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Négocier ses contrats de LCD

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La location courte durée est une famille souvent oubliée dans l'univers des voyages d'affaires. Pourtant, si le volume d'achats est suffisant, il est possible de négocier des tarifs privilégiés et de faciliter les réservations des Collaborateurs.

@ ROLAND LETSCHER/FOTOLIA/LD

Selon le Conseil national des professions de l'automobile (CNPA), le chiffre d'affaires du marché de la location courte durée (LCD) en 2007 s'élève à 2,31 milliards d'euros en France, en hausse de 10%. Malgré la croissance de son chiffre d'affaires, ce marché ne pèse pourtant plus que 9% des dépenses de voyages dans les entreprises, contre 12% en 1993 (source: baromètre American Express). Les causes de cette baisse? Une globalisation des dépenses dans cette famille d'achats, une internationalisation des voyages et un recours moins fréquent à la location de véhicule. Du côté des pratiques, près de 52% des réservations sont effectuées via une agence de voyages, les autres l'étant directement auprès des loueurs ou via des plateformes web. Dans ce contexte et avant de lancer un appel d'offres, il faut identifier les destinations les plus fréquentées par les collaborateurs de l'entreprise et répertorier les loueurs présents sur place. Les enseignes ne sont pas toutes présentes dans l'ensemble des aéroports et des gares. Certains loueurs ont des accords avec la SNCF ou Air France. Il est plutôt conseillé d'en profiter, pas uniquement d'un point de vue tarifaire, mais parce que leurs processus de réservation y sont facilités.

Le cahier des charges doit d'être le plus exhaustif possible. Outre le volume d'achats annuel, il faut préciser la fréquence et la durée moyenne des locations, le type de véhicule souhaité, etc. Plusieurs études, réalisées par les loueurs, montrent que la visibilité sur les prix et le temps d'attente au comptoir font partie des principaux critères d'achats des donneurs d'ordres. Sur ce dernier point, les loueurs ont mis en place de véritables programmes marketing, à l'image d'un prestataire de ce marché qui garantit un départ en moins de trois minutes dans [es principales stations fréquentées par la clientèle d'affaires.

Tarifs, cartes logées, assurance...

Vient ensuite le temps de l'analyse et de la négociation. C'est l'occasion de faire baisser les tarifs, de choisir les gammes de véhicules ou d'obtenir des surclassements. Au moment du choix, certains paramètres peuvent faire la différence: l'accessibilité des tarifs dans l'outil de réservation en ligne de la société, la possibilité de paiement via carte logée ou encore le développement d'une démarche écoresponsable. Enfin, pour la sécurité et la tranquillité des collaborateurs, il ne faut pas oublier d'analyser dans le détail les niveaux d'assurance proposés.

Christophe Drezet, du cabinet Epsa

L'expert

Christophe Drezet est consultant au sein d'Epsa, un cabinet de gestion des achats hors production. Spécialiste du voyage d'affaires, il intervient sur des problématiques transversales, allant de l'organisationnel au stratégique, en passant par un accompagnement opérationnel.

Les clés

- Identifier les destinations les plus fréquentées par les collaborateurs de l'entreprise et répertorier les loueurs présents sur place. - La visibilité sur les prix et le temps d'attente au comptoir font partie des principaux critères d'achats des donneurs d'ordres. - Négocier pour obtenir des surclassements, c'est-à-dire la possibilité de réserver des modèles plus haut de gamme.