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Les logiciels de notes de frais entrent dans l'ère du mobile

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L'utilisation croissante d'équipements mobiles de type BlackBerry ou iPhone pousse les éditeurs de logiciels de gestion des notes de frais à s'adapter et à proposer de nouvelles applications. Sans oublier, bien entendu, des fonctionnalités de plus en plus pointues.

Sur le marché relativement mature des logiciels de gestion de notes de frais, où quelques leaders sont bien positionnés, la R&D planche sur les applications mobiles destinées aux smartphones. «Pendant de nombreuses années, les éditeurs se sont surtout adressés aux entreprises et aux décideurs. S' intéresser aux voyageurs, qui sont pourtant les premiers concernés par les notes de frais, est donc un phénomène relativement nouveau», avoue Pierre-Emmanuel Tetaz, fondateur de l'éditeur Etap-on-Line, racheté par Concur l'été dernier.

Désormais, en plus de l'utilisation traditionnelle sur l'ordinateur, les plateformes deviennent accessibles directement sur BlackBerry ou iPhone, via des applications dédiées et non via une connexion internet classique. Et cette possibilité semble répondre à une attente forte. « Convaincus que beaucoup de transactions se feraient via ce type d'appareil, nous avons lancé cette application mobile à la fin de 2009, raconte Pierre-Emmanuel Tetaz (Concur). Nous comptons d'ores et déjà 40000 utilisateurs dans le monde. » Les autres éditeurs du marché comptent bien surfer sur cette tendance. «La demande de gestion sur smartphone se développe rapidement. Il est certain qu'à moyen terme, les offres des éditeurs iront dans ce sens», indique Gilles Bobichon, directeur du département voyages et frais professionnels chez Dimo Gestion, précisant que son entreprise «étudie de près la question». Même analyse chez KDS : «Depuis plusieurs années, les terminaux mobiles offrent des accès à Internet haut débit qui n'ont rien à envier à ceux des postes fixes, affirme Stanislas Berteloot, son directeur marketing. 77 est donc logique que les voyageurs d'affaires souhaitent avoir accès aux services de gestion de leurs voyages au cours de leurs déplacements, afin de modifier une réservation ou d'entrer directement une note de frais en quelques clics. »

«S'intéresser aux voyageurs, qui sont pourtant les premiers concernés par les notes de frais, est un phénomène relativement nouveau pour les éditeurs. »
Pierre-Emmanuel Tetaz, Concur

Une gestion plus efficace des notes de frais

Bien que ces applications ne soient pas encore très répandues en France, Concur étant le seul éditeur à la proposer à grande échelle, elles semblent néanmoins représenter l'avenir. Leur utilisation repose sur le même principe que sur un ordinateur : «Réservation, modification, annulation... Pendant son voyage, le collaborateur peut accéder à son outil et tout gérer en direct», se félicite Pierre-Emmanuel Tetaz. Par exemple, via l'appareil photo de son mobile, il peut charger le justifcatif directement dans l'interface du logiciel. «L'avantage de cette application est double : elle simplifie la vie du voyageur et renforce l'efficacité de gestion par son entreprise. Laquelle évite au passage les erreurs fréquentes de saisie et augmente le contrôle de sa politique voyages», reprend Pierre-Emmanuel Tetaz. Sans coût supplémentaire pour le client, l'utilisation de l'outil sur un mobile réclame les mêmes login et mots de passe que sur un ordinateur. Parallèlement à ces applications mobiles, les éditeurs continuent de peaufiner leurs solutions. Objectifs : proposer toujours plus de fonctionnalités et cibler le plus grand nombre d'entreprises.

Des logiciels toujours plus complets

«Le logiciel de gestion de notes de frais trouve de plus en plus sa place au sein des organisations, surtout en cette période de morosité économique où la chasse aux dépenses inutiles est devenue monnaie courante, constate Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet de conseil en achats Epsa. Les éditeurs l'ont très bien compris. Ils créent des logiciels de plus en plus complets, offrant une ergonomie appréciée des utilisateurs. Ils développent même des solutions adaptées à des volumes de dépenses plus modestes, destinées notamment aux PME-PMI »

Dans une fiche de synthèse réalisée en février dernier, ce même cabinet note que les logiciels se dotent aujourd'hui de nombreuses fonctionnalités dont les plus récentes permettent d'appréhender les voyages, y compris les plus complexes, ou de consolider les données issues de plusieurs sources (cartes bancaires corporate ou personnelles, cartes logées, etc.). L'un des principaux éditeurs du marché, KDS, propose ainsi depuis février un module de facturation permettant de rapprocher les factures des fournisseurs référencés par l'entreprise avec les notes de frais des salariés.

«Avant, la plupart de nos clients devaient attendre le rapport de leur agence de voyages et passer des heures à analyser les données récoltées pour relier chaque réservation avec la bonne facture», témoigne Yves Weisselberger, p-dg de KDS. Aujourd'hui, l'éditeur affirme que ce rapprochement des factures s'effectue automatiquement. Et cite l'exemple d'un collaborateur dont le déplacement à New York, remboursé à l'avance, a été annulé : « Celui-ci, très occupé, oublie de reverser l'argent à son entreprise. Avec notre module de facturation, l'entreprise est immédiatement alertée de l'annulation du voyage et du remboursement du salarié. » Ou comment éviter bien des gabegies en période de difficultés économiques.

« Les collaborateurs souhaitent accéder aux services de gestion de leurs voyages lors de leurs déplacements, par exemple pour entrer directement une note de frais en quelques clics. »
Stanislas Berteloot, KDS

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Les entreprises en retard dans l'utilisation des équipements mobiles
Permettre à ses collaborateurs d'utiliser leurs équipements mobiles de type PDA ou smartphone pour gérer leurs notes de frais est fortement recommandé par Aberdeen Group, qui réalise chaque année un Livre Blanc sur les meilleures pratiques dans les entreprises en matière de gestion des notes de frais. « Un tel accès permet aux voyageurs d'affaires d'entrer immédiatement leurs dépenses, garantissant ainsi une saisie rapide, note le cabinet. Et ils seront d'autant plus satisfaits qu'ils n'auront pas besoin d'être dans leur bureau pour accéder au système et obtenir leurs remboursements. »
Pourtant, selon Aberdeen Group, peu d'entreprises donnent cette possibilité à leurs collaborateurs. En effet, seules 31 % des organisations considérées comme les plus avancées en matière de gestion des notes de frais permettent à leurs salariés d'accéder, via leur PDA ou leur smartphone, à la plateforme de gestion des notes de frais de l'entreprise. Un pourcentage étonnamment bas pour des organisations aux performances par ailleurs exemplaires : un taux de conformité à la politique de frais de déplacements de l'entreprise de 91 % (contre 42 % pour les organisations considérées par le cabinet comme «retardataires») ou encore un coût de traitement par note de frais proche de 1 euro (contre 19 euros pour les «retardataires»).