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Rationaliser ses achats de location automobile courte durée

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Lorsque les collaborateurs sont amenés à recourir fréquemment à la location automobile courte durée, la signature d'un contrat-cadre avec un ou plusieurs loueurs s'impose. Une pratique relativement courante dans les entreprises, qui nécessite toutefois quelques précautions.

La location courte durée (LCD) est une famille bien connue des acheteurs de voyages. En France, selon le CNPA branche Loueurs courte durée, près de 3,24 millions de locations sont effectuées à titre professionnel chaque année. «Même s'il s'agit d'un achat fréquent, il faut être très vigilant sur l'analyse du besoin», insiste Jacques de Ferron, responsable des achats de prestations intellectuelles et des déplacements chez AGF. Ce dernier conseille ainsi de ne pas se baser sur la durée moyenne des locations dans l'entreprise. «Car ce chiffre cache beaucoup de choses, reprend-il. Le tarif négocié peut doubler si l'on ne prend pas garde à certains coûts annexes, comme la nécessité de faire le plein de carburant avant la restitution du véhicule, la répercussion de la taxe supportée par les agences implantées dans les aéroports, le dépassement du forfait kilométrique, etc.» Pour éviter toute mauvaise surprise, la compagnie d'assurances, qui effectue 1 500 locations par an, soit un budget d'environ 200 000 euros, a mis en place, à la fin des années quatre-vingt-dix, un contrat-cadre avec un seul loueur, Hertz. Ce dernier a été choisi pour son maillage territorial, la taille de son parc automobile et sa qualité de services. «Nous excluons la plupart des loueurs locaux qui ne peuvent répondre à ces critères», précise Jacques de Ferron. Le contrat a été reconduit en 2004 à la suite d'un nouvel appel d'offres. «Une enquête de satisfaction auprès de nos collaborateurs nous a confortés dans notre choix», indique le responsable achats.

@ FOTOLIA/FRANC PODGORSEK

Disposer de statistiques précises

L'exemple d'AGF ne surprend pas Eric Penn, directeur commercial grands comptes chez Avis. «Si les acheteurs sont toujours à la recherche du meilleur prix, ils s'attachent de plus en plus à la satisfaction de leurs clients internes et à la qualité de service, souligne-t-il. Dès lors, les relations s'inscrivent sur le long terme et se matérialisent par la signature de contrats-cadres courant sur plusieurs années.» Aujourd'hui, il s'agit donc d'une pratique relativement courante, à condition de recourir fréquemment à la LCD. Selon Geoffroy de Saint-Léger, directeur général du loueur Cargo, un contrat-cadre peut être signé à partir de 50 000 euros de budget annuel. Il convient, dans un premier temps, de négocier les tarifs publics professionnels, calculés en fonction de la catégorie du véhicule (compactes, berlines, etc.) et de la durée de la location, puis exprimés par un prix au kilomètre. «Les remises accordées par les loueurs sont très variables, entre 5 et 50% du tarif public, selon le volume d'affaires envisagé avec le prestataire», précise Philippe Croci, fondateur du cabinet de conseil éponyme.

Pour négocier un tel contrat, le service achats doit se baser sur les locations de l'année écoulée et donc disposer de statistiques très précises. Ces données peuvent être transmises par le loueur lui-même. «Nous sommes capables de fournir des reportings extrêmement détaillés à nos clients, témoigne Eric Penn (Avis). Cela fait partie, aujourd'hui, de la qualité de service attendue par les principaux donneurs d'ordres.» Certaines statistiques sont alors plus pertinentes que d'autres. Par exemple, il est plus opportun de négocier un prix déterminé en fonction de la durée de location la plus fréquente dans l'entreprise (un jour, deux jours, une semaine, etc.) plutôt que de se baser sur une moyenne. Idem concernant les véhicules: plutôt que d'obtenir un barème quelle que soit la catégorie, un donneur d'ordres a tout intérêt à cibler un seul type de modèle. Dernier exemple: au lieu d'un tarif global au niveau national voire international, les services achats peuvent négocier un prix attractif sur les destinations où les collaborateurs de l'entreprise sont amenés à se déplacer et à recourir à la location courte durée régulièrement.

Christophe Dupoux, acheteur leader, Legrand

Christophe Dupoux, acheteur leader, Legrand

Témoignage

«Nous avons choisi deux loueurs car c'est pour nous un gage de sécurité»


En 2008, le groupe Legrand a signé deux contrats- cadres en Europe, avec Avis et Europcar. «Nous avons choisi deux loueurs car c'est pour nous un gage de sécurité. Quelle que soit la région, nous sommes sûrs d'avoir au moins un véhicule à disposition», explique Christophe Dupoux, acheteur leader chez Legrand. Dans le reste du monde, le fabricant d'équipements électriques a signé une dizaine d'accords locaux. Au total, la location courte durée représente un budget de 500 000 euros pour environ 7 000 locations par an. Si l'implantation géographique des loueurs est un critère de sélection essentiel, le groupe Legrand accorde une attention particulière à la qualité et au nombre de services proposés (livraison de véhicules sur site, facturation centralisée, carte de fidélité, etc.). «Chaque loueur doit être capable de mettre à disposition un véhicule, en temps et en heure, dans la bonne catégorie et en parfait état. Puis de nous adresser la facture correspondant à l'utilisation réelle du véhicule, avertit Christophe Dupoux. Avec l'expérience, nous nous sommes aperçus que ce n'était pas toujours le cas avec certains prestataires.»
Le tarif kilométrique reste un point central de la négociation. «L'erreur est de négocier linéairement un prix, quelle que soit la catégorie du véhicule, prévient Christophe Dupoux. Au contraire, il faut retenir la gamme correspondant au besoin des collaborateurs et négocier essentiellement sur celle-ci. De même, il faut connaître la durée moyenne des locations de son entreprise et négocier un tarif pour les locations à partir d'une journée, et ce jusqu'à cette moyenne.» Chez Legrand, la LCD est aujourd'hui un achat éclairé.


Legrand
ACTIVITE
Fabricant de produits et de systèmes pour installations électriques et réseaux d'informations d'équipements électriques
CHIFFRE D'AFFAIRES 2008 4,1 milliards d'euros
VOLUME D'ACHATS 2,3 milliards d'euros
EFFECTIF ACHATS 353 collaborateurs

Se pencher sur les services annexes

Mais un contrat-cadre ne se limite pas à la négociation d'un tarif kilométrique. Dans un second temps, l'entreprise peut bénéficier d'un ensemble de services autour de la location proprement dite. «Toutes les options habituelles d'un contrat sont négociables», résume Geoffroy de Saint-Léger (Cargo). Une entreprise peut ainsi négocier le prix de la livraison ou de la reprise d'un véhicule sur site, l'assistance (dépannage, mise à disposition d'un véhicule de remplacement, etc.), le montant de la franchise en cas d'accident, etc. Il est d'autant plus important de négocier ces options que ces dernières peuvent se révéler très onéreuses en pratique. «Les acheteurs peuvent également obtenir, chez certains prestataires, la mise à disposition sur un site d'un petit parc de véhicules permanent pour les besoins des collaborateurs», indique Philippe Croci. Autrement dit, aucune porte n'est fermée. Mais sur un marché dominé par quelques poids lourds (Avis, Europcar, Hertz, etc.), particulièrement à l'international, la marge de manoeuvre des services achats demeure relativement limitée. La signature d'un contrat-cadre reste alors le moyen le plus sûr de limiter une augmentation des prix que certains professionnels annoncent, après une année de pause en 2008, comme inévitable en 2009.

Mot clés : location

Sébastien DE BOISFLEURY