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Réduire les dépenses sur le poste courrier

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Affranchissement et mise sous plis constituent encore des postes de coûts importants dans la plupart des entreprises. Sans parler de la messagerie internationale. Même si la dématérialisation des flux entrants et sortants est en cours, il y a encore de nombreux gisements d'économies à explorer.

 

 

Le courrier peut représenter un poste de dépenses important dans les entreprises, jusqu'à 10 % du chiffre d'affaires selon La Poste. L'opérateur historique achemine, en effet, chaque année près de 28 milliards de plis pour les entreprises, soit 88 % des volumes transportés. Cela représente un chiffre d'affaires d'environ 8,8 milliards d'euros. Le marché du courrier a pourtant connu une évolution le 1er janvier 2011, date à laquelle La Poste a perdu son monopole d'Etat pour la distribution franco-française du courrier de moins de 50 grammes. La Poste continue cependant de proposer un certain nombre de services aux entreprises (remise du courrier le matin, collecte en fin de journée directement dans les locaux de l'entreprise, etc.). Pour le courrier international et de plus de 50 grammes, les entreprises ont également la possibilité de s'adresser à une vingtaine d'opérateurs habilités par l'Arcep, l' Autorité de régulation des communications électroniques et des postes.

Le traitement du courrier dans les entreprises

Pour traiter le courrier dans les entreprises, il existe principalement deux types de machines.

- Les machines de mise sous plis, comme leur nom l'indique, permettent d'insérer automatiquement le courrier dans les enveloppes. Elles conviennent surtout pour les envois en nombre. On distingue généralement deux gammes chez les fabricants: le bas volume (jusqu'à 4 000 plis par heure) et le haut volume. Les machines de mise sous plis peuvent être louées (à partir de 90 euros par mois pour le bas volume et de 220 euros par mois pour le haut volume) ou achetées (à partir de 5 000 euros pour le bas volume et de 10 000 euros pour le haut volume).

- Les machines à affranchir permettent de déterminer le tarif exact de chaque envoi grâce à une balance électronique intégrée. Seuls quatre fabricants (Frama, Neopost, Satas, Secap groupe Pitney Bowes) sont habilités par La Poste à louer ce type de machines. On distingue trois gammes de modèles. Les petites machines à affranchir, plus connues sous le nom de TPMac, sont louées à partir de 22 euros par mois pour les entreprises affranchissant une vingtaine de plis par jour. Les machines moyen volume, louées à partir de 45 euros par mois pour un budget d'affranchissement inférieur à 1 500 euros par mois. Les machines haut volume sont louées à partir de 100 euros par mois pour des budgets d'affranchissement supérieurs à 1 500 euros par mois.

@ BEBOY / FOTOLIA

Le marché de la messagerie internationale

Il s'agit d'un marché extrêmement concurrentiel et les différents prestataires s'ingénient à proposer des offres qu'il est quasiment impossible de comparer entre elles. Ces prestataires desservent de multiples pays, classés en différentes zones, dont les tarifs changent selon la localisation des agences. Le remboursement est de mise si les délais ne sont pas tenus, la commande devant préciser l'urgence de l'acheminement: en général avant 9 heures, avant midi ou en fin de journée.

Les points-clés du cahier des charges

Le cahier des charges doit présenter les besoins ponctuels de l'entreprise (destinations, délais, objectifs en termes de qualité et fiabilité, volumes, type d'envoi, etc.), décrire les divers éléments de la prestation (ponctualité, simplicité des procédures, traitement des commandes, conditionnement), mais aussi aborder la question des tarifs attendus en fonction de la destination, du volume, du poids (tarifs forfaitaires, assurances).