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Louer son matériel dans les meilleures conditions

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Pour rester à la pointe de la technologie, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à recourir à la location de matériel informatique. Encore faut-il savoir négocier son contrat.

Louer son parc informatique présente un atout majeur: libérer l'entreprise du risque d'obsolescence technique de son matériel tout en conservant de la trésorerie. Toutefois, elle n'exonère pas la société de connaître la composition du parc loué ni de savoir le gérer. Il s'agit même d'un prérequis indispensable si elle ne veut pas, au final, payer plus que prévu. Exemple classique: le matériel n'est pas restitué à la date convenue précédemment avec le prestataire et l'entreprise doit alors s'acquitter d'un loyer de prolongation.

L'expert

Olivier Wajnsztok est le directeur associé du cabinet AgileBuyer spécialisé dans les achats opérationnels. AgileBuyer propose également des prestations de conseil stratégique.

Attention au coefficient de prolongation

Le loyer d'un contrat est d'abord déterminé en fonction d'un coefficient locatif principal et d'un coefficient de prolongation. La plupart des coefficients locatifs proposés par les prestataires sont très proches les uns des autres et peu négociables. En effet, ils dépendent fortement des marchés financiers et notamment des taux d'intérêt. Il existe néanmoins un moyen de réduire les coûts. Comme ces coefficients sont fonction de la valeur résiduelle du parc à l'issue du contrat, plus cette valeur résiduelle est élevée, plus le coefficient locatif est bas. De son côté, le coefficient de prolongation permet de calculer le montant des loyers au cas où le matériel ne serait pas restitué en fi n de contrat. Les prestataires proposent en général de facturer les prolongations par tranche de six, voire douze mois. Concrètement, si une entreprise prolonge de deux mois la location, celle-ci est tout de même facturée six mois. Une formule qui peut coûter très cher. Il est néanmoins possible de faire baisser le prix. Premier levier envisageable: négocier un coefficient de prolongation mensuel. Autre solution: prévoir un troisième coefficient de prolongation au bout d'un certain nombre de mois de dépassement. Enfin, dernière possibilité: proposer une facturation trimestrielle des prolongations.

Négocier le niveau de services

En outre, le loyer d'un contrat est également fonction du niveau de services négocié par l'entreprise (conseil, infogérance, suivi de l'évolution du matériel, etc .). Il ne faut pas le s sous- estimer sou s prétex te de vouloir absolument réduire les coûts. Ces services représentent une réelle valeur ajoutée et permettent souvent une meilleure gestion du parc: certains loueurs proposent par exemple de prendre en charge le retour du matériel à l'issue du contrat. Un service à ne pas confondre avec la collecte des déchets informatiques (obligation légale en Europe). En tant que propriétaire du matériel, cette obligation revient en effet aux loueurs.

Les clés

Un contrat de location est avantageux dans la mesure où il permet à l'entreprise de renouveler plus . facilement son parc informatique Une restitution hors délai du matériel loué coûte cher et l'entreprise doit . s'organiser pour éviter cette situation Les services proposés par les loueurs ne sont pas uniquement un centre de coûts mais peuvent représenter une réelle valeur ajoutée.

Par Olivier Wajnsztok, du cabinet Agile Buyer