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Les MPF premier maillon de votre GED

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Faire des MPF la première brique de leur gestion électronique de documents (GED) est devenu une priorité pour les entreprises. Les constructeurs de multifonctions ont donc pris ce virage en intégrant des solutions logicielles ad hoc sur leurs machines.

MPF et GED font bon ménage, en voici la preuve. A l'office du tourisme du Grand Lyon, les demandes de visites guidées sont associées à un numéro de commande, classées puis identifiées en tant que devis. Ces derniers, générés en PDF, sont automatiquement [intégrés dans la gestion 'électronique de documents (GED). Les bénéfices? Une réduction du volume de papier utilisé, la diminution des délais de réponses clients et l'amélioration de la productivité. «Ces optimisations ont été obtenues grâce au projet de gestion électronique de documents et à la mise en place de solutions logicielles de gestion documentaire embarquées», précise Mohamed El Yacoubi, le responsable informatique. Même constat chez Peugeot Azur qui a amélioré sa gestion des réclamations clients en déployant une solution logicielle de GED. Ces requêtes provenant de sources hétérogènes (fax, e-mail, téléphone, courrier) étaient gérées sans aucune traçabilité, ni suivi et nécessitaient un temps de traitement important. Grâce à une gestion électronique centralisée renforcée par un workflow, la concession peut centraliser toutes les demandes adressées à sept sites différents. «Nous disposons d'un historique d'échanges avec nos clients tout en assurant une réactivité optimale», assure Aurélien Cabasset, adjoint au directeur administratif et financier. Ces deux exemples montrent bien à quel point les solutions logicielles de gestion documentaire embarquées ont pris une place importante dans les projets de GED. Conscients de l'enjeu, les équipementiers s'y préparent. Chez les leaders du marché (Canon, HP, Konica-Minolta, Xerox, Ricoh) comme chez les outsiders (Lexmark, Toshiba, Kyocera et maintenant Samsung), on renforce les offres en multipliant les services. Le MPF, devenu un serveur d'impression disposant d'un disque dur à grande capacité de stockage (plusieurs dizaines de giga octets), devient désormais le point névralgique des projets de dématérialisation. «Pour Canon et l'ensemble des constructeurs, les solutions logicielles de gestion documentaire embarquées sont devenues la grande priorité », confirme Nicolas Malen, chef produit GED chez Canon. Même son de cloche pour Vannina Maestracci, directeur reprographie chez Factea: « Depuis plus de deux ans, les principaux équipementiers se sont lancés dans une stratégie basée sur une profusion de services, résolument orientés vers la GED.»

Nicolas Malen, Canon

«Pour Canon et l'ensemble des constructeurs les solutions logicielles de gestion documentaire embarquées sont prioritaires.»

Trois niveaux de services embarqués

On distingue généralement trois niveaux de solution logicielle de GED embarquée. Le premier rassemble les services proposés nativement et gratuitement par les constructeurs sur leurs MPF: l'impression, la copie et le fax. Sans oublier l'ensemble des services de numérisation associés: scan-to-fax, scan-to- folder, scan-to-email, faxto-email et globalement, l'archivage automatique de données qui sont désormais des fonctions natives. Puis, le développement du protocole de communication «Open Api» (interface ouverte de programmation d'application) a permis d'enrichir les services natifs de fonctions plus sophistiquées comme le travail en mode collaboratif ou les conversions de format de documents, etc. Cet enrichissement est réalisé par les constructeurs, ou par des éditeurs tiers, qui se servent de connecteurs développés conjointement avec ces mêmes constructeurs pour s'interfacer avec les machines. Enfin, le nec plus ultra de l'évolution, les solutions logicielles de gestion documentaire les plus récentes permettent aux utilisateurs de lancer des projets complexes de dématérialisation ou de GED. A partir de leurs MPF, ces derniers peuvent inclure dans les documents numérisés des métadonnées gages d'une meilleure indexation des documents, afin d'assurer un classement, une recherche et une circulation plus efficaces des documents numériques. « Les progiciels intégrés aux MPF permettent de dématérialiser les processus internes, notamment ceux à haute valeur stratégique. Par exemple, avec la numérisation de documents comptables rattachés aux dossiers clients», précise Tomas Collins, directeur solution & IT services de Ricoh.

Vannina Maestracci, Factea

«Depuis plus de deux ans, les principaux équipementiers se sont lancés dans une stratégie basée sur une profusion de services, résolument orientés vers la GED.» ,

Moins de licences, plus de SaaS et de cloud...

Aujourd'hui, le développement du cloud computing permet d'aller encore plus loin. En étant hébergés sur des serveurs déportés, les systèmes d'impression deviennent plus souples à gérer. Ils s'affranchissent des contraintes de locaux dédiés tout en évitant les investissements massifs. «Depuis 2011, l'achat de licences sur les MPF diminue au profit des investissements réalisés dans les solutions en mode SaaS et cloud», confirme Tomas Collins (Ricoh). Et le futur est déjà en marche, puisqu'on parle de web serveur pour qualifier la nouvelle gamme de MPF concoctée par Konica-Minolta. Le coût des solutions dépend naturellement de l'envergure du projet, du nombre d'utilisateurs associés et du volume de documents traités.

Pour les services embarqués de base, le prix sera fonction des performances de la machine. Il faut compter en moyenne entre 1 200 et 1 800 euros pour une imprimante, 3 500 euros pour une photocopieuse multifonction. En choisissant des fonctions supérieures, l'investissement devra tenir compte du coût des licences. En moyenne, ce coût se situe entre 300 et 500 euros en version monopersonnel, et environ 1000 euros par utilisateur en version groupe (soit cinq personnes minimum, en général). A cela, il convient d'ajouter l'option maintenance qui peut représenter entre 15 et 20 % du coût du logiciel. Finalement, les multifonctions, en embarquant des solutions logicielles qui s'enrichissent de nouveaux services, sont devenues de véritables interfaces entre les documents physiques et électroniques circulant dans l'entreprise. En y ajoutant une touche de services mobiles et un zeste de web serveur, l'ère des centres multimédias est à portée de mains.

Sébastien Saumier, Microsoft

Sébastien Saumier, Microsoft

Témoignage
«Place à une nouvelle expérience de travail pour Microsoft»

Lorsqu'en 2009, Microsoft regroupe ses opérations sur un nouveau site, au coeur de la société numérique française à Issy-les-Moulineaux, l'éditeur souhaite créer une vitrine technologique ouverte à tous, où l'innovation, respectueuse de l'environnement, apporte une nouvelle expérience de travail. «Nous souhaitions fournir aux employés des solutions intégrées et adaptées à l'usage des espaces pour réduire le nombre d'impressions, gérer la confidentialité des documents et accélérer les échanges de données », souligne Sébastien Saumier, directeur informatique exécutif.
Ainsi, les pôles d'impression ont été équipés de multifonctions munies de lecteurs de badges pour faciliter l'impression aux collaborateurs nomades et semi-nomades, garantir la confidentialité et limiter le gaspillage de papier. Xerox a également pris en charge la gestion proactive de l'ensemble des équipements, la maintenance et le support aux utilisateurs à travers un service desk et un opérateur dédié présent sur le site. «Microsoft a réduit ses volumes d'impression et sa consommation de papier d'environ 35%, tout en permettant aux collaborateurs de se concentrer sur leur coeur de métier, explique le directeur informatique exécutif. La prochaine étape est d'étudier la faisabilité d'une solution d'impression à partir de terminaux mobiles», conclut Sébastien Saumier.


Microsoft France
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Éditeur de logiciels et services informatique
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EFFECTIF ACHATS FRANCE
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