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Multisite : la gestion du courrier réinventée

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Système de navettes, service de coursiers ou encore recours à la numérisation, la gestion du courrier au sein des entreprises multisites se conjugue au pluriel. Et pour distinguer la solution la plus adéquate, la mise en place d'une analyse de flux s'impose comme un prérequis indispensable.

Pertes de plis stratégiques, circuits de distribution trop longs, coûts de gestion exorbitants... Le traitement du courrier au sein des entreprises multisites peut très vite tourner au casse-tête. «Sur nos 400 clients, environ 15 à 20 % sont dotés de plusieurs sites, essentiellement des grandes entreprises, rappelle Rémy Colmant, directeur commercial de Dynapost. Dans chaque cas, il est nécessaire de mettre en place une organisation bien claire et structurée pour éviter tout type de désagréments. »

@ FOTOLIA/ TIERO

Interconnecter les bâtiments entre eux

La plupart du temps, les sociétés multisites optent alors pour la même solution : le recours à un service de navettes, une prestation proposée par la grande majorité des opérateurs courrier. La nature de ce service ? Interconnecter le bâtiment principal, généralement le siège social, aux sites annexes via des tournées organisées à des horaires fixes, souvent une le matin, pour distribuer le courrier entrant, et une le soir, pour acheminer les plis prêts à être affranchis. Une organisation certes complexe, mais largement bénéfique : «En centralisant l'activité courrier sur un pèle, l'entreprise rationalise son parc matériel, notamment celui de ses machines à affranchir. De même, elle optimise son effectif en concentrant les tâches de tri, de mise sous pli et d'affranchissement et en ayant recours à quelques agents uniquement. Ceci évite de démultiplier le nombre d'opérateurs distants», analyse Philippe Daumont, directeur commercial d'ISS Logistique. Sans oublier que ce type de solution instaure un seul point d'entrée et de sortie du courrier, simplifiant les process et générant une meilleure visibilité sur l'ensemble de l'activité. Le service de navettes a donc bon nombre d'arguments en sa faveur. Pourtant, il n'est pas toujours viable économiquement. «Beaucoup de critères doivent être pris en compte pour s'assurer que cette prestation reste rentable pour le client. Notamment le volume, la fréquence et le degré d'urgence des échanges courriers», souligne Philippe Daumont (ISS Logistique). Aussi, pour garantir la performance de ce service, certaines sociétés misent-elles sur un levier de rentabilité incontournable : l'optimisation de chaque tournée. Comment ? En mutualisant les flux existants. «Le client doit s'organiser pour regrouper dans une seule navette plis classiques, colis et lettres recommandées avec les échanges dits intersites, tels que les courriers internes circulant du siège aux sites distants», explique Thomas Bézier, directeur général de Facilitess. Plus encore, lorsque les volumes de courrier sont relativement faibles, « les entreprises ne doivent pas hésiter à intégrer dans ces échanges physiques d'autres produits : archives, équipements informatiques, ramettes de papier...»,, insiste Rémy Colmant (Dynapost). Si cette pratique réduit autant les coûts de transport que l'impact sur l'environnement, elle nécessite en amont une bonne dose d'organisation et de communication en interne auprès des salariés. «Pour synchroniser tous ces flux, il est primordial d'impliquer et de sensibiliser tous les collaborateurs afin qu'ils respectent au maximum les horaires de chaque tournée», renchérit le directeur commercial de Dynapost. Un code de conduite nécessaire, mais qui n'empêche pas l'envoi ponctuel de plis urgents en dehors du cadre strict des tournées. «Dans ce cas, le recours à une société de courses s'avère indispensable», prévient Thomas Bézier (Facilitess). Mais gare aux excès ! « Toute demande trop fréquente ou inopinée de coursiers peut coûter une fortune à l'entreprise», met en garde ce dernier.

Dématérialiser le courrier entrant

Si le système de navettes, source d'économies sur le long terme, tient bien souvent la dragée haute aux services de courses, une autre alternative commence cependant à se tailler la part du lion : la numérisation du courrier entrant. «Lorsque de forts volumes doivent être gérés, ce process se révèle fréquemment moins coûteux que les tournées. Plus encore, il optimise les échanges en accélérant l'acheminement des informations jusqu'au destinataire final», soutient Philippe Daumont (ISS Logistique). Un créneau sur lequel surfent tous les opérateurs en proposant un service de numérisation s'appuyant, le cas échéant, sur les copieurs multifonctions ou scanners déjà installés sur le site du client. Particulièrement efficace pour optimiser les échanges intersites, via le stockage des données sur un serveur, cette solution n'est toutefois pas adaptée à l'ensemble des courriers entrants existants. «Par souci de confidentialité, seuls les plis non nominatifs sont généralement numérisés par le prestataire», signale Thomas Bézier (Facilitess). Pis, la dématérialisation ne résout pas la question de l'archivage, dans la mesure où certains courriers papier doivent être envoyés via une navette pour être conservés sous leur format original.

Qu'il s'agisse de la numérisation, du système de navettes ou encore du service coursier, il n'existe pas de recette miracle. «Seule une étude de flux pourra orienter le client vers la solution la plus adéquate, via notamment une cartographie exhaustive de l'ensemble de l'activité», indique Rémy Colmant (Dynapost). Un audit dont pourraient toutefois être dispensées les sociétés disposant de sites installés à proximité. En effet, ces dernières peuvent naturellement se tourner vers une dernière alternative 100 % écologique, économique et ultra-simple à mettre en place : la livraison... à pied !

Philippe Daumont, ISS Logistique

«En centralisant l'activité courrier sur un pôle, l'entreprise concentre les tâches de tri, de mise sous pli et d'affranchissement et n'a recours qu'à quelques agents.»

Expérience
HP teste avec succès un système de navettes

Une plateforme courrier principale à Grenoble, une autre annexe près de Lyon. C'est à partir de cette configuration que HP a décidé de recourir à un service de navettes pour l'acheminement de son courrier interne du premier au deuxième site. Et pour cause : 70 km séparent les deux bâtiments. Pour ce faire, HP a retenu le prestataire ISS Logistique, chargé depuis mars 2008 des activités courrier du fabricant informatique via un contrat d'externalisation. «Le courrier interne nécessitant un traitement rapide, nous avons décidé de recourir à un système de navettes pour bénéficier d'une organisation plus souple», explique Antoine Sanchez, Soft Services Manager, anciennement collaborateur au sein de HP et désormais salarié d'ISS Logistique. Résultat : via l'acheminement des plis du site annexe vers celui de Grenoble, l'entreprise gagne en réactivité. «Auparavant, nous avions également organisé une tournée le matin pour favoriser les échanges intersites, se souvient Antoine Sanchez. Mais, face à la baisse des volumes, nous avons remis en place une tournée unique. » Toujours dans une démarche d'optimisation, le groupe a misé sur la mutualisation des échanges : «Nous profitons de ces navettes courrier pour y associer le transport d'équipements électroniques du site annexe à Grenoble», illustre Antoine Sanchez. Si l'économie générée est importante, la traçabilité des échanges fait également partie des avantages induits par ce mode d'organisation. Explications du Soft Services Manager : «Via un système de tracking, chaque courrier est muni d'un code-barres et peut être pisté en temps réel jusqu'au destinataire final, qui accuse réception du pli par une signature électronique sur un PDA». Un système informatique qui accélère les échanges, mais évite surtout les pertes d'informations stratégiques.


HP
ACTIVITE
Fabricant informatique
CHIFFRE D'AFFAIRES 2008 MONDE
80,79 milliards d'euros
EFFECTIF MONDE
321 000 salariés

Mot clés :

Charles Cohen