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Les achats publics passés au crible

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Alors que les achats publics font de plus en plus parler d'eux, une étude exclusive de l'Ugap, dont voici les principaux résultats, permet de faire le point sur la réelle professionnalisation de cette fonction dans la sphère publique. Des conclusions parfois surprenantes.

L'acheteur public, un généraliste avant tout

Alors que le métier d'acheteur n'e st pas re con nu officiellement par le R épertoire d es métiers territoriaux et le Répertoire interministériel des métiers de l'Etat, beaucoup d'idées reçues circulent sur le profil des acheteurs publics. S'agit-il d'un expert juridique, rompu au Code des marchés publics ? Pas vraiment. Selon l'enquête de l'Ugap (Union des groupements d'achats publics), 59 % des personnes interrogées ne correspondent pas à ce profil. S'agit-il alors d'acheteurs du privé, venus mettre en pratique tout leur savoir-faire acquis dans diverses entreprises ? Encore moins. Seuls 14 % des acheteurs déclarent avoir occupé un tel poste dans le privé. En fait, il apparaît que 59 % des personnes questionnées ont intégré un service achats à la suite d'une offre de mobilité interne, sans aucune expérience en la matière. « Dans beaucoup d'organisations publiques, le rôle des achats est encore très flou pour une majorité de personnes. Les services qui se sont constitués ont donc attiré des profils très divers, intéressés de près ou de loin par la rationalisation des dépenses publiques, analyse Valérie Terrisse, directrice achats de l'Ugap. Pour certains, cette fonction a représenté une voie de garage. Mais les choses sont en train de bouger. » Les acheteurs interrogés par l'Ugap se définissent d'ailleurs avant tout comme généralistes. Seuls 25 % sont spécialisés sur une famille, et, une fois sur deux, il s'agit d'achats généraux. « Le métier est encore jeune et les services ne sont pas suffisamment étoffés pour intégrer des spécialistes, à part peut-être pour l'informatique », indique Valérie Terrisse.

Méthodologie

Enquête réalisée par 'Ugap auprès de 300 responsables des achats, toutes structures publiques confondues, au deuxième trimestre 2010.

Des services qui se structurent peu à peu

Plus de la moitié des organisations publiques (55 %) sont dotées d'un service achats à art entière, ou tout au moins d'une structure achats bien identifiée, selon l'enquête de l'Ugap. Un quart des personnes interrogées appartiennent ainsi à une direction des achats et un autre quart à un bureau des marchés. L'émancipation vis-à-vis des services de la commande publique semble donc en bonne voie, puisque seuls 11,5 % des répondants sont rattachés à une direction de la commande publique. « Ce résultat est encourageant, car il démontre que de plus en plus d'organisations font la différence entre la recherche de la performance économique et la sécurisation de leurs marchés », se félicite Denis Varène, directeur marketing, e-commerce et communication de l'Ugap. Cela dit, les effectifs sont encore limités : plus d'un tiers des services achats sont constitués d'une à deux personnes. Au total, 62 % des services achats sont composés de cinq personnes au maximum. « La fonction achats est encore très récente dans les organisations, reprend Denis Varène. Il faut laisser le temps à ces services de s'émanciper. » Si 82 % des personnes interrogées déclarent participer à la politique des achats de leurs établissements, l'existence d'une véritable stratégie est loin d'être évidente dans toutes les organisations. Dans plus de la moitié des cas (52 %), elle est en cours d'élaboration. Et pour 18 %, sa mise en place date de moins d'un an. « Mais avant de concevoir une stratégie des achats à long terme, les services doivent d'abord être reconnus en interne, plaide Denis Varène. Nous en sommes sans doute à ce stade dans la plupart des organisations. »

Professionnalisation : des pratigues à approfondir

La professionnalisation des achats publics est en m arche : 81 % des personnes interrogées par l'Ugap l 'affirment. Et 72,5 % estiment que les acheteurs publics sont des acteurs majeurs de la rationalisation de la commande publique. Un exemple parmi d'autres : la possibilité de négocier. Dans l'univers des achats publics, cette faculté est longtemps restée taboue. Aujourd'hui, 66,5 % des acheteurs indiquent recourir à la négociation quand le Code des marchés publics le leur permet. Seuls 11,5 % reconnaissent ne jamais négocier avec les fournisseurs. « La professionnalisation des achats publics est un fait, même s'il faut distinguer les services de l'Etat et les grandes organisations locales, beaucoup plus matures sur le sujet, des plus petites collectivités qui n'ont pas toujours les moyens de mettre en place des organisations et des hommes qui vont travailler sur le besoin et la performance économique de l'achat », tempère Valérie Terrisse, directrice achats de l'Ugap.

Si la professionnalisation des achats publics est incontestable, beaucoup de chemin reste à parcourir semble-t-il dans certaines organisations, notamment dans la connaissance des marchés fournisseurs, un préalable indispensable pour réaliser des achats performants. Or près de 71 % des acheteurs interrogés par l'Ugap reconnaissent ne pas posséder une bonne connaissance du tissu économigue en rapport à leurs marchés. Il faut reconnaître que plus de la moitié (53 %) ne réalisent pas un travail de veille économique et technologique sur les familles dont ils ont la responsabilité. Ce travail n'est d'ailleurs systématique lors de chaque marché que pour un tiers d'entre eux. Dès lors, faut-il s'étonner que 66 % des acheteurs interrogés considèrent que le recensement et le travail sur les besoins des services internes sont perçus comme des exercices difficiles ? « Le formalisme et la lourdeur des procédures, sans parler du Code des marchés publics qui a beaucoup évolué ces dernières années, empêchent les acheteurs de consacrer plus de temps à ce travail de veille, pourtant indispensable », souligne Valérie Terrisse. Le manque d'effectif pourrait constituer aussi un début d'explication.

Privé et public, des fonctions si différentes?

Acheteurs public s et acheteur s du privé font -ils le même m étier ? L a question divise. Ainsi, selon l 'enquête réalisée par l'Ugap, 55 % des personnes interrogées estiment que les deux fonctions sont différentes, contre 31 % qui pensent le contraire et 14 % qui ne se prononcent pas. « Les acheteurs publics ont conscience de leur identité et, quelque part, souhaitent la garder », analyse Denis Varène, directeur marketing, e-commerce et communication de l'Ugap. Pourtant, un peu plus de la moitié (51 %) déclarent que les acheteurs du public et du privé utilisent les mêmes technigues et connaissances des achats. « Je pense qu'il faut un mix des deux au sein des services, reprend Denis Varène. Les acheteurs du privé peuvent apporter leur expérience, même s'il est clair qu'ils seront très vite décontenancés par le formalisme des achats publics. Mais c'est à eux de s'adapter. » Pour ce dernier, seules les grandes organisations peuvent aujourd'hui intégrer des acheteurs issus de privé. Avec comme conséguence d'accroître encore plus la différence de maturité avec les petites collectivités dont le profil des acheteurs restera alors très proche de celui des juristes de la commande publique.

Développement durable: une préoccupation récente

Alors que le développement durable fait la u ne de l'actualité depuis plusieurs années, 6 0 % des acheteurs publics interrogés par l'Ugap déclarent n'intégrer des critères d'achats responsables dans leurs marchés que depuis deux ans. Près de 22 % indiquent même le faire depuis moins d'un an. « Un résultat très surprenant, note Serge Hombert, chargé de mission du développement durable à la direction des achats de l'Ugap. Pourtant, depuis août 2006, le Code des marchés publics incite lui-même les acheteurs publics à recourir à des critères d'achats responsables. » En effet, l'article 5 du Code impose aux pouvoirs adjudicateurs de tenir compte de préoccupations de développement durable dans la définition de leurs besoins. « Ce n'est pas une question de mauvaise volonté, mais plutôt de formation, estime Serge Hombert. Dans les collectivités, la démarche est souvent à l' initiative des acheteurs eux-mêmes. Dans les structures étatiques, ils me semblent mieux aiguillés. Cela dit, on observe beaucoup de partage de bonnes pratiques au niveau local. » Autre résultat surprenant : 56 % des personnes interrogées estiment que les critères d'achats responsables ne peuvent être intégrés que dans 20 % des marchés publics tout au plus. « On peut aller beaucoup plus loin ! », indique Serge Hombert en ce qui concerne les achats de fournitures et de services. « Mais il faut que l'objet du marché s'y prête. Par leur spécificité, certains domaines sont peu ou pas couverts, comme les prestations intellectuelles, les logiciels. » L'Ugap intègre, elle, des critères d'achats durables dans plus de 50 % de ses marchés. « Ici, on est plutôt dans la norme, souligne ce dernier. De tels critères ne s' intègrent pas partout comme dans un marché concernant les fournitures de mobilier de bureau. »

Au final, beaucoup d'acheteurs interrogés (40 %) reconnaissent que les achats responsables ne représentent aujourd'hui que 0 et 5 % de leur volume d'achats. « Ce n'est pas beaucoup, mais la tendance est vraiment lancée, y compris dans les petites collectivités », positive Serge Hombert. Selon lui, ce faible montant n'est pas uniquement dû aux acheteurs. « Les marchés fournisseurs ne sont pas tous très matures sur ce point. Parfois, les prestataires ne sont pas en mesure de répondre de manière satisfaisante et complète aux appels d'offres ou autres procédures, fondés, entre autres, sur des critères d'achats responsables. » Il préconise donc de s'inscrire progressivement dans la démarche pour monter en puissance après quelques marchés.

Michèle Genin, responsable service achats et marchés publics, Crous de Grenoble

Michèle Genin, responsable service achats et marchés publics, Crous de Grenoble

Le point de vue de...
«Il faut changer les mentalités»

« La professionnalisation des achats publics est en marche, c'èst indéniable. Mais nous manquons encore de moyens pour réaliser les objectifs fixés. » MichèLe Genin, responsabLe depuis sept ans du service achats et marchés pubLics du Crous de GrenobLe, pour les marchés de services et de fournitures, regrette notamment de ne pas disposer de Logiciels de gestion financière ou de gestion des marchés pubLics. « Ces outils seraient utiles pour mesurer et améliorer la performance de nos achats », souLigne-t-elle. Pour cette ancienne responsabLe de formation dans Le privé, Les structures publiques doivent absolument former leurs coLLaborateurs aux achats, voire recruter. « Il faut changer les mentalités, dit-eLLe. Les acheteurs publics ne sont pas des juristes. » La promotion de La fonction achats auprès des services internes serait aussi, seLon eLLe, un point essentieL des formations attendues.
Crous de Grenoble
STRUCTURE
Etablissement public
VOLUME D'ACHATS 2009
20 millions d'euros
EFFECTIF ACHATS
4 collaborateurs

Marie-Odile Chaumont, responsable service achats, département du Rhône

Marie-Odile Chaumont, responsable service achats, département du Rhône

Le point de vue de...
Expliquer notre rôle dans l'analyse des marchés fournisseurs»

Depuis Le début de L'année, une direction de La commande pubLique regroupe désormais, au sein du département du Rhône, Le service des achats et ceLui des marchés pubLics. Une tendance contraire à beaucoup de coLLectivités qui préfèrent aujourd'hui séparer ces deux fonctions. « Depuis la création du service des achats en 2003, les directions du Rhône ont eu le temps d'apprécier notre valeur ajoutée sur le plan économique et notre complémentarité avec le service des marchés publics qui intervient sur des aspects essentiellement juridiques. Dès lors, il n'est plus utile de marquer cette séparation alors que les deux services ont besoin de travailler main dans la main pour des achats publics performants, du point de vue économique mais aussi juridique », expLique Marie-OdiLe Chaumont, responsabLe du service achats du département du Rhône. Cette reconnaissance en interne, eLLe L'expLique de pLusieurs manières. Tout d'abord, par La réaLisation d'une nomenclature spécifique parfamiLLe d'achats, et non simpLement en fonction des seuiLs des marchés. « Ce travail nous a permis de rencontrer l'ensemble des prescripteurs internes et, par la même occasion, d'expliquer notre rôle dans la définition des besoins, l'analyse des marchés fournisseurs ou des réponses aux marchés publics, détaiLLe Marie-OdiLe Chaumont. Les acheteurs se sont également impliqués dans des réseaux professionnels favorisant les échanges de bonnes pratiques et rencontrent régulièrement les fournisseurs, notamment en se rendant dans les salons. » La rédaction d'un guide des achats, rappeLant La mission exacte du service, s'est avérée fort utile. Par aiLLeurs, l'utilisation d'un logiciel de gestion électronique de documents permet aujourd'hui de répertorier tous les marchés passés par le département du Rhône et »d'éviter à des services très déconcentrés de repartir de zéro lors de chaque procédure «. Une personne est d'ailleurs chargée de veiller quotidiennement au respect de la nomenclature
Département du Rhône
Structure
Volume d'achats 2009
200 millions d'euros hors DSP
Effectif achats
6 collaborateurs

Magali Tissier, responsable département achats, marchés et approvisionnements, Régie des Transports de Marseille

Magali Tissier, responsable département achats, marchés et approvisionnements, Régie des Transports de Marseille

Le point de vue de...
«Nous recherchons plutôt des acheteurs polyvalents

C'est l'un des marchés du moment. Le département des achats de la Régie des Transports de Marseille (RTM) travaille main dans la main avec la direction de la communication pour référencer la future agence de communication de l'organisation. Cette collaboration témoigne de la maturité de la fonction des achats au sein de la Régie, alors que la communication ou le marketing restent des familles à conquérir dans bon nombre de services achats, y compris dans le privé. Pourtant, Magali Tissier, responsable du département achats, marchés et approvisionnements, ne fait preuve d'aucun triomphalisme : « Nous traitons les dossiers au fur et à mesure, aussi bien les achats techniques que les frais généraux et les prestations intellectuelles. La collaboration avec la direction de la communication s'est faite tout naturellement. » Ainsi, la responsable et ses équipes travaillent avec les services en interne sur la définition des besoins, la sélection des critères ou encore la négociation avec les fournisseurs quand la procédure le permet. « Ces échanges avec nos clients internes sont fondamentaux. On ne peut pas être expert en tout. C'est pourquoi nous recherchons plutôt des acheteurs polyvalents.»
Régie des Transports de Marseille
Structure
Etablissement public
Volume d'achats 2009
70 millions d'euros
Effectif achats
6 collaborateurs

Audrey Gandon, echeteur leader des prestations intellectuelles, Caisse des dépôts et consignations

Audrey Gandon, echeteur leader des prestations intellectuelles, Caisse des dépôts et consignations

Le point de vue de...
«Négocier quand la procédure le permet n'est plus tabou »

Pour Audrey Gandon, acheteur leader prestations nos clients internes. Dans les entreprises, les acheteurs intellectuelles à la Caisse des dépôts et consignations, n'ont pas toujours les moyens d'obtenir une visibilité aussi l'image des acheteurs publics est en train de changer, aussi bien vis-à-vis des services internes que du Les services de la Caisse des dépôts et consignations marché des fournisseurs. « Evaluer et challenger le besoin, négocier quand la procédure le permet, etc., ce n'est plus tabou ! », témoigne cette acheteuse issue du privé. Si cette dernière reconnaît que les règles sont « un peu plus contraignantes », les procédures publiques ne sont pas, selon elle, dénuées d'avantages. « Par exemple, pour certains marchés, les obligations de publicité nous donnent une visibilité que n'ont pas les acheteurs du privé. Nous avons donc beaucoup plus de réponses aux réponses aux appels d'offres, nous touchons des cabinets de niche, ce qui potentiellement nous permet de mieux répondre aux besoins de nos clients internes. Dans les entreprises, les acheteurs n'ont pas toujours les moyens d'obtenir une visibilité aussi large du potentiel des fournisseurs.»
Les services de la Caisse des dépôts et consignations semblent convaincus de la valeurs ajoutée des achats. « Les clients internes ne viennent plus nous voir parce qu'ils y sont obligés, mais parce que nous allons les aider à mieux définir leurs besoins et à mieux analyser les réponses des fournisseurs », se félicite l'acheteuse. Nulle peur d'une stratégie trop axée sur la réduction des coûts? « Chez nous, le prix ne représente pas plus de 50 % des critères de sélection d'un prestataire et les réponses opérationnelles sont au coeur du dispositif », répond Audrey Gandon. Ainsi, le cost killing ne fait pas partie du langage de l'établissement public.
Caisse des dépôts et consignations
STRUCTURE
Établissement public
VOLUME D'ACHATS 2009
72 millions d'euros
EFFECTIF ACHATS
29 collaborateurs

Sylvie Gaudemard, responsable service achats marchés, ville de Clermont-Ferrand

Sylvie Gaudemard, responsable service achats marchés, ville de Clermont-Ferrand

Le point de vue de...
«L'acheteur public joue un rôle moteur»

La ville de Clermont-Ferrand s'est dotée d'un service des achats début 2006. « Auparavant, la fonction achats était essentiellement fondée sur des considérations administratives et juridiques. L'objectif de la ville était de ramener les problématiques de gestion de l'argent public et les préoccupations économiques au premier plan », témoigne Sylvie Gaudemard, qui a pris la tête de ce service dès sa création. Pour cette ancienne contrôleuse de gestion au sein de la mairie, pas question pour autant d'opposer systématiquement les acheteurs publics aux juristes de la commande publique. « Ils doivent nécessairement travailler ensemble, pour des achats à la fois performants et sécurisés. » Un travail en commun qui, selon Sylvie Gaudemard, nécessite de former des agents publics aux achats plutôt que de recruter des acheteurs venus du privé. « Il y a une telle différence de culture entre le public et le privé que les acheteurs issus des entreprises risquent d'avoir beaucoup de difficulté à s'adapter aux spécificités du public. » Pour la responsable, la professionnalisation des achats est bel et bien en marche, comme en témoigne l'intégration de critères environnementaux et sociaux dans les marchés publics de la ville. « Sur certaines familles, comme le nettoyage des locaux, ces considérations représentent jusqu'à 20 % des critères d'attribution, se félicite Sylvie gaudemard. Ici, l'acheteur joue un rôle moteur et travaille sur le besoin avec les services concernés, et non sur le strict respect de procédures administratives» Le signe d'une fonction très mature.
Clermont-Ferrand
STRUCTURE
Mairie
VOLUME D'ACHATS 2009
75 millions d'euros
EFFECTIF ACHATS
17 collaborateurs