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Les étapes-clés pour organiser un déménagement interne

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Les réimplantations internes suscitent toujours beaucoup d'inquiétudes au sein des entreprises. Au-delà du process achats classique, une telle prestation doit s'accompagner d'une bonne communication auprès des collaborateurs, qui ont besoin d'être rassurés.

@ ARNAUD FEVRIER

Depuis le rachat de Neuf Cegetel par SFR, en décembre dernier, les 10 000 collaborateurs franciliens de l'opérateur ont la bougeotte. En effet, l'entreprise a décidé de regrouper les services communs à chaque entité sur les mêmes sites en Ile-de-France. L'organisation de ce vaste déménagement interne a été confiée à Mobilitis, une société spécialisée dans l'aménagement des espaces de travail. Pour s'assurer de la réussite du projet, le prestataire a soigné l'accompagnement des salariés. «Il faut se rendre disponible pour répondre à toutes leurs questions», explique Marina Dédéyan, responsable marketing et communication de Mobilitis. La peur du changement peut être parfois très forte chez certains collaborateurs. «Un déménagement interne est souvent vécu avec appréhension par les salariés», analyse Claude-Eric Peyron, space planneur au sein du cabinet éponyme. Des inquiétudes d'autant plus légitimes que ces opérations peuvent intervenir dans un contexte tendu pour l'entreprise. «Elles sont souvent liées à une réorganisation, souligne Charles Herbelot, directeur général de Démépool, laquelle fait, par exemple, suite à un plan social, à des mesures de réductions des coûts ou à une fusion.»

@ DEMEPOOL

Soigner la communication

Bref, un transfert interne ne s'improvise pas et doit recueillir autant d'attentions qu'un déménagement classique. «Ne pas communiquer ou mal communiquer sur ce qui va être fait, ne pas expliquer précisément le déroulement des opérations, c'est s'assurer que le déménagement va mal se passer», affirme Claude-Eric Peyron. Quelques jours avant le transfert, ce dernier distribue ainsi aux collaborateurs concernés un mémento détaillant la chronologie des opérations et ce que chacun doit faire les jours précédant et suivant le déménagement. «C'est un véritable projet d'entreprise, parce qu'il va modifier l'organisation de celle-ci», reprend Marina Dédéyan (Mobilitis).

Deux ou trois mois de préparation auxquels il faut ajouter la durée du chantier quand sont engagés des travaux de réaménagement des locaux - s'avèrent nécessaires dès lors que les postes de travail à transférer se comptent par centaines. «Il faut s'assurer en amont que toutes les contraintes pouvant impacter le planning du déménagement sont connues», rappelle Marina Dédéyan (Mobilitis). Si les services généraux et les achats sont logiquement au coeur du projet, ils doivent travailler de concert avec la direction des ressources humaines et les services informatiques. La nomination d'un correspondant dans chaque service constitue un atout précieux pour la réussite du projet. Pas question, donc, d'attendre les dernières semaines pour choisir une équipe chargée de superviser le déménagement.

Comme pour un déménagement traditionnel, l'entreprise doit rédiger un cahier des charges. «Le transfert interne est une prestation de service comme une autre», rappelle Charles Herbelot (Démépool). L'absence de transport routier sur la voie publique est la seule différence avec un déménagement classique. Les risques juridiques n'en sont pas moins importants. Une simple demande de mise à disposition de personnel est en effet assimilée à un délit de marchandage. «Il est indispensable d'établir un contrat de service de déménagement interne détaillé», reprend le directeur général de Démépool.

Le cahier des charges comporte, en préambule, le descriptif de l'entreprise et de ses locaux, ainsi que la période d'exécution souhaitée. Il précise, en outre, les prestations demandées (inventaires détaillés, plans d'implantation, cellule de coordination, signalétique...) et ce qui sera effectué par le personnel de l'entreprise cliente (emballage, déballage, débarras, etc.). Il doit fournir les éléments nécessaires - notamment la nature des biens à déménager - permettant au prestataire de calculer les volumes, les emballages et les ressources humaines nécessaires.

Charles Herbelot, Démépool

«Les déménagements internes, souvent liés à des réorganisations, peuvent intervenir dans un contexte tendu.»

Faire appel à des prestataires spécialisés

L'appel d'offres repose sur des critères de sélection des prestataires relativement classiques. Si la France compte environ 1 200 entreprises de déménagement, seule une cinquantaine est spécialisée dans le transfert d'entreprise. A noter, les principaux sont regroupés au sein d'une association professionnelle: l'Association française du déménagement d'entreprises (AFDE).

Pour choisir son prestataire, outre le prix, il faut également considérer sa taille, ses moyens en hommes (chefs d'équipe, déménageurs, etc.) ou en matériel (élévateurs...), sans oublier ses références clients. De même, sa capacité à proposer des services au-delà du déménagement proprement dit, par exemple la possibilité de rebrancher les appareils informatiques, doit être appréciée. Par ailleurs, le transfert interne peut s'inscrire dans un projet de nouvel a ménagement de l'espace de travail. Dans ce cas, le suivi du déménagement peut être assuré par un space planneur, plus à même de conduire ce changement.

Témoignage

«Nous associons systématiquement nos collaborateurs à tout déménagement interne»

La Banque Accord a récemment effectué plusieurs déménagements internes sur ses différents sites. Objectifs: «Optimiser les espaces de travail de nos équipes et satisfaire les évolutions de l'organisation que connaît notre entreprise», résume Christophe Meriaux, responsable technique, immobilier et services généraux. D'emblée, ce dernier insiste sur la nécessaire implication des collaborateurs concernés. «Nous les associons systématiquement à la préparation afin d'éviter les frustrations liées à un départ vers un espace qui ne leur est pas familier. Cela permet également de faire en sorte que les dossiers sensibles soient déplacés dans un minimum de temps pour être «prêts à l'emploi» dès la fin du transfert.»
Si un déménagement réussi est toujours le fruit d'une préparation minutieuse, l'après- déménagement ne doit pas non plus être négligé, estime Christophe Meriaux. «Il est indispensable de rester mobilisé pour finaliser les besoins non identifiés au préalable. C'est souvent à ce moment que le succès de l'opération se joue», remarque-t-il. Il a d'ailleurs pris l'habitude de réunir les salariés autour d'un petit déjeuner, le lendemain de l'opération. «Cette réunion informelle permet de répondre aux questions relatives à l'appropriation des espaces.» Et ce, dans un esprit convivial.



Christophe Meriaux, responsable services généraux, Banque Accord
Banque Accord


ACTIVITE
Filiale du groupe Auchan spécialisée dans la distribution de produits financiers discount


RESULTAT NET BANCAIRE CONSOLIDE 2007
37,9 millions d'euros


EFFECTIF
1 700 collaborateurs