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Négocier les meilleurs prix avec les compagnies aériennes

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La politique voyages négociée par le service achats permet à l'entreprise de bénéficier de tarifs aériens inférieurs à ceux affichés sur les sites de réservation publics. Encore faut-il respecter une méthodologie précise qui permettra de définir un prix et une compagnie, destination par destination.

 

EPSA est un cabinet expert en gestion des achats hors production. Spécialiste du voyage d'affaires, il intervient sur des problématiques transversales, allant de l'organisationnel au stratégique, en passant par un accompagnement opérationnel.

@ Getty images

La théorie

Les prix des billets d'avions n'ont cesse d'augmenter en 2006: de 2 à 5 % pour les vols domestiques ou court courrier en classe économique et de 3 à 6 % pour les vols internationaux ou long courrier en classe affaires (source: EVP 2006). De plus, le mouvement de consolidation, entamé il y a quelques années, continue. Iberia, sur le point d'être racheté, en est le dernier exemple. La concurrence tend à se réduire sur le segment des compagnies traditionnelles et l'omniprésence des alliances (Star Alliance, One World et Sky Team) modifie profondément l'attitude à adopter dans le cadre d'une négociation. Dans ce contexte, une entreprise qui voyage se doit de mettre en place un référencement aérien pointu. L'objectif est de négocier des tarifs sur toutes les classes de transport, ainsi que des services adaptés (surcharge de bagages, délai de confirmation allongé, accès aux salons). Un autre but est de s'affranchir, autant que faire se peut, des techniques de «yield management» employées par les compagnies. Cet outil statistique permet, en effet, d'ajuster le prix et le remplissage des cabines en fonction de l'offre et de la demande, en se basant sur des modèles historiques dynamiques. C'est grâce à ces techniques qu'Air France est aujourd'hui la compagnie la plus rentable. Pensez aussi à interroger les nouveaux entrants (L'Avion, MAXjet, Etihad Airways...) et les compagnies low cost (Air Berlin, Easyjet) qui sont à même de vous offrir des conditions et des vols répondant tout à fait à vos attentes pour des vols moyen courrier.

La pratique

La méthodologie gagnante s'articule autour de cinq phases. La phase 1 correspond à l'élaboration des documents pour la consultation. Il s'agit principalement d'identifier les vols les plus courants utilisés par les collaborateurs de l'entreprise. Une fois ces documents prêts, il vous faut les envoyer aux compagnies présentes sur vos aéroports de départ. Après un délai de réponse de deux à trois semaines, vous pouvez passer à la phase 2 qui correspond à l'analyse quantitative et qualitative des offres. Un comparatif entre les prix moyens payés en N-1 et les prix proposés vous permet de fixer les objectifs finaux à atteindre. Les compagnies consultées sont alors convoquées et une négociation commence. N'oubliez pas lors de cette étape de considérer également les services proposés. La phase 3 correspond à un délai donné aux compagnies pour compléter leurs offres. L'analyse des offres révisées constitue la phase 4. Il convient, durant cette phase, d'identifier la stratégie à adopter et les compagnies à retenir, destination par destination. Il vous revient d'arbitrer entre les offres proposées par la compagnie nationale et celles des challengers, souvent plus intéressantes économiquement, mais plus longues du fait d'un transit. La phase 5 correspond à l'administratif. Elle regroupe la signature des contrats, la communication à destination de votre agence de voyages et le chargement des tarifs dans les plateformes de réservations. N'oubliez pas de demander à votre agence de voyages de suivre les économies provenant de vos contrats, ceci en facilitera l'analyse a posteriori.

Les points-clés

- Négociez des remises arrière («back end rebate») sur les volumes gérés par les compagnies concernant les vols non récurrents de l'entreprise.


- Adressez-vous à votre agence de voyages qui peut vous apporter des conseils et de nombreuses statistiques.


- Osez les compagnies low cost sur les vols européens.

En collaboration avec Christophe Drezet, du cabinet Epsa.