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Maîtrisez vos dépenses grâce aux multifonctions

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De par la diversité du parc d'imprimantes, évaluer et maîtriser les coûts est difficile. L'arrivée des multifonctions offre de la visibilité sur les dépenses, grâce à la facturation à la page et aux logiciels de gestion associés. Mais les économies restent tributaires du bon usage de la couleur.

Les entreprises s'équipent progressivement de multifonction Printer (MFP) haut volume et couleur. Un constat, unanime, dressé par les fabricants et les cabinets d'études. 38287 multifonctions (noir&blanc et couleur) ont été écoulées en 2005, dont 15 % de MFP couleur, soit une croissance de 36,8 % par rapport à 2004 selon une étude Infosource. A l'inverse des imprimantes classiques, la multifonction représente un investissement lourd: pour du haut volume (40 pages par minute), il faut compter au minimum 10000 euros HT. Mais passera une MFP fournit l'occasion d'optimiser son parc. «Les entreprises déménagent, créent des filiales, fusionnent. . . Au final, le parc d'imprimantes et de copieurs devient un véritable millefeuille: les modèles et les contrats d'entretien sont multiples, d'où un certain manque de visibilité», explique Laurent Besnard, associé au sein du cabinet CLB Conseils.

Bruno Pastre, Ricoh

«La peur de voir son budget exploser est le principal frein au passage à la couleur.»

S'engager sur les volumes

Les MFP permettent, en effet, de centraliser les impressions en vue de réduire les coûts de maintenance, de mieux contrôler l'origine des flux et de rationaliser au maximum le parc des machines. Le retour sur investissement est facilement mesurable, même si Laurent Besnard rappelle que «la multifonction ne permet pas en elle- même de réaliser des économies». Mais, outre le fait qu'elle se substitue à un parc d'imprimantes individuelles, celle-ci offre une grande visibilité sur les dépenses. La facturation s'établit sur la base d'un coût unique à la page, calculé au mois ou au trimestre, valable pour les toutes les fonctions: copie, fax, impression, etc. En moyenne, il s'élève à 0,06 euro, contre 0,02 euro maximum pour une imprimante. «Le coût inclut le prix des consommables, la maintenance et la garantie totale sur la durée du contrat. Cette différence de prix s'explique donc par le fait que ce contrat représente une garantie pour bien maîtriser ses coûts», juge Bruno Pastre, chef de produits chez Ricoh.

Laurent Besnard met néanmoins en garde les acheteurs: «Le coût à la page, avec engagement de volume au mois ou au trimestre, est intéressant, à condition qu'il cor responde aux besoins réels. Si l'entreprise revoit ses besoins à la baisse au bout de six mois, le fournisseur augmente les tarifs.» La baisse du prix à la page est au coeur des préoccupations des constructeurs, qui rivalisent d'offres commerciales. Dernièrement, l'un d'eux proposait un coût fixe à la page, s'appliquant en cas de dépassement du volume mensuel.

Des logiciels de gestion intégrés

Pour bien choisir son matériel, une phase d'audit interne est nécessaire. Les fabricants proposent une assistance de plus en plus poussée. «Nos outils de diagnostic et de projection intègrent l'ensemble des coûts cachés, comme la consommation d'électricité», indique Stéphane Matyas de la direction des ventes indirectes de Xerox. Pour Gérard Bouhanna, directeur commercial et marketing France d'Oki, «les entreprises veulent dimensionner leur consommation et prévenir les besoins. D'où le développement des multifonctions à haute capacité et à usage départemental».

Les machines haut volume les plus prisées

Voici une sélection des multifonctions couleur haut volume à usage départemental, dont la vitesse d'impression se situe entre 35 et 40 pages par minute.

La qualité de service fait la différence

L'arrivée de la couleur, dix fois plus onéreuse que le noir et blanc, est-elle pour autant un handicap? «La peur de voir ses coûts exploser est le principal frein au passage à la couleur», confirme Bruno Pastre (Ricoh). Mais la parade existe. Des logiciels de gestion très pointus sont ainsi compris dans le package de la MFP. Selon les constructeurs, ils entrent dans les critères d'achats prioritaires, derrière le coût à la page et la qualité de la finition. Plusieurs outils existent. «Il est possible de limiter l'utilisation de la couleur grâce à un système d'authentification person nelle ou par service, le marketing ou la communication étant, par exemple, de gros utilisateurs de couleur, détaille Bruno Pastre. Un administrateur peut également fixer des quotas d'impression couleur.» Sur ce marché très concurrentiel, les écarts de prix ne sont pas toujours significatifs et les fonctionnalités sont souvent équivalentes. Selon Bruno Pastre, c'est le niveau et la qualité de services qui font la différence. «Notre service @remote permet, par exemple, de communiquer directement et automatiquement les relevés de consommation, les statistiques d'utilisation, etc. Le même service propose une télémaintenance à distance», ajoute le chef produit de chez Ricoh. Les gammes récentes des MFP sont, en outre, intégrables dans les multiples applications métiers rencontrés chez les clients. «Nous greffons de plus en plus d'interfaces logicielles, révèle Stéphane Matyas (Xerox). Celles-ci prennent mieux en compte l'environnement Mac, par exemple. Ces logiciels sont livrés en standard, ce qui constitue un attrait supplémentaire pour la multifonction.» La généralisation des MFP oblige également les constructeurs à travailler sur la facilité d'utilisation de ces machines complexes en apparence. «Dorénavant, les imprimantes communiquent avec l'utilisateur, résume Bruno Pastre. Les exemples sont multiples. Nous ajoutons un bouton d'aide, le temps restant avant la fin du travail est affiché, le tonerse charge d'une seule main, etc. Le tout sur une interface interactive en couleur.» Au final, la maîtrise des coûts rencontre moins d'obstacles techniques qu'organisationnels. «Les querelles de clocher entre direction des systèmes d'information (DSI) et services généraux sont toujours d'actualité, constate Laurent Besnard. Il existe encore beaucoup de cas où le DSI lance un appel d'offres pour son parc d'imprimantes et demande ensuite aux services généraux de gérer les achats de consommables. L'optimisation n'a pas encore atteint tous les niveaux.» La généralisation des MFP et du mode de facturation à la page aidera à atteindre cet objectif.

Témoignage
«Le «scan to mail» a été une petite révolution»

FRANCOIS MARX, directeur informatique, Bignon Lebray et Associés.


Le cabinet d'avocats Bignon Lebray et Associés compte environ 200 collaborateurs répartis sur cinq sites, quatre en France (Paris, Lyon, Lille, Aix-en-Provence) et un à Shanghai, en Chine. Il développe des compétences dans les divers domaines du droit. Son activité génère de gros volumes d'impression. «Chaque avocat doit imprimer des rapports, des documents de travail ou des dossiers de plaidoirie, qui peuvent aller d'une vingtaine de pages à plusieurs centaines», explique François Marx, directeur informatique du cabinet. Depuis six mois, le cabinet s'équipe progressivement en MFP couleur et haut volume (60 à 80 ppm). «Plusieurs besoins nouveaux se sont exprimés, reprend le directeur informatique. Par exemple, beaucoup de nos collaborateurs travaillent à des révisions de documents. Chacun apporte ses corrections. Au final, le document peut être imprimé en couleur et permet de visualiser les diverses corrections.» De manière générale, la MFP a permis d'introduire de multiples éléments de rationalisation, générant des économies de 20 à 30 % sur le budget impression.
«Le coût à la copie comprend tous les éléments, tels le toner ou le coût de la maintenance. Cela permet d'avoir une visibilité sur nos dépenses.» Ensuite, les multifonctions ont introduit des fonctionnalités nouvelles, très rapidement adoptées par les collaborateurs. «Ainsi, le «scan to mail» (opération qui consiste à scanner un document et à l'attacher à un courrier, ndlr) a été une petite révolution», se réjouit le directeur informatique.
Encore récemment, le parc se composait d'imprimantes personnelles laser et d'une dizaine d'imprimantes réseau en noir et blanc. «Ce parc était très hétérogène, puisqu'il était composé de cinq marques différentes. Par ailleurs, nous n'avions aucune visibilité sur nos dépenses», note François Marx. Au vu des besoins importants du cabinet en termes d'impression, une réflexion sur la multifonction a été entamée au gré des offres commerciales des fabricants. «Il y a quelques années, nous avons d'abord fait le choix de passer à la multifonction noir et blanc et de regrouper nos commandes chez un seul fabricant, Ricoh en l'occurrence. En revanche, nous avons conservé les imprimantes personnelles, qui sont nécessaires à nos collaborateurs pour imprimer ponctuellement», poursuit-il. Pour le choix du multifonction plusieurs critères d'achats sont entrés en ligne de compte: le coût d'impression à la page, la vitesse d'impression, etc. En parallèle, l'équipe de la DSI s'est mobilisée pour expliquer le fonctionnement du nouveau matériel, mais également sensibiliser les utilisateurs à la notion de réduction des coûts. «Par exemple, nous avons constaté que de nombreux collaborateurs imprimaient les documents en deux exemplaires, dont l'un était vite jeté à la poubelle. Nous leur avons demandé de se poser à chaque fois la question de l'utilité de la seconde copie», conclut François Marx.

Mot clés : volume

Florent Maillet