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Mettre en place une bonne politique voyages

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Consolider les données voyages n'est pas toujours une chose aisée. Mais cette étape est indispensable pour définir les règles de déplacements des collaborateurs de l'entreprise et négocier des contrats-cadres avec les principaux prestataires.

Première étape, il est nécessaire de consolider toutes les données voyages de l'entreprise: nombre de voyageurs, destinations privilégiées, moyens de locomotion utilisés, etc. Cette base permet de définir les règles de déplacement pour les collaborateurs de l'entreprise et de négocier des contrats-cadres avec les principaux prestataires par famille d'achats. Comme pour toute nouvelle politique achats, le soutien de la direction générale est indispensable pour sensibiliser les salariés aux enjeux économiques et environnementaux liés aux déplacements, surmonter les résistances au changement et promouvoir le respect des règles définies.

Les règles de déplacement doivent être claires et précises. Dans certaines organisations, il s'agit plutôt de recommandations. Pour réduire les coûts, les spécialistes conseillent néanmoins de les rendre obligatoires et applicables à l'ensemble des collaborateurs. De même, dans les grands groupes, il est préférable d'éviter les différences entre les filiales. Le suivi de la politique voyages, via la mise en place d'indicateurs-clés, est indispensable. De même, les entreprises oublient souvent de communiquer autour des règles de déplacement établies, soit pour de simples piqûres de rappel, soit pour informer les collaborateurs des économies réalisées. A terme, le travel manager sera de plus en plus appelé à assumer des responsabilités de mobility manager.

 

@ STEPHEN COBURN / FOTOLIA

La réservation en ligne

Pour les voyages simples, c'est-à-dire un aller-retour, les outils de réservation en ligne se sont imposés comme le moyen le plus facile et économique pour organiser un déplacement professionnel car ils répondent aux attentes des voyageurs liées à la mobilité. En revanche, pour les voyages complexes, c'est-à-dire multi-destinations, le recours à une agence de voyages d'affaires est recommandé. Les limitations actuelles des algorithmes permettent à l'agence, grâce à sa connaissance des marchés fournisseurs, de faire gagner un temps précieux en organisant les déplacements et, la plupart du temps, d'optimiser les coûts. Dans les grandes entreprises dont le budget voyages dépasse 10 millions d'euros par an, la réservation en ligne renvoie à l'utilisation d'un Self booking tool (SBT) dédié. Concrètement, il s'agit d'une plateforme logicielle interfacée avec l'offre des fournisseurs (compagnies aériennes et ferroviaires, chaînes hôtelières, loueurs de courte de durée, etc.) où sont paramétrées toutes les règles de déplacement définies dans l'entreprise. Selon Amex, 60 % des entreprises ont recours à un tel outil. L'utilisation d'un SBT permet de faire respecter la politique voyages et d'éviter que les collaborateurs ne réservent leurs déplacements sur des sites grand public, au mépris des accords-cadres signés avec des prestataires. A noter que les SBT ne sont pas nécessairement l'apanage des grandes entreprises et qu'ils peuvent être mutualisés entre plusieurs PME, via une agence de voyages notamment.

Les leviers d'économies par famille d'achats

- L'aérien. Les grandes entreprises sont habituées à négocier le prix des billets d'avion auprès d'une ou plusieurs compagnies sur les principaux axes empruntés par leurs collaborateurs. La pratique de plus en plus courante du «best buy» limite l'intérêt des contrats et maximise les économies. Les principales réductions sont obtenues sur le prix du billet.

Côté réservation, les spécialistes conseillent de privilégier les réservations au moins 14 jours avant la date du départ, qui plus est en achetant un billet dit «à contrainte» (remboursable ou échangeable moyennant une pénalité). Ces billets peuvent être jusqu'à 50 % moins chers qu'un billet «classique». Plusieurs études montrent qu'une minorité de voyages d'affaires (entre 20 et 35 %) sont annulés ou modifiés.

Autre source d'économies: la classe autorisée. De plus en plus d'entreprises imposent à leurs collaborateurs de réserver un billet en classe économique pour les trajets dont la durée de vol est inférieure à deux heures. Au-delà, la classe affaires reste privilégiée. Toutefois, certains challengers low cost comme Easyjet avec Flexi lancent des produits ciblant les voyageurs d'affaires.

- Le rail. En Europe et particulièrement en France, le train s'est imposé face à l'avion pour les trajets inférieurs à trois heures, pour des raisons pratiques et des considérations écologiques. En revanche, en termes de coûts, le rail ne se révèle pas toujours moins cher que l'aérien. Sur un marché très peu concurrentiel, seules les très grandes organisations peuvent négocier le prix des billets de train sur certains axes, via un système de remise par classe en fin d'année. Sur le même modèle que l'aérien, la politique voyages définie dans l'entreprise peut demander aux collaborateurs de réserver leur billet au moins 14 jours avant la date de leur départ. Ces billets «à contrainte» permettent de générer des économies intéressantes. De même, les voyageurs d'affaires ont l'habitude de se déplacer en première classe. Pour réduire les coûts, certaines entreprises imposent la seconde classe pour les trajets inférieurs à deux heures, avec une économie moyenne de 20 % ou recommandent l'usage des tarifs Prem's et loisirs.

- L'hôtellerie. De l'avis de nombreux consultants spécialisés et travel managers dans les voyages d'affaires, l'hôtellerie est le poste de dépenses le plus mal maîtrisé par les entreprises, tout du moins celui pour lequel les pistes d'optimisation sont les plus nombreuses.

Parmi les problèmes rencontrés: la difficulté de consolidation des différents canaux de réservation. Ensuite, contrairement à une famille d'achats classique, la globalisation n'est pas toujours la solution la plus économique. En effet, il est parfois plus facile de négocier un prix avantageux auprès d'un établissement indépendant que d'une chaîne hôtelière. A condition de garantir un minimum d'achat: 7000 euros par établissement selon Carlson Wagonlit Travel (CWT). De plus, le prix des nuitées est très fluctuant sur le marché hôtelier. Ainsi, le meilleur tarif disponible à un instant «t» est parfois inférieur aux prix négociés. Cependant, comme dans le secteur aérien, négocier les tarifs peut s'avérer avantageux si l'entreprise obtient une remise arrière accordée en fin d'année et basée sur le volume d'achats réalisé. Si le marché est à la hausse, il est vivement conseillé de négocier une clause dite «de la dernière chambre disponible» , selon laquelle l'établissement doit appliquer le tarif négocié par l'entreprise, même s'il ne reste plus de chambre libre correspondant à la réservation initiale. Un moyen radical pour réduire les coûts dans cette famille d'achats est de baisser le standing des établissements référencés, en passant, par exemple, d'un trois à un deux étoiles. Ainsi, selon CWT, la différence de prix entre deux catégories peut atteindre en moyenne 25 %. Une économie non négligeable d'autant que, toujours selon CWT, les voyageurs d'affaires sont plus sensibles à la localisation de leurs hôtels, c'est-à-dire la proximité de leur lieu de travail, qu'à leur confort.

- La location automobile courte durée. Il est possible de négocier un contrat-cadre avec un ou plusieurs loueurs à partir de 50 000 euros de budget annuel. Dans un premier temps, il convient de négocier les tarifs publics proposés par ces prestataires. Ces tarifs sont calculés en fonction de la catégorie du véhicule (compacte, berline, etc.) et de la durée de la location, puis exprimés en euros par kilomètre. Les remises accordées en fonction du volume d'affaires peuvent atteindre 50 % des prix publics.

Pour négocier un tel accord-cadre, il faut s'appuyer sur des données très précises. Dès lors, certaines statistiques se révèlent plus pertinentes que d'autres. Par exemple, il est plus opportun de négocier un prix déterminé en fonction de la durée de location la plus fréquente dans l'entreprise (un jour, deux jours, une semaine, etc.) plutôt que de se baser sur une moyenne. Idem concernant les véhicules: plutôt que d'obtenir un barème, quelle que soit la catégorie, un donneur d'ordres a tout intérêt à cibler un seul type de modèle. Dernier exemple: au lieu d'un tarif global au niveau national, voire international, les services achats peuvent négocier un prix attractif pour les destinations où les collaborateurs de l'entreprise sont amenés à se rendre et à recourir à la location courte durée régulièrement. Par ailleurs, il est possible de négocier le prix de certains services comme la livraison et la reprise d'un véhicule sur site, l'assistance (dépannage, véhicule de remplacement), etc. Il est également recommandé de négocier l'annulation des frais en cas de perte ou de vol d'un véhicule ou les frais de remplissage du réservoir avant restitution. Indépendamment du prix, certains critères sont à prendre en compte pour sélectionner un ou plusieurs loueurs: le maillage territorial, la taille du parc, l'existence de partenariats avec d'autres transporteurs (comme Air France ou la SNCF), etc. Plusieurs études, réalisées par les loueurs, montrent aussi que la lisibilité des prix et le temps d'attente au comptoir font partie des principaux critères de sélection des donneurs d'ordres.

Avis d'expert

«Trop d'entreprises pensent qu'un logiciel réglera tous leurs problèmes
Avant de réfléchir aux pistes d'optimisation et d'investir dans des solutions logicielles, il faut passer en revue son organisation. Trop d'entreprises commettent l'erreur de penser qu'un logiciel va régler tous leurs problèmes. Or, un outil ne constitue jamais la solution mais permet de fluidifier des process prédéfinis. Cela étant dit, les quatre grands postes que sont la préparation des voyages, les avances de trésorerie, la facturation centrale et la gestion des notes de frais renvoient tous à des problématiques organisationnelles qui sont liées les unes aux autres. Dans ce contexte, l'optimisation passe par la mise en place de flux d'informations et financiers, et le déploiement de briques outils.
Sur la partie préparation du voyage, les entreprises investissent de plus en plus dans les outils de réservation en ligne (SBT) ou d'ordre de missions. En matière d'avance de trésorerie, de plus en plus d'entreprises déploient des cartes de paiement qui intègrent un système d'avance de trésorerie perpétuel grâce au délai de débit sur le compte des collaborateurs. Pour optimiser la facturation centrale, la tendance est à la dématérialisation via les plateformes proposées par les principaux prestataires du marché. Enfin, pour ce qui est des notes de frais, là encore, on s'oriente vers plus d'automatisation avec des outils qui évitent les saisies multiples, et donc limitent les risques d'erreurs.

Avis d'expert

«Economisez entre 25 et 30 % sur vos dépenses hôtelières


Le premier levier d'optimisation des dépenses hôtelières activé par les entreprises, c'est la réservation à l'avance qui permet d'obtenir des prix entre 15 et 25 % moins chers. L'utilisation des tarifs à contrainte se révèle souvent une piste intéressante. Au-delà de ces leviers génériques à l'ensemble des catégories de dépenses, il est aussi possible d'agir en amont sur les négociations tarifaires en incluant par exemple la suppression des conditions d'annulation, la garantie de disponibilité de la chambre, l'inclusion dans le prix du petit-déjeuner... Autre source d'optimisation: les directives achats. De plus en plus d'entreprises imposent des catégories et des prix en fonction des zones géographiques et obligent leurs voyageurs à utiliser les hôtels référencés. Et en appliquant ce même type de directives sur les canaux de réservation, l'entreprise réalisera des économies en imposant la réservation on line, moins cher que le off line. Enfin, toutes ces mesures ne serviront pas à grand-chose si l'entreprise n'est pas capable de consolider ses données. Une consolidation qu'elle peut obtenir au travers d'outils comme les systèmes de réservation en ligne (SBT), les cartes corporate ou les cartes de paiement virtuel. En adoptant toutes ces bonnes pratiques, on peut générer entre 25 et 30 % d'économie sur les dépenses hôtelières.