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Les achats publics s'affirment dans un contexte de crise

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Dans un climat de crise économique et de contraintes budgétaires, les achats publics doivent monter au front pour être générateurs d'économies. Une conjoncture qui favorise la professionnalisation d'un métier déjà en marche et qui aiguillonne ses performances. Décryptage de l'enquête réalisée par la centrale d'achats Ugap.

1 Le métier d'acheteur public séduit avec l'effet de crise

«Aujourd'hui, la création de directions achats amène à la professionnalisation», souligne Sébastien Taupiac, directeur adjoint des achats de la centrale d'achats, Ugap. C'est un fait, le métier d'acheteur public se professionnalise. Ils sont 61 % des répondants à le penser et 95 % à revendiquer l'existence d'un métier d'acheteur public. De plus, 76 % des personnes interrogées travaillent dans une vraie organisation achats. Preuve de cette révolution en marche: le profil juridique des acheteurs qui s'estompe au profit d'un profil plus axé sur l'économie. Ainsi, en 2012, 55 % des acheteurs n'ont pas de profil juridique. Et 33 % d'entre eux ont suivi un cycle de formation acheteur. Cette professionnalisation des achats est citée par 26 % des acheteurs interrogés comme un levier d'optimisation de la performance achat au sein de leur organisation. « Le fait que l'achat public se structure attire les acheteurs du privé», souligne Sébastien Taupiac de l'Ugap. Ainsi, 20 % des personnes interrogées ont occupé une fonction d'acheteur dans le privé avant de se tourner vers le public. « C'est un petit effet de mode, explique Sébastien Taupiac de l'Ugap, le public recrute dans le privé pour une approche plus benchmark des achats ou encore pour l'art de la négociation ». Pour Arnaud Salomon, associé du cabinet de conseil en achats et supply chain CKS, «les collectivités recrutent dans le privé pour insuffler de l'économie dans l'achat public». Et à l'inverse, «les acheteurs privés peuvent être intéressés par le public pour la responsabilité réelle d'un important portefeuille à gérer».

Méthodologie

L'enquête, réalisée au 2e trimestre 2012, a été proposée en ligne aux directions et services achats de collectivités, à des services de l'Etat et du secteur hospitalier. Elle a été distribuée aux acheteurs publics réunis lors des colloques de l'achat public organisés par l'Ugap. Au total, 634 personnes y ont répondu.

2 Une massification des achats en augmentation

« Cette enquête traduit une mutualisation des achats publics», souligne Sébastien Taupiac, directeur adjoint des achats de l'Ugap. « Une vraie tendance de fond» et un phénomène de mutualisation «accéléré» depuis trois ans par la crise économique. C'est un fait, les acheteurs gèrent des volumes d'achats plus importants. Ainsi, 31 % des personnes interrogées gèrent un portefeuille d'achats de plus de 50 millions d'euros par an. Pour se concentrer sur certaines familles d'achats, les collectivités n'hésitent pas à recourir à des groupements de commande ou des centrales d'achats. Ainsi, 70 % des sondés externalisent de 10 à 30 % de leurs achats. Les familles d'achats concernées sont majoritairement celles de biens jugés classiques. Arrivent en tête les véhicules (18 %), suivis des consommables bureautiques (16 %) et du mobilier (15 %). Les prestations intellectuelles et la formation arrivent en queue de peloton avec successivement 4 % et 3 % des réponses. Le recours à l'achat groupé n'est pourtant cité que par 15 % des acheteurs comme un levier d'optimisation de la performance achat au sein de leur organisation. «La massification des achats doit être réfléchie», note Michel Madar, directeur du pôle achats publics chez Crop and Co. De son côté, Hervé Huguet, directeur du cabinet de conseil en achat public Citia met l'accent sur les limites d'un tel processus en énumérant la problématique de la définition des besoins ou encore la lourdeur de la mise en place d'une telle démarche. D'une même voix, Michel Madar et Hervé Huguet mettent en avant «la nécessité de prendre en compte le coût global, de l'acquisition à l'utilisation, et non juste le prix d'achat». A titre d'exemple, le directeur du pôle achats publics chez Crop and Co cite le cas de figure d'un établissement médical qui a dû former son personnel suite à l'achat d'un équipement médical standard dans le cadre d'un achat groupé. Enfin, le principal effet pervers de la massification des achats demeure l'impact négatif sur le tissu économique local.

Frédéric Magnan, ville de Saint-Germain-en-Laye

Frédéric Magnan, ville de Saint-Germain-en-Laye

Le point de vue de...
«Acheteur public? Un métier varié et pluridisciplinaire»

« J'ai commencé ma carrière comme juriste spécialisé dans les marchés publics, il y a une dizaine d'années, avant de devenir directeur de la commande publique de la ville de Saint-Germain-en-Laye, il y a six ans.». C'est ainsi que Frédéric Magnan, aujourd'hui directeur de la commande publique de la ville de Saint-Germain-en-Laye dans les Yvelines résume son parcours professionnel. «Je ne suis pas un juriste repenti, insiste le directeur de la commande publique, je crée une synergie entre les juristes attelés à la rédaction des marchés publics et les acheteurs». Il est à la tête du service des marchés publics et également du service achats. Que pense-t-il du métier? La fonction d'acheteur public définie comme telle n'est pas encore entrée «dans la nomenclature», déplore-t-il. Or, c'est un métier pluridisciplinaire avec de multiples facettes: juriste, économiste, négociateur, rédacteur de contrat. «Nous appliquons des méthodes du privé dans le public comme le marketing achat, la négociation ou encore l'analyse fonctionnelle», admet Frédéric Magnan. Enfin, il apprécie de «voir directement les effets de sa politique achats à l'échelon communal», comme avec le marché des défibrillateurs installés dans les lieux publics. «En plus, l'acheteur public réalise des marchés sur des choses très diverses et passe du mobilier à la restauration ou encore aux équipements sportifs ». Une diversité d'achats et par conséquent d'intérêts sans cesse renouvelés que n'offre pas ou peu le métier d'acheteur privé.

Azdine Ayad, ville de Saint-Denis

Azdine Ayad, ville de Saint-Denis

Le point de vue de...
«Nous avons élaboré un guide à destination des TPE/PME»

«Aujourd'hui, les TPE/PME représentent 67 à 70 % de nos fournisseurs», précise Azdine Ayad, directeur de la commande publique de Saint-Denis (93). La commande publique de la ville a été certifiée ISO 9001 en février 201 2 pour sa partie acte d'achat et sélection des opérations fournisseurs. Un guide a été élaboré à destination des TPE/PME pour leur permettre de mieux comprendre les enjeux et les procédures des marchés publics. En parallèle, des demi-journées d'information sont organisées régulièrement. La ville de Saint-Denis pratique l'allotissement des marchés ainsi que l'achat on line, grâce à la plateforme Achat territorial on line 93 (Atol93) qui permet aux TPE/ PME d'accéder aux marchés en cours et de recevoir des alertes régulières. «Nous menons des relations au travers du tissu associatif ou lors de business speed dating pour rencontrer nos fournisseurs», complète le directeur de la commande publique. Enfin, nous avons un partenariat avec la communauté d'agglomération Plaine communeL'agglomération Plaine commune rassemble les villes d'Aubervilliers, d'Epinay-sur-Seine, de L'Ile-Saint-Denis, de La Courneuve, de Pierrefitte-sur-Seine, de Saint-Denis, de Stains et de Villetaneuse.. Une sorte de groupement de commande avec une coordination tournante où chacune des 8 villes ainsi que l'agglomération peuvent prendre part à un acte d'achat. Un groupement jugé «participatif» par Azdine Ayad, «Chacun est libre d'y adhérer ou non en fonction de ses besoins. Même si les besoins peuvent être communs, les modes de livraison diffèrent souvent et ne conviennent pas toujours à tous. »

3 Une veille trop ténue pour un accès optimal à la commande publique

Les PME représentent 28 % de plus de 50 % des marchés des collectivités en montant d'achats. Et 34 % de plus de 50 % des marchés en quantité. Pour favoriser l'accès des petites et moyennes entreprises à la commande publique, les acheteurs publics ayant répondu à l'enquête citent pêle-mêle «les allotissements de marchés, l'allégement des dossiers de consultation des entreprises, le sourcing, la diffusion des marchés (via une plate-forme unique ou une place des marchés) ou encore... la dématérialisation». Autre donnée intéressante: 60 % des sondés avouent réaliser une veille économique et technologique de leurs secteurs d'achats. Cependant, elle n'est pas systématique (pour 73 % d'entre eux) et près de 63 % des acheteurs avouent y consacrer moins de 10 % de leur temps de travail. C'est donc sans surprise que 69 % des sondés affirment ne pas avoir une bonne connaissance du tissu économique et industriel. Pour Michel Madar de Crop and Co, cette activité de veille doit être «double». D'une part, les acheteurs doivent connaître le tissu économique des TPE/PME et d'autre part, les PME doivent également connaître le fonctionnement et l'organigramme des collectivités (décideur, élu, etc.). Cependant, «la veille n'est pas une activité reconnue au sein des collectivités. Les acheteurs généralistes font majoritairement de la veille technique cyclique», déplore Hervé Huguet, directeur du cabinet de conseil en achat public, Citia. Or, cette activité de veille est une condition sine qua none pour réaliser le sourcing de son panel fournisseurs et faire émerger l'innovation chez ces derniers. Le manque de temps pour faire de la veille industrielle est d'ailleurs cité par 29 % des acheteurs comme le premier frein d'optimisation de la performance achat au sein de leur organisation.

Charly Justaut, ENVT

Charly Justaut, ENVT

Le point de vue de...
«Nous utilisons le maximum de marchés en groupement, comme pour les achats de papier et les enveloppes»

«Nous avons tous des intérêts à avoir des choses en commun», résume Charly Justaut, responsable achats à l'Ecole nationale vétérinaire de Toulouse (ENVT). Ainsi, l'Ecole vétérinaire et l'Institut national polytechnique au sein du pôle recherche et enseignement supérieur adhèrent à un groupement de commande développé pour les trois universités et les 15 grandes écoles et écoles d'ingénieurs de la région. «Nous utilisons le maximum de marchés groupés, comme pour les achats de papier et les enveloppes, détaille le responsable achats de l'ENVT, ce type de marché est intéressant pour un petit établissement». A chaque marché lancé, un nouveau groupement est réalisé. En parallèle, l'Ecole vétérinaire passe d'autres marchés avec d'autres établissements comme sur le gaz scientifique. Un projet sur les déplacements est également en cours. «Même si la politique déplacements est différente au sein de chaque établissement, les comportements de nos collaborateurs enseignants-chercheurs sont les mêmes. Leurs trajets sont identiques et concernent majoritairement la liaison Toulouse-Paris en avion», explique Charly Justaut de l'ENVT. Si le recours aux marchés groupés semble privilégié, pour Charly Justaut, l'Ecole vétérinaire possède des «marchés très spécifiques» comme le foin, la paille ou les copeaux pour les animaux. En parallèle, l'Ecole vétérinaire a recours à l'Ugap pour des besoins plus standardisés comme l'achat d'un scanner, par exemple. Enfin, le service achats de l'ENVT a souscrit à la carte achat en juin 2012 pour un déploiement jusqu'à fin septembre 2013. Avec un objectif: réduire les lignes de commande des factures, soit traiter 40 % des 10 000 bons de commande annuels avec la carte achat et, par conséquent, réduire les délais de paiement des fournisseurs.

Ecole nationale vétérinaire de Toulouse

BUDGET ACHATS
6 millions d'euros par an
EFFECTIF ACHATS
2 acheteurs

4 Les achats durables conquièrent progressivement le terrain du social

En 2010, 71 % des acheteurs publics intégraient des clauses sociales dans leurs marchés contre seulement 6 % en 2008. Sans surprise, les acheteurs publics pensent davantage achats responsables. Et les clauses sociales tendent à être davantage prises en compte par ces derniers. Une avancée positive que soulignait la direction des affaires juridiques (DAJ) de l'Observatoire économique de l'achat public (OEAP) dans son enquêteCette enquête a été menée auprès de 612 acheteurs publics. Au final, 175 ont répondu à l'intégralité du questionnaire. Les communes et les structures intercommunales représentent près de 58 % des répondants du panel. baptisée L'achat public durable en 2010. Cependant, si les efforts sont perceptibles, ils sont encore peu efficients. La raison? «Les critères d'écolabels sur les produits verts sont plus nombreux. Il existe plus de référentiels sur le sujet. Tandis que les référentiels sociaux sont plus flous», estime Michel Madar, directeur du pôle achats publics chez Crop and Co. Pour des achats plus responsables intégrant des clauses d'insertion sociale, les collectivités réservent des lots aux établissements spécialisés. Ou réservent des heures de travail à des structures adaptées. « Ce qui entraîne un effet pervers avec des Etablissement et service d'aide par le travail (Esat) qui croulent sous les demandes », souligne Sébastien Taupiac de l'Ugap. Si 31 % des acheteurs interrogés estiment de 0 à 5 % la part de leurs achats écoresponsables, ils sont 50 % à estimer entre 0 à 5 % les critères d'insertion sociale dans leurs achats. Autre chiffre révélateur: 33,3 % des acheteurs interrogés considèrent qu'ils ne peuvent intégrer des critères d'insertion sociale que dans 0 à 5 % seulement de leurs marchés. Et 20 % dans 5 à 10 % des marchés. Quand aux marchés qui se prêtent facilement à l'insertion de critères écoresponsables, les acheteurs citent en premier lieu les sempiternelles fournitures de bureau, espaces verts, produits d'entretien, véhicules, mobiliers.

Carine Blot, université du Maine

Carine Blot, université du Maine

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« Il est plus facile de réaliser des achats axés développement durable que centrés sur l'insertion»

«Les critères de démarches d'ordre social et environnemental sont présents dans 70 % des marchés transversaux qui couvrent tous les besoins récurrents de tous les services», met en évidence Carine Blot, responsable des achats et de la commande publique à l'université du Maine et chargée de la passation des marchés de L'Unam (l'université Nantes-Angers-Le Mans). L'université du Maine est signataire de la Charte achats durables pour la recherche et l'enseignement supérieur (Cadres) et du Plan vert des universités. Au titre d'opérateur de l'Etat, elle a pour obligation de conclure 10 % de marchés avec clause environnementale et 5 % avec clause sociale. Dans les faits, un chargé de mission développement durable nommé il y a deux ans «est membre de la commission d'appel d'offres et apporte un regard sur les attributions de nos marchés», explique Carine Blot, elle-même membre du comité de pilotage développement durable. Des clauses environnementales dans ses marchés sont imposées pour le recyclage des toners de cartouches, la collecte et le recyclage des gobelets des distributeurs, les fournitures de bureau, le papier, les produits d'entretien, etc. En ce qui concerne les clauses sociales, «l'université réserve son marché de gants, de sacs poubelles et d'éponges à des structures d'insertion. Mais également des heures d'insertion dans le marché de nettoyage des surfaces vitrées», souligne Carine Blot. Le marché pour la collecte du papier et du carton qui est ensuite recyclé est réalisé en partenariat avec deux entreprises locales et d'insertion: Echotri et Alternatri53. «Il est plus facile de réaliser des achats axés développement durable que centrés sur l'insertion », avoue la responsable achats. La raison? «Les entreprises d'insertion proposent souvent des produits sur lesquels nous avons des marchés», détaille Carine Blot, en évoquant le marché des fournitures de bureau. Le prochain chantier? «Nous souhaitons davantage d'insertion sociale car cela fait partie des six missions confiées aux universités par la loi LRULoi relative aux libertés et responsabilités des universités.

L'université du Maine

DEUX SITES
Le Mans et Laval
EFFECTIF
1000 salariés et 12 000 étudiants
BUDGET ACHATS
plus de 13 millions d'euros HT par an (budget de plus de 80 millions d'euros)

5 La démat est en marche

Couverture haut débit incomplète, documents trop volumineux, TPE peu ou pas matures... Les freins à la dématérialisation sont nombreux. L'enquête le confirme: 68 % des sondés n'envisagent pas d'imposer la réponse dématérialisée à l'ensemble de leurs achats notamment par peur de « restreindre la concurrence et l'accès à la commande publique». Et les faits sont là. Puisque les réponses électroniques aux procédures recouvrent à 76 % moins de 25 % de celles-ci. Michel Madar, directeur du pôle achats publics chez Crop and Co, parle de «résistance culturelle». Il identifie deux problématiques majeures, la multiplicité des platesformes et la complexité de la signature électronique. Il évoque ainsi la possibilité de créer une plate-forme unique en lien avec le site internet Boamp.fr, le bulletin officiel des annonces des marchés publics. En ce qui concerne la signature électronique, il évoque un problème organisationnel avec, notamment, le pouvoir de délégation au sein de l'établissement pour valider ce type de documents. «De plus, les acheteurs répondent souvent en urgence. Or, une réponse papier est plus sécurisée que des envois électroniques», admet Michel Madar de Crop and Co. Cependant, les répondants et les collectivités vont devoir accentuer leurs efforts. Notamment avec l'arrêté du 15 juin 2012L'arrêté du 15 juin 2012 concerne les marchés de fournitures et de services informatiques d'un montant supérieur à 90 000 euros HT relatif à la signature électronique, entré en vigueur le 1er octobre dernier. La dématérialisation est en marche.

Frédéric Lutz, centre hospitalier, Troyes

Frédéric Lutz, centre hospitalier, Troyes

Le point de vue de...
« Recentrer les acheteurs sur leur coeur de métier»

Dans leurs services, les acheteurs ont un panel de compétences divers allant des opérations comptables à l'édition des bons de commande. «Nous devions recentrer les agents sur le coeur de métier qui est le process achat, leur dégager du temps et les décharger de tâches comme les éditions de bons de commandes et de factures, dorénavant confiées à des agents professionnels de l'approvisionnement». C'est ainsi que Frédéric Lutz, directeur des achats et de la logistique au sein du CHU de Troyes, résume un des apports bénéfiques de la dématérialisation. Un processus qui concerne, par exemple, les commandes de pharmacie en échange de données informatisées (EDI). Il est en cours de déploiement pour les achats de fournitures de laboratoires. Frédéric Lutz est aussi en charge de la coordination de la politique achats sur l'ensemble des quatre entités (direction des achats et de la logistique, pharmacie, direction des systèmes d'information, direction des travaux et de la maintenance). Il préfère parler de la «performance des acheteurs» plutôt que de simple «professionnalisation». Les agents ont une réelle expertise sur les marchés publics et dans la négociation, «avec un besoin de recentrage sur le métier et de renforcement des compétences». Pour ce faire, Frédéric Lutz s'appuie sur l'intensification d'une culture commune achat dans l'établissement grâce à des réunions d'échanges sur le code des marchés publics, la pratique de la négociation, etc. L'accent est mis aussi sur le soutien au dialogue prescripteur/acheteur, la définition du besoin, le renfort en amont des études sur le marché fournisseurs ou encore la décomposition du coût. Enfin, pour « mieux valoriser leur fonction au sein de l'hôpital» et mettre en évidence les gains générés par les achats, un effort doit être porté sur le développement du contrôle de gestion achat.

Centre hospitalier de Troyes

BUDGET ACHATS
52 à 53 millions d'euros d'achats par an sur un budget annuel d'exploitation de 190 millions d'euros.
EFFECTIF ACHATS
6 acheteurs temps plein sur 17 acheteurs avec des fonctions plus générales (pharmaciens, ingénieurs, techniciens).