALBACHIARAA - FOTOLIA

Avant même d'optimiser l'achat d'encre, de cartouches et de toners, il est important de répertorier le nombre d'imprimantes, les types d'impressions réalisées ou encore le nombre de ramettes utilisées par mois. Cet inventaire doit être mis en relation avec les besoins réels des utilisateurs (impression couleur ou noir et blanc, haute qualité, etc.). Grâce à cet «audit», des dysfonctionnements - mais aussi des solutions d'optimisation - peuvent être mis en lumière.

Normalisez le parc d'impression

La première étape peut être d'harmoniser, autant que possible, le parc d'imprimantes. En effet, les appareils individuels et hétérogènes entraînent des surcoûts d'approvisionnement en consommables. L'achat d'une imprimante à usage collectif induit également moins de cartouches et de toners. L'utilisation de cartouches compatibles (ou génériques) diminue de façon significative le budget des consommables informatiques. En effet, ces produits ne sont pas fabriqués par des constructeurs d'imprimantes mais s'adaptent parfaitement à celles-ci. A capacité égale, le prix des cartouches d'encres compatibles est inférieur à celui des cartouches de marque. Un certain nombre d'entreprises utilisent également des cartouches «remanufacturées». Ce sont des cartouches de marque collectées vides et en bon état puis nettoyées, remplies et reconditionnées. Les prix de ces produits sont nettement inférieurs à ceux des consommables classiques. Mais cette pratique reste marginale. A noter, moins d'une cartouche sur trois est recycléeEtude Bio Intelligence Service sur la collecte et le traitement des cartouches réalisées en 2010. sur les 81 millions utilisées chaque année. Or, le recyclage des cartouches est à la fois un geste écologique, mais aussi un moyen de réduire les coûts des consommables informatiques. En effet, ces derniers peuvent être revendus à des collecteurs via des collectes groupées ou individuelles par envoi courrier (service gratuit).

Les clés

- Harmoniser autant que possible le parc d'imprimantes - Utiliser des cartouches compatibles ou remanufacturées - Changer les habitudes d'impression - Revendre ses cartouches à des collecteurs spécialisés

Changez les habitudes d'impression

Afin de rendre plus vert le bilan écologique de leurs impressions, mais aussi de réduire les coûts, les entreprises mettent en place des politiques afin de changer les habitudes d'impression. Par exemple, le nombre de pages imprimées par salarié peut être limité, les impressions en noir et blanc privilégiées, les cartouches d'encres noires coûtent, en général, moins chers que les cartouches couleur. Il est également envisageable d'inciter les salariés à utiliser les modes «économique» ou «brouillon», moins gourmands en encre, et de leur proposer des formations pour mieux utiliser les imprimantes.

Certaines entreprises vont plus loin et utilisent la dématérialisation, concept consistant à conserver ou à envoyer les documents en version numérique au lieu de les imprimer.

Par Alexandra Augé, responsable du développement de Sérénia, cabinet-conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects, et dans des l'externalisation achats et de la recherche d'avoirs.