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Organiser un événement éco-responsable

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Plus que n'importe quelle action de communication, un événement a un impact direct sur l'environnement. Le plus important a trait au transport: 90 % pour un événement international, 80 % pour un national et 45 % pour un régional (source Salon Bedouk 2010). Piste de réflexion pour rendre un événement plus responsable.

Un événement éco-responsable est une opération produite de façon à éviter tout impact nuisible sur l'environnement, les hommes et l'économie. L'organiser, c'est donc anticiper les effets négatifs de ses choix et trouver les solutions adéquates. Si l'entreprise organisatrice a déjà mis en oeuvre une démarche RSE (Responsabilité sociétale de l'entreprise) ou l'envisage, l'acheteur devra s'assurer que les référencements, les appels d'offres et la sélection des prestataires tiennent suffisamment compte des critères RSE.

Les leviers de l'acheteur

Une démarche éco-responsable n'entraîne pas nécessairement des surcoûts. Au contraire, elle permet souvent de mieux organiser les flux, de réduire les consommations d'énergie et de valoriser l'image de l'entreprise. Prendre en compte des critères RSE peut amener l'acheteur à agir sur plusieurs leviers:

- La rationalisation du transport (arrivées et départs collectifs, transports en commun, préférence du train à l'avion, navettes, covoiturage, etc.) pour limiter les émissions de CO2 ;

- La sélection du site pour sa facilité d'accès, sa proximité avec les transports, afin de limiter les transferts de visiteurs ou mieux effectuer les trajets à pied. Le choix d'un site peut aussi se fonder sur l'existence de bâtiments éco-respectueux disposant du tri sélectif et de systèmes de gestion de l'énergie (équipements d'énergie renouvelable, éclairage basse consommation, chauffage et climatisation maîtrisés...) et de l'eau (récupération des eaux de pluie, sanitaires double chasse, robinets économes... ) ;

- Le choix de matériels, décors et mobiliers faisant intervenir des équipes techniques locales, la location sur place (sinon, en cas de création, la conception d'éléments réutilisables, démontables et facilement stockables, plus rentables sur le long terme), la minimisation des quantités de matériaux utilisés, etc. ;

- La gestion ajustée de la restauration et le recours aux produits régionaux, de saison et bio, aux produits issus du commerce équitable, d'espèces non menacées (pêche raisonnée, aquaculture), l'usage de vaisselle réutilisable et non jetable ;

- La dématérialisation de la communication, à défaut de l'impression sur papier recyclé.

Fiez-vous aux normes!

L'acheteur doit vérifier les certifications et autres labels des prestataires pour ne pas être leurré par le «greenwashing». Les normes ISO 9001 (management de la qualité), 14001 (management environnemental), 26000 (responsabilité sociétale) sont les plus pertinentes dans le cadre d'une démarche RSE. La future norme ISO 20121 définira des systèmes de management des événements intégrant le développement durable. Par ailleurs, les visioconférences et webinaires, réunions interactives de qualité, offrent des solutions alternatives à une rencontre.

Les clés

- Travailler en amont sur le juste besoin (cahiers des charges) - Identifier les solutions technologiques innovantes - Réfléchir aux impacts à long terme et aux interactions avec l'écosystème du site d'accueil - Analyser la contribution de toutes les parties prenantes à sa propre politique RSE.

Par Sylvie Deschatres, consultante free-lance en achats de prestations intellectuelles marketing, communication, ressources humaines.