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Les achats de formation et la démarche achats

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Prosaïquement, la formation représente pour le salarié une façon de progresser. Pour l'entreprise, elle constitue un réel investissement. Pour autant, acheter une formation n'est pas acquérir un produit fini mais une «promesse» de satisfaction.

En France, le 1 % formation et plus encore la mise en place du droit individuel à la formation (Dif) ont engendré une offre importante sur un marché atomisé et desservi par une grande diversité de prestataires, depuis les géants comme Cegos ou Demos jusqu'à la myriade de microsociétés, sans oublier l'enseignement initial et les organismes professionnels.

La problématique de l'achat de formation est contenue dans sa définition même. Il s'agit d'une «promesse» de satisfaction et non d'un produit fini, l'objectif étant de réduire l'inconnu par des garanties sur l'organisme et des retours d'expérience. C'est un achat conclu en accord avec plusieurs interlocuteurs (les services achats, ceux employant la personne à former, les ressources humaines ainsi que le stagiaire lui-même), qui ont parfois des objectifs complètement différents. Par ailleurs, il existe une très grande diversité dans les plans de formation: ceux récurrents (par exemple concernant les langues et les métiers de l'entreprise), ceux liés à des changements dans l'entreprise (nouveau logiciel, nouveaux marchés, etc.) ou dans un service (nouvelle norme comptable, internationalisation) et ceux, encore, liés à l'évolution du salarié. Les technologies nouvelles, telles que l'e-learning, sont en passe de révolutionner la formation, lui donnant notamment une dimension ludique en phase avec l'évolution actuelle de notre société (le développement des serious games par exemple).

Etablir un contrat de résultats

Les techniques achats visant à réduire le coût de la formation (l'investissement) et à la rendre la plus efficace possible ( retour sur investissement) restent toutefois «classiques»: un contrat de résultats, basé notamment sur les retours des stagiaires et le suivi de la prestation (diplômes ou tests en fin de stage) ; un cahier des charges strict (nombre de stagiaires, localisation, stabilité des enseignants...) ; la concentration des fournisseurs sur un panel d'entreprises référencées avec des prix négociés ; et enfin la mise en place d'accords-cadres.

Il est préférable que l'acheteur s'en tienne à son métier: élaboration du cahier des charges avec les services RH, collecte des fournisseurs, négociation, etc., sans tenter de rivaliser avec l'expérience et le savoir-faire des services RH. Pour autant, l'acheteur doit être moteur dans la promotion du e-learning, source potentielle d'économies directes (prix et coût de la formation) et indirectes (pas de frais de déplacement, ni de temps passé dans les transports). Il analysera la cohérence des offres des prestataires afin de reconstituer les coûts.

Un détail peut faire la différence: exiger des prestataires récurrents que leurs enseignants-clés aient passé au moins une journée dans l'entreprise cliente pour en comprendre le vocabulaire et les particularités. Après quoi, il sera temps pour l'acheteur de laisser les services opérationnels choisir en fonction des accords-cadres. Car il ne faut pas perdre de vue le fait que la formation est aussi un outil de management, destiné à motiver et valoriser le salarié: sa hiérarchie doit demeurer l'ultime décideur en la matière. Achats et RH doivent rappeler de concert aux services opérationnels que la formation n'est ni une formalité ni une distraction, mais bien un investissement.

Les clés

- La formation est un achat quadripartite avec la DRH, le stagiaire, sa direction métier et les achats - L'acheteur doit s'en tenir à sa valeur ajoutée, sans se mettre en compétition avec les autres parties prenantes - Exiger des prestataires récurrents que les formateurs s'immergent dans l'entreprise.

L'expert

Alexandra Augé est responsable du développement de Sérénia, cabinet de conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects, et dans l'externalisation des achats et de la recherche d'avoirs.