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Quels documents une entreprise doit-elle archiver?

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Sécurité et protection des données sont les principales raisons invoquées par les entreprises pour justifier la conservation de documents grâce à l'archivage. Autres motifs évoqués: les craintes de perdre la maîtrise de leurs documents et la volonté d'en limiter l'accès...

 

 

@ ERGEY ILIN / FOTOLIA

Près de 83 % des entreprises allemandes, françaises et britanniques continuent d'archiver leurs documents dits «actifs» en interne selon une étude réalisée par Ronin Corporation pour le compte d'Iron Mountain. Il existe cependant des différences entre les pays: en Allemagne, 89 % des entreprises archivent en interne leurs documents actifs contre 71 % en France et 58 % au Royaume-Uni. Environ 80 % des entreprises, dans ces trois pays, se déclarent préoccupées par la sécurité et la protection des données, principales raisons invoquées pour une telle conservation de documents. Les craintes de perdre la maîtrise de leurs propres documents et la volonté d'en limiter l'accès sont les premiers facteurs qui dissuadent les entreprises d'externaliser leur archivage. En Allemagne, une meilleure maîtrise des archives est l'argument le plus souvent invoqué en faveur d'une conservation en interne (90 %), tandis qu'un accès plus facile et rapide est la première raison mentionnée en France et au Royaume-Uni (92 %). Le coût représente aussi un facteur important dans le choix d'archiver en interne. Ce critère revêt un intérêt différent selon les pays: alors que près de la moitié des entreprises consultées en France et en Allemagne citent l'argument financier, seules 38 % des entreprises britanniques en font autant. Enfin, l'étude constate que, parmi les trois pays analysés, l'Allemagne est celui où les entreprises sont les plus nombreuses à affecter les budgets très élevés à la gestion des archives: 34 % des entreprises allemandes consacrent plus de 100 000 euros par an à l'archivage, contre 29 % en Grande-Bretagne. En France, 40 % des entreprises présentent des budgets inférieurs dans ce domaine (moins de 20 000 euros).

Archivage et responsables de services généraux

Seul un tiers des services généraux (SG) externalisent la gestion des archives physiques de leur entreprise tandis que 15 % réfléchissent à un projet d'externalisation, selon une étude réalisée par le cabinet SerdaLab. La grande majorité des SG continuent de gérer ce poste de dépenses en interne, sachant que 60 % d'entre eux sont décisionnaires en la matière. Un pourcentage qui ne se retrouve pas dans l'univers de l'archivage numérique: 20 % des responsables de SG sont décisionnaires, cette prérogative étant attribuée en priorité aux directions informatiques. 87 % estiment que le coût reste le premier critère de sélection d'un prestataire en archivage. Enfin, pour 65 % de ces responsables, le gain de place est le premier avantage qui conduit à faire appel à un prestataire en archivage.

L'archivage des contenus électroniques

Les entreprises qui souhaitent se pencher sur le sujet sont motivées par plusieurs raisons: améliorer les processus internes en facilitant l'accès aux contenus, endiguer le volume croissant de contenus dématérialisés et, contribuer à la réduction des coûts et aux gains de productivité. Les contenus électroniques identifiés comme devant être archivés par les organisations sont ceux pour lesquels une preuve d'authenticité et d'intégrité peut être demandée en cas de contrôle ou de litige. Il s'agit des contenus relatifs aux RH (bulletins de paie, etc.), à la comptabilité (factures) et à la fonction commerciale (contrats, etc.). Cela implique que les conditions d'archivage garantissent l'intégrité du contenu et l'identification de son auteur, grâce, notamment, à un certificat de signature électronique.