Mettre en place une “car policy”

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L'expert

Olivier Rigoni est directeur associé de Cogecar, un cabinet de conseil spécialisé dans les flottes automobiles des entreprises et des collectivités.

La “car policy” est l'ensemble des règles relatives à l'utilisation de véhicules de fonction dans une entreprise. Légalement, rien n'oblige à en posséder une. Mais dans la pratique, elle se révèle, la plupart du temps, nécessaire dans les organisations disposant d'une flotte automobile importante (plus de 50 véhicules) et parcourant un minimum de 30 000 kilomètres par an.

Ces règles de fonctionnement permettent de fixer les droits et les obligations des collaborateurs, d'éviter des litiges futurs (en interne, voire en contentieux) et de contrôler le coût total de possession de la flotte automobile de l'entreprise. Il n'y a pas de “car policy” type, chaque entreprise étant libre de fixer ses propres règles. Néanmoins, ce type de charte est généralement composé de trois parties: la politique générale de l'entreprise, la grille des véhicules et enfin, les règles d'utilisation.

Rappeler les grands principes

La politique générale régit les grands principes de fonctionnement du parc automobile de l'entreprise. Elle est défi nie par la direction générale, la direction financière et la direction des ressources humaines. Elle précise, par exemple, les règles d'attribution des véhicules en fonction du statut des collaborateurs, les modalités pour changer de modèles, l'utilisation à titre privé pour les véhicules de fonction, les règles de sécurité ou encore les objectifs en termes de développement durable.

La grille des véhicules est établie par la direction générale de l'entreprise avec la direction financière et la direction achats. Elle détermine principalement les marques, les modèles et les options dont pourront disposer les collaborateurs. La durée d'utilisation et le kilométrage maximum par modèle sont également indiqués. La constitution de cette grille est très sensible. Dans la pratique, certaines entreprises préfèrent cibler seulement quelques modèles, ce qui leur permet de disposer d'un pouvoir de négociation plus fort vis-à-vis des constructeurs ou des loueurs, et, sur tout, d'attribuer un seul type de véhicules à tous les collaborateurs ayant le même statut.

Enfin, la charter appel le les principales règles d'utilisation des véhicules, ainsi que les modalités de restitution, les frais de remise en état, le respect des opérations de maintenance et d'entretien, etc. Cette partie peut être très exhaustive et détailler, par exemple, le fonctionnement de la carte carburant de l'entreprise, de la police d'assurance ou encore des franchises, les règles concernant le paiement des contraventions, etc. L'objectif final de la “car policy” étant que chaque collaborateur maintienne le véhicule en bon état et l'utilise «en bon père de famille».