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Les voyageurs d'affaires à l'heure de la mobilité

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Alors que les smartphones deviennent les compagnons de route de nombreux voyageurs d'affaires, de plus en plus d'acteurs (agences, éditeurs de logiciels, prestataires, etc.) proposent des applications dédiées à ce type d'appareils. Objectifs: faciliter la vie des collaborateurs, mais aussi permettre à l'entreprise de mieux contrôler sa politique voyages.

En déplacement à Nice pour un rendez-vous d'affaires, Marianne T., responsable marketing d'une entreprise de produits cosmétiques, est avertie par SMS en fin d'après-midi que son TGV, qui devait la ramener sur Paris le soir même, est annulé en raison d'un acte de vandalisme sur la ligne Nice-Marseille. Le message, envoyé par l'agence de voyages d'affaires de sa société, l'invite à prendre contact avec l'un de ses téléopérateurs ou à se rendre directement sur l'outil de réservation en ligne de l'entreprise pour organiser la suite de son voyage. Munie de son smartphone, la responsable marketing décide de réserver elle-même une nuit d'hôtel dans un établissement référencé par la société, puis son train le lendemain matin, conformément à la politique voyages de l'entreprise. Quelques minutes plus tard, les réservations sont confirmées par e-mail. Au même instant, un autre message est envoyé à son responsable hiérarchique chargé du suivi des notes de frais, ainsi qu'au travel manager de la société.

«Aujourd'hui, les voyageurs d'affaires veulent avoir accès à de nombreuses informations pendant leurs déplacements.»
Eric Audoin, American Express Voyages d'Affaires France

Renseignements, réservations, suivi de notes de frais... Le smartphone est un outil incontournable pour les voyageurs d'affaires.

Renseignements, réservations, suivi de notes de frais... Le smartphone est un outil incontournable pour les voyageurs d'affaires.

Simplifier la vie des collaborateurs

Bien que fictif, cet exemple est aujourd'hui une réalité dans l'univers des voyages d'affaires. Alors que de plus en plus de collaborateurs nomades sont équipés d'ordinateurs portables et de smartphones (BlackBerry, iPhone, etc.), éditeurs de logiciels de gestion, agences et prestataires de voyages développent les uns après les autres des applications mobiles pour simplifier la vie des voyageurs lors de leurs déplacements, tout en favorisant le respect de la politique voyages, donc le contrôle des coûts dans les entreprises. «Nos clients veulent avoir des solutions leur permettant de mieux maîtriser leurs frais de déplacement, d'assurer la conformité de ces dépenses aux politiques de voyages en vigueur et de simplifier la vie de leurs collaborateurs nomades », résume Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur de Concur France. En novembre dernier, l'éditeur de logiciels de gestion des voyages et des frais professionnels est ainsi l'un des premiers à lancer son application iPhone, un service déjà disponible sur BlackBerry et autres terminaux équipés du système d'exploitation Windows Mobile. «Depuis plusieurs années, les terminaux mobiles offrent des accès à Internet haut débit qui n'ont rien à envier à ceux des postes fixes. Il est donc logique que les voyageurs d'affaires souhaitent avoir accès aux mêmes services de gestion pendant leurs déplacements, afin de modifier une réservation ou d'entrer directement une note de frais en quelques dies», explique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS, un autre éditeur de logiciels de gestion des voyages et des notes de frais. Les principales agences de voyages d'affaires, à l'image de Carlson Wagonlit Travel (CWT) et American Express Voyages d'Affaires, ne sont pas en reste. Au printemps dernier, ces deux agences ont lancé coup sur coup de nouvelles applications mobiles. CWT s'est ainsi alliée avec deux éditeurs, conTgo et WorldMate, pour pouvoir envoyer des informations directement sur les terminaux des voyageurs: itinéraires, horaires, renseignements sur les destinations, alertes en cas de retard, de problèmes sanitaires ou de sécurité, etc. «Les voyageurs d'affaires veulent disposer en temps réel d'informations pertinentes sur leurs déplacements, à tout moment et partout dans le monde. Si les entreprises ne leur proposent pas de solution, ils organisent alors leurs déplacements selon leur propre sélection. Dès lors, les sociétés enregistrent une hausse des coûts et encouragent involontairement le non-respect de la politique voyages», indique Andrew Winterton, President Suppliers, Products & Technology chez CWT.

Olivier Mouchet, directeur général de HRS

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HRS à la pointe de la technologie
A peine commercialisé et déjà une application. Début juin, la centrale de réservation hôtelière HRS (Hote Reservation Service) est l'un des premiers prestataires de voyages à présenter une application conçue spécialement pour l'iPad, la nouvelle tablette développée par Apple, permettant à ses utilisateurs d'accéder à une base de données de plus de 250 000 établissements dans le monde et de réserver un hôtel selon plusieurs critères. Ce n'est pas la première fois que la centrale de réservation se distingue ainsi. Présent sur le marché de la 3G depuis 2000, HRS s'est fixé pour objectif de réaliser 20 % de son chiffre d'affaires grâce aux réservations sur mobile d'ici à 2015. «Depuis sa création il y a 38 ans, HRS essaie d'être précurseur sur les nouvelles technologies, même si les applications que nous créons représentent des investissements considérables, rappelle Olivier Mouchet, directeur général de HRS. Mais le potentiel de développement est très important. » Dans la ligne de mire de la centrale de réservation notamment: les smartphones. Après avoir lancé des solutions pour BlackBerry et iPhone, HRS propose depuis le début de l'année une application spécialement conçue pour le système d'exploitation Android, édité par Google et utilisé par un certain nombre de fabricants (HTC, Acer, Motorola, Samsung, etc.). Ainsi, la centrale couvre la plupart des modèles du marché. Autre exemple d'innovation: l'application «HRS hotels now!». Mise au point par l'éditeur Layar, cette technologie, qui repose sur la notion de «réalité augmentée», permet de faire apparaître, directement sur les images captées par la webcam des terminaux mobiles, des informations sur les hôtels ainsi filmés: nom de l'établissement, adresse, téléphone et même le nombre de chambres disponibles ou encore la note moyenne attribuée par les voyageurs!

Personnaliser les messages

Constat et stratégie identiques chez American Express Voyages d'Affaires (Amex) qui, en mai dernier, a lancé un nouveau service baptisé mobileXtend. Comme chez son concurrent, il s'agit d'une application permettant d'envoyer directement des informations sur les terminaux mobiles des collaborateurs en déplacement: état des réservations, alertes (retards, annulations, etc.). Amex propose également quelques services, comme un convertisseur de devises, un annuaire de restaurants ou encore de taxis. Par exemple, dans ce dernier cas, un SMS envoyé au collaborateur permet de lui communiquer toutes les coordonnées des sociétés de taxis référencées dans la politique voyages de l'entreprise en fonction du lieu où il se trouve. «Aujourd'hui, les voyageurs d'affaires veulent avoir accès à de nombreuses informations pendant leurs déplacements, analyse Eric Audoin, directeur général d'American Express Voyages d'Affaires France. En répondant à leurs besoins, notre plateforme mobileXtend entend devenir un véritable assistant personnel. » Si cette application se veut utile pour les voyageurs d'affaires, les entreprises peuvent également y trouver leur compte. Plusieurs fonctionnalités leur permettent en effet d'envoyer des messages pour encourager leurs collaborateurs à respecter les règles de déplacements. Certains de ces messages peuvent même être personnalisés en fonction des voyages passés. De plus, Amex propose une fonction «Enquête» par SMS pour réaliser des sondages directement auprès des collaborateurs, par exemple sur la qualité de services de tel ou tel prestataire référencé par l'entreprise.