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Les collectivités conservent un oeil sur leur patrimoine

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Trop souvent négligée, la gestion du patrimoine des collectivités est en passe de devenir un axe de changement prioritaire. Un retour sur investissement est envisageable, à condition toutefois de disposer d'une solution progicielle adaptée aux besoins.

@ © JACQUES PALUT/FOTOLIA.COM

Sous l'impulsion des réformes qui se sont succédé depuis dix ans, la sphère publique a commencé sa mutation pour être en phase avec un monde de plus en plus exigeant. Le développement des NTIC et les relations de plus en plus directes avec les citoyens bouleversent en profondeur les collectivités territoriales. Ces dernières n'ont plus le choix. Elles doivent moderniser leurs processus de gestion, que ce soit pour simplifier les procédures, respecter les chartes de qualités environnementales ou gérer leur patrimoine. « Les collectivités doivent résoudre une équation compliquée liée à la gestion de leur patrimoine: mieux dépenser tout en renforçant la légitimité et l'efficacité de l'action publique », souligne Patrick Hett, dirigeant fondateur de Kimoce. Une gestion du patrimoine qui sous-entend une décomposition plus fi ne des coûts et une meilleure anticipation des dépenses futures. Par ailleurs, la valorisation et la gestion des immobilisations des collectivités sont trop souvent méconnues, pourtant elles constituent un des leviers permettant de mener une politique active de gestion des finances locales, au même titre que la gestion de dettes ou de trésorerie.

Détenant plus de 20 % du patrimoine immobilier français, les collectivités locales doivent donc dresser un véritable état des lieux des infrastructures et équipements afin d'identifier avec la plus grande précision les coûts de possession et de maintenance. « Désormais, les PPI et PPM (plans pluriannuels d'investissement et plans pluriannuels de maintenance, NDLR) sont quasiment impossibles à mettre en place si la collectivité ne connaît pas l' état de son patrimoine, son cycle de vie, sa vétusté, etc. », explique Patrick Hett. Or, les collectivités pèchent trop souvent par négligence ou méconnaissance.

Patrick Hett, Kimoce

« Les collectivités doivent résoudre une équation compliquée: mieux dépenser en renforçant la légitimité et l'efficacité de l'action publique. »

Vers une plus grande complexité des projets

La plupart d'entre elles n'ont, en effet, aucune vision globale et actualisée de leurs biens immobiliers et en ignorent la valeur et les coûts liés. Les actifs immobiliers des collectivités constituent un poste budgétaire conséquent, auquel s'ajoutent des coûts induits liés le plus souvent à l'évolution permanente des réglementations et des besoins. Ce patrimoine peut être très diversifié, composé à la fois de biens incorporels ou corporels, les biens corporels pouvant être des biens immeubles (fixes) ou meubles. Face à cette très grande variété de biens et à une forte complexité des données à traiter, la tâche s'annonce donc ardue pour les collectivités. «Les projets de gestion de patrimoine ont tendance à devenir plus lourds en raison de données pléthoriques qui deviennent elles-mêmes plus complexes avec l'apparition de nouvelles normes», confirme Damien Andrieu, chef de produit marketing opérationnel chez Lascom. Peu ou prou le même son de cloche pour Françoise Farag, directrice de la division activités collectivités et immobilier chez Sage: «Les collectivités sont parfaitement conscientes de leur intérêt à inventorier leur patrimoine, mais la charge de travail est telle que les projets se font au compte-gouttes. »

Damien Andrieu, Lascom

«Les projets de gestion de patrimoine ont tendance à devenir plus lourds en raison de nouvelles normes. »

Une dépense initiale conséquente... mais un ROI possible

En réalité, trois cas de figures illustrent la situation dans laquelle se trouvent les collectivités. Celles qui se contentent du strict minimum en matière de gestion, en réalisant un simple inventaire qui leur permet d'être en phase avec la réglementation. Une marche plus haut, on trouve celles qui ont fait l'acquisition d'outils - le plus souvent un tableur type Excel - et qui ont tendance à les multiplier: logiciel de gestion de parc informatique, logiciel de gestion de véhicules, etc. Enfin, celles que l'on peut considérer comme «les bons élèves», qui disposent d'une solution dédiée leur permettant d'avoir un référentiel patrimonial unique avec la capacité de créer une stratégie par service et par organisation. Savoir où l'on se situe par rapport à ces trois cas de figures est précieux pour établir le cahier des charges à destination du ou des prestataire(s).

Aussi, pour aider les collectivités à se lancer dans de vastes projets de gestion de patrimoine, les éditeurs se sont positionnés pour adapter leurs offres en fonction des besoins spécifiques des collectivités.

Kimoce fait figure de précurseur en apportant, dès le milieu des années quatre-vingt-dix, une solution adaptée aux collectivités. D'autres acteurs majeurs lui ont emboîté le pas, que ce soit Sage, GFI Software, Lascom, As-Tech Solution ou encore IBM. Avec, à la clé, un potentiel de gain de productivité pour les collectivités non négligeable, estimé à près de 10 % et la possibilité d'obtenir un retour sur investissement à moyen et long termes. Mais les effets positifs d'une gestion efficace de son patrimoine peuvent se traduire de manière indirecte: « Une meilleure vision de son patrimoine permet de mettre en oeuvre des axes de réflexion facilitant les retours sur investissement. Parmi ceux-ci, la limitation des fournisseurs susceptibles de réaliser les mêmes prestations, de meilleures conditions négociées sur de plus gros volumes, la limitation des coûts de passation de commande et, in fine, le passage d'un rôle de simple donneur d'ordres à celui de véritable acheteur public », détaille Tommy Verdon, directeur pôle finances, division solution secteur public de GFI Software. Un aspect à prendre en compte sachant que les budgets pour de tels projets sont souvent conséquents. Selon les acteurs interrogés, le ticket d'entrée est rarement inférieur à 50000 euros, la moyenne se situant entre 100 000 et 200 000 euros, et dans certains cas extrêmes, le «plafond» des 500 000 euros est allégrement dépassé.

A l'image du secteur privé, les collectivités prennent progressivement le train des nouvelles technologies pour gagner en productivité, un terme trop souvent galvaudé durant de longues années. Le secteur public doit pouvoir ainsi poursuivre les efforts déjà consentis pour s'approprier une véritable culture de l'innovation en associant ressources humaines et moyens financiers.

Philippe Schüller, EPPGHV

Philippe Schüller, EPPGHV

Expérience
L'établissement public du parc de la grande halle de La Villette gagne en rapprochement comptable avec Sage

Etablissement public sous tutelle du ministère de la Culture, l'établissement public du parc de la grande halle de La Villette déploie un certain nombre d'activités culturelles tout en assurant la maintenance et la pérennité du patrimoine bâti. «Nos besoins en termes de suivi de patrimoine portent essentiellement sur le mobilier, sachant que nous avons la particularité de faire réaliser toutes nos manifestations par nos équipes en interne», explique Philippe Schüller, le contrôleur de gestion.
En se tournant vers la solution Sage Patrimoine, l'EPPGHV est en mesure d'établir un rapprochement physico-comptable pour fiabiliser l'actif et suivre le matériel déployé sur le terrain. Ce rapprochement permet donc de rattacher de manière certaine le matériel à une fiche d'immobilisation. «Cette opération est fondamentale puisqu'elle va permettre à un bien de voir augmenter sa valeur, et/ou de sortir cette valeur de l'actif de façon fiable. Avant 2008, date d'acquisition de Sage Patrimoine, nous n'étions pas en mesure de le faire», insiste le contrôleur de gestion.
Autre avantage: l'outil déployé a permis d'améliorer la qualité de la nature comptable des biens, grâce à la création d'une meilleure nomenclature de ces derniers. «Nous déplorions un défaut de qualité sur l'information comptable de nos biens, ce qui n'est plus le cas aujourd'hui», constate Philippe Schüller.

Définition
Le patrimoine des collectivités, quèsaco?

Détenu par chaque collectivité territoriale, groupement ou établissement public, le patrimoine est régi par le Code général de la propriété des personnes publiques en vigueur depuis le 1er juillet 2006. L'article L1 de ce Code reconnaît ainsi qu'il «s'applique aux biens et aux droits, à caractère mobilier ou immobilier, appartenant à l'Etat, aux collectivités territoriales et à leurs groupements ainsi qu'aux établissements publics». Le patrimoine des collectivités n'est pas d'une nature uniforme et il faut distinguer, au sein du domaine des personnes publiques, le domaine privé du domaine public. Par ailleurs, le patrimoine des collectivités publiques ne se caractérise pas seulement par le régime de la domanialité (publique et privée), mais aussi par la diversité des types d'actifs.

Le chiffre
L'équipement des collectivités

Selon les acteurs interrogés, le taux d'équipement des 36 000 communes en solution de gestion de patrimoine dédiée (autre qu'une solution de type Excel) est estimé à moins de 20 % en 2012.

Thierry Lascou, conseil général du Loiret

Thierry Lascou, conseil général du Loiret

Expérience
Kimoce au coeur de l'organisation du conseil général du Loiret

Initialement prévue pour optimiser la gestion du parc immobilier, la suite logicielle de Kimoce s'est diffusée progressivement depuis 2004 dans l'ensemble des services départementaux du CG 45. «Aujourd'hui, Kimoce est devenu l'outil de gestion unique du patrimoine et des équipements, et le «passage obligé» de toute demande et suivi de contrats», souligne Thierry Lascou, administrateur fonctionnel au sein du pôle ressources et synergies du CG 45. Le patrimoine immobilier départemental du Loiret représente près de 350 bâtiments et sites. L'outil de gestion permet ainsi d'assurer la préréservation de l'ensemble de la flotte de véhicules ainsi que la gestion des oeuvres du Fonds départemental d'art contemporain. A cela, s'ajoute la gestion des demandes des 56 collèges publics du Loiret, ainsi que celle des 118 centres d'incendie et du secours du SDIS 45, où les contrats de maintenance liés aux bâtiments sont mutualisés et les demandes d'équipements pré-instruites. Avec Kimoce, le CG 45 est donc en mesure de traiter plus de 65 000 demandes gérées, 40 000 préréservations de véhicules effectuées en deux ans, 100 000 biens suivis. «Notre objectif est de mieux maîtriser les dépenses publiques tout en valorisant le patrimoine immobilier, les équipements et les ressources de l'ensemble des services départementaux», ajoute Frédéric Thouvenot, directeur adjoint des bâtiments départementaux.
En quelques clics, les agents du conseil général peuvent suivre l'avancement de leurs demandes avec des gains probants: les flux papiers ont été diminués de plus de 80 %, et les collaborateurs bénéficient d'une vue à 360° sur la totalité des consommations des fluides de leurs sites administratifs et de leurs collèges, de l'optimisation des interventions à la gestion fine des équipements et des logements de fonction, jusqu'aux contrats de maintenance inhérents en vue d'en évaluer leur pertinence. La marge de progression se situe actuellement sur les échanges de données informatisés (EDI). En effet, sur tous les aspects qui n'ont pas de valeur ajoutée technique, l'objectif est de mettre en place des EDI avec les partenaires qui sont en mesure de le proposer. «Le gain de temps généré par l'automatisation des petites tâches quotidiennes nous permet d'avoir une expertise technique plus aboutie sur les fonctions à plus forte valeur ajoutée», conclut Thierry Lascou.

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Jérôme Pouponnot