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Quel contrat pour les prestations de services?

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Une fois la négociation finalisée avec son fournisseur et pour éviter de se heurter à son service juridique, mieux vaut joindre un contrat-type aux documents de l'appel d'offres, le plus en amont possible. Le service juridique des soumissionnaires pourra ainsi le consulter en parallèle. D'éventuelles remarques contractuelles peuvent également être ajoutées afin de trouver un équilibre entre les deux parties.

La jurisprudence est extrêmement stricte sur les clauses relatives au contrat de prestations de services. Dans l'achat portant sur des «ressources humaines», certaines sont indispensables (clauses générales, commerciales et juridiques). Si ces dernières ne sont pas prises en compte, il y a risque de nullité du contrat et l'entreprise s'expose à des pertes financières. La clause de force majeure en est un exemple concret. Elle peut être invoquée par l'une des parties pour ne pas exécuter ses obligations, sans payer de dommages pendant la durée de l'événement. Il est impératif de répertorier les événements s'y assimilant, de décrire une procédure à suivre en cas de sa survenance et de prévoir la suite. Autre exemple, plus fréquent, la clause de confidentialité. Elle doit être très précise pour définir au mieux les informations à protéger, son étendue et sa durée. Il faut prévoir un passage relatif aux litiges et aux sanctions, même si cet engagement reste le plus souvent moral.

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet AgileBuyer spécialisé dans les achats opérationnels. AgileBuyer propose également des prestations de conseil stratégique.

Sur quoi la validité d'un contrat repose-t-elle?

Pour être valable, un contrat de prestations de services doit avoir un objet. Celui-ci détermine le savoir-faire nécessaire à une tâche précise et ponctuelle. Il confère au contrat son indispensable obligation de résultat. Par ailleurs, le contrat doit contenir une clause tarifaire pour qu'aucune des parties ne soit lésée. Deux possibilités s'offrent aux cocontractants: un montant forfaitaire pour un travail défini et déterminé dans le temps (éventuellement révisable), ou un montant dit en «régie» pour une prestation dont on ne peut définir clairement la durée. Idéalement, un contrat s'accompagne de plusieurs annexes: cahier des charges, planning des livrables et grille tarifaire détaillée (dans le cas d'une régie). Ces pièces doivent être paraphées. En cas de litige, avec le fournisseur ou en cas de contradiction entre les différents documents du contrat, le droit s'appliquera dans l'ordre de priorité décroissant: contrat, conditions particulières d'achats, cahier des charges, proposition commerciale.

Les clés

- Préparer le cadre en amont avec les services concernés - Vérifier toutes les clauses essentielles de la prestation - Intégrer le projet de contrat et les pré requis à l'appel d'offres - Hiérarchiser les documents contractuels - Prévoir un suivi de la prestation avec le fournisseur.

Le bénéfice de la collaboration acheteur-chef de projet

Le contrat doit également comporter une clause dite de «qualité et suivi de la prestation». Le but étant de vérifier la bonne réalisation de la prestation. En cas de retard ou d'insatisfaction de la prestation par le client, des pénalités pourront être appliquées. Afin de bien chiffrer les pénalités, il est important d'anticiper les conséquences d'un imprévu qui pourrait engendrer des coûts substantiels. A l'inverse, des bonus peuvent être prévus afin d'intéresser le prestataire aux résultats et à la qualité de son intervention. Dans les deux cas, l'acheteur devra avoir validé ces éléments avec le chef de projet. Un binôme indispensable.