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Portails achats, points de rendez-vous des fournisseurs

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De plus en plus d'entreprises mettent en place un portail fournisseurs. Véritables points de rendez-vous entre les directions achats et leurs prestataires, ces dispositifs se veulent des outils d'optimisation du processus achats. Exemples de quelques grands comptes.

@ FOTOLIA/JUAN FUERTES

Organisation, contact par famille d'achats, processus de sourcing... «Le portail fournisseurs centralise tout, résume Stéphane Jaubert, directeur du portail achats d'Airbus. Il s'agit d'un point d'enregistrement et d'accès unique à l'ensemble de nos services pour tous nos fournisseurs. Un point de rendez-vous exclusif, en quelque sorte.» Le portail achats de l'avionneur européen s'avère un réel outil de collaboration et de simplification des relations entre sa direction achats et ses fournisseurs. Avec 2 000 sociétés enregistrées représentant 25 000 utilisateurs actifs, le dispositif «aide à mieux optimiser le processus achats. C'est avec lui que nous communiquons et travaillons avec nos fournisseurs», précise Marc Marquez, directeur fonctionnel du portail du constructeur aéronautique. Un portail mis en place en 2001, dans le cadre de la stratégie de l'entreprise désireuse de proposer un produit destiné à la fois aux clients, aux employés et aux achats. En outre, il permet d'offrir à la direction du groupe une vision globale des activités de la fonction.

A l'instar d'Airbus, de plus en plus d'entreprises mettent en place un tel système. Ainsi, en 2005, la SNCF a confié au groupement CSC/Bull la réalisation de son portail achats et la formation de ses utilisateurs. Un outil de gestion et de référentiel pour la fonction, qui permet à 5 000 utilisateurs de traiter un million de commandes annuelles. Le site couvre l'ensemble des achats de la SNCF, y compris le ferroviaire. Dans un souci d'optimisation de ses activités, la SNCF a choisi des modules spécifiques afin de doter ses acheteurs d'un outil de sourcing permettant la gestion des appels d'offres en ligne, les enchères inversées et l'élaboration d'une stratégie famille, catégorisation des achats et référencement des fournisseurs. En aval, l'entreprise avait également intégré un dispositif de dématérialisation des factures et de comptabilité fournisseurs. «Afin d'améliorer notre service clients et accroître notre efficacité interne, nous avons voulu utiliser toutes les potentialités des technologies de l'information. Ce portail est un élément-clé de notre programme visant à porter les métiers, processus et systèmes de gestion internes au niveau des meilleures pratiques des grandes entreprises européennes», indiquait Jean-Pierre Menanteau, directeur des finances, des achats et des systèmes d'information et de télécommunication de la SNCF lors de la mise en place du portail. Pour la société, le déploiement du dispositif a notamment engendré une réduction des coûts administratifs liés aux achats.

Simplifier le processus achats

En 2006, c'est EDF, dont le volume d'achats annuel atteint 7 milliards d'euros, qui a souhaité lancer son extranet achats. Développé par Bravo Solution, qui a déjà réalisé des programmes similaires pour près de 85 grandes entreprises, le portail répond à la volonté de la société de constituer un outil unique à disposition des 1 200 acheteurs pour tout le processus achats, de l'expression du besoin à la formalisation des contrats en passant par la sélection des fournisseurs et les consultations en ligne. «L'outil ne se substitue pas à la relation directe entre acheteurs et fournisseurs, mais il la facilite», explique la société. En plus de simplifier l'approche en mettant à disposition les documents de référence des appels d'offres, le portail sécurise les échanges et assure une réelle discrétion, «puisqu'il est réservé aux utilisateurs enregistrés et que chaque utilisateur ne peut accéder qu'aux renseignements qui le concernent», précise EDF. Comme sur d'autres sites, EDF profite de son espace fournisseurs pour afficher sa déontologie et sa stratégie achats.

Une démarche qui est également celle de BNP Paribas, dont l'espace dédié présente en détail l'organisation de chacune de ses filières d'achats. «En dehors des outils transactionnels, nous voulons préciser clairement les rôles et responsabilités de chacun des acteurs de la filière achats», assure l'entreprise. Et ce afin de mettre en avant «une volonté de transparence, en contribuant à montrer en quoi la politique achats s'inscrit dans la stratégie du groupe.» Car avec un volume d'achats de plus de 9 milliards d'euros par an, comme pour les autres grands comptes, «le contrôle des dépenses est devenu essentiel à la compétitivité de la société. Dans un souci d'amélioration des marges, la maîtrise de ce poste constitue un facteur-clé.» Ainsi, sur son portail, BNP Paribas propose divers services d'e-sourcing et d'e-procurement destinés à créer une véritable plateforme d'échange d'informations afin d'améliorer la qualité de la communication à chaque étape du processus achats, le tout dans une démarche d'entreprise étendue.

Faire part de ses engagements

Sur son site fournisseurs bilingue français anglais, Air France présente également, en plus de ses outils de transaction, ses engagements qualité et en matière de développement durable. Comme d'autres sociétés, le transporteur explique ainsi qu'en conformité avec ses engagements, «les achats de la société ont élaboré une charte du développement durable pour les fournisseurs.» La RATP, de son côté, affirme, en guise d'introduction sur son espace fournisseurs, sa volonté de faciliter ses relations avec les PME innovantes, concrétisée par la signature du Pacte PME. Elle assure par ailleurs que d'autres actions en lien avec les PME auront lieu tout au long de l'année afin de renforcer l'innovation en provenance de ses fournisseurs. Pour faciliter la recherche des opportunités achats, la société de transports propose à ces derniers de rechercher les avis de marché selon les domaines qui les concernent. La RATP explique notamment que les achats participent à la réussite des objectifs d'amélioration de sa performance dans un domaine qui s'ouvre à la compétition. «Nos voyageurs ont droit au meilleur service public de transport urbain. Nos fournisseurs sont coproducteurs de ce service. Les achats représentent le terrain d'amélioration de la performance», indique l'entreprise.

Comme ses consoeurs, la RATP détaille ses achats, dont le montant global atteint 1,4 milliard d'euros par an. La société précise en outre le cadre juridique de ses achats, en ajoutant que, pour certains produits ou services, elle gère des systèmes de qualification. «Le but étant de vérifier la capacité juridique, financière, technique et organisationnelle de l'entreprise à assurer la fourniture d'un produit ou la prestation d'un service.» Le portail achats de la RATP, qui se veut complet, décrit dans une rubrique dédiée à sa politique d'achats ses principes fondamentaux: l'efficacité, la sécurité et la fiabilité, la qualité et la collaboration, ainsi que l'éthique. «Notre premier objectif reste la réduction de nos coûts de production», explique-t-elle à ses visiteurs. Et d'ajouter: «La qualité des prestations et des produits de nos fournisseurs a le plus souvent des incidences directes sur la qualité du service rendu aux voyageurs. Donc nous devons raisonner en analyse de risques. En termes de qualité, nous attendons de nos fournisseurs qu'ils apportent, au-delà de leur contrat, leur contribution aux axes d'amélioration des achats dans l'entreprise.» Enfin, la RATP prévient les entreprises qui aspirent à devenir fournisseurs qu'elles doivent adopter un comportement respectant les règles d'éthique: discrétion sur les données, respect de la déontologie, afin de ne pas chercher à obtenir un avantage concurrentiel, et soumission aux audits qu'elle déciderait de mener auprès d'eux sur ces différents critères.

Jean-Louis Lyot, responsable marketing achats, DCNS

Jean-Louis Lyot, responsable marketing achats, DCNS

Témoignage
«Nous gagnons du temps dans le choix de nos fournisseurs»

DCNS souhaite optimiser le nombre de ses fournisseurs. «Six mille actifs, c'est trop!», confirme Jean-Louis Lyot, responsable marketing achats du groupe. Dans ce cadre, le portail achats permet à l'entreprise industrielle du secteur naval d'identifier les prestataires potentiels sur des domaines qui le nécessitent et, à l'inverse, de réduire la liste en centralisant les candidatures au niveau de la direction achats. «Le portait permet un meilleur tri des candidatures et une meilleure visibilité. Nous pouvons aider le fournisseur à s'orienter vers l'acheteur de son domaine. Et nous avons également la possibilité d'écarter le candidat qui ne ferait pas l'affaire», explique Jean-Louis Lyot. Un dispositif permettant d'éviter de surcharger les acheteurs «et donc de gagner du temps», poursuit le responsable marketing achats. Ce qui bénéficie également au fournisseur. «Celui qui est déjà connu peut modifier ses informations pour développer nos relations. Et pour le nouveau fournisseur, le portail lui permet de signaler ses spécialités, mais dans trois domaines seulement, afin de filtrer les possibilités», selon Jean-Louis Lyot. Opérationnel depuis l'été 2006, en français et en anglais depuis l'année dernière, le portail achats de DCNS regroupe près de quatre cents fournisseurs.
L'entreprise
DCNS


ACTIVITE
Industrie navale de défense
CHIFFRE D'AFFAIRES (2007)
2.8 milliards d'euros
EFFECTIF
13000 collaborateurs
Volume d'achats
1,9 milliard d'euros
Effectif achats
400 collaborateurs
Fournisseurs référencés
400 fournisseurs

zoom
Quelques exemples de portails achats

- La Poste

Le groupe La Poste dédie une rubrique de son espace aux procédures et au cadre juridique. Car en tant qu'établissement public à caractère industriel et commercial, certaines de ses filiales sont soumises à des réglementations notamment émanant de la directive européenne des secteurs spéciaux.

- Casino

L'objectif du site Casino est triple: mettre à disposition des fournisseurs les éléments nécessaires pour travailler avec le groupe, permettre un accès direct aux transactions, et offrir un échange des données commerciales afin de donner aux fournisseurs une vision précise sur leurs produits.

- Renault

Le constructeur propose un espace «eConf», permettant de tenir des réunions à distance et en temps réel, et de travailler sur une même application avec divers intervenants ou de partager des documents. Les fonctionnalités de l'outil sont sécurisées.

- PSA Peugeot Citroën

Le groupe présente sur son portail achats les actualités de la fonction et propose différentes applications par métier. Notamment un accompagnement des anomalies et défaillances fournisseurs dans le but d'améliorer et de supporter le pilotage et la maîtrise de la qualité des fournitures.

- Ministère de la Défense

Le portail du ministère de la Défense se veut complet et publie toutes ses actualités. Il permet un accès aux dernières annonces et aux marchés conclus, ainsi qu'aux intentions d'achats.