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Le secteur public rationalise ses déplacements

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A l'image du régime des élus, les règles de déplacements sont très strictes dans la sphère publique. Afin de veiller à leur bonne application, les collectivités songent désormais à s'équiper en outils de gestion et à recourir aux agences de voyages.

Depuis quelques années, la mairie de Bordeaux s'est attaquée de front à ses dépenses de voyages. «La recherche d'économies est systématique. Que ce soit pour l'avion ou le train, la solution la moins chère doit toujours être privilégiée», témoigne un responsable de la mairie bordelaise, dont le budget voyages annuel atteint les 233000 euros, hors relations internationales et invitations de personnalités. La gestion de ces voyages d'affaires, notamment pour l'achat de billets de train ou d'avion, a été confiée à deux prestataires, selon une logique géographique. L'agence Carlson Wagonlit Travel a en charge les achats concernant les voyages nationaux. Pour la gestion des déplacements internationaux, la collectivité a choisi American Express Voyages d'Affaires. «Mais nos collaborateurs se déplacent très peu à l'étranger», précise le responsable de la mairie.

Vers une optimisation des coûts

A l'instar de Bordeaux, les communes veulent aujourd'hui professionnaliser leur politique voyages. La réduction des coûts en la matière est devenue une priorité pour les collectivités territoriales. Dans cette optique, de plus en plus d'entre elles font appel aux services d'une agence de voyages. La tendance s'est fortement affirmée ces dernières années, où de nombreux appels d'offres ont été lancés, principalement dans les grandes agglomérations et les conseils régionaux ou généraux. Plus que la réduction du nombre de déplacements, «les collectivités sont avant tout soucieuses de simplifier leur processus de réservation et d'en diminuer les coûts», explique Olivier Frosio, directeur account manager chez Carlson Wagonlit Travel. Même son de cloche chez American Express Voyages d'Affaires: «Pour chaque déplacement, la solution économique doit être connue et privilégiée. Les collectivités font appel à nous pour les aider à définir et mettre en place une politique voyages et des réductions des coûts. Nous nous situons en prestataires de conseils, en amont des projets», assure Philippe Le Tymen, directeur des marchés publics chez American Express.

En recourant aux agences de voyages, les collectivités cherchent avant tout à rompre les monopoles historiques des opérateurs uniques que pouvaient être Air France et la SNCF. La rupture est en cours, mais elle n'empêche pas les transporteurs de maintenir, parfois, leur position préférentielle. A Bordeaux, par exemple, c'est systématiquement Air France qui est choisie dès lors que l'aérien est autorisé. «Mais de plus en plus souvent, on se rend compte que passer par EasyJet ou Ryanair, même pour des vols intérieurs, peut finalement s'avérer plus intéressant sur le plan financier et au niveau du confort», analyse Christophe Drezet, consultant chez Epsa. La logique consiste désormais à comparer les offres. «Aujourd'hui, les besoins et les préoccupations des communes et des collectivités territoriales sont les mêmes que ceux des grosses entreprises privées, analyse Eric Audouin, directeur commercial d'American Express Voyages d'Affaires. Leur objectif est de fixer les règles et de faire en sorte qu'elles soient systématiquement appliquées. Sur ce plan, la rigueur de certaines collectivités inspire même les entreprises.»

Christophe Drezet, Epsa

«Les agents des collectivités territoriales commencent à utiliser les compagnies à bas coût pour se déplacer.»

Un meilleur contrôle des notes de frais

En plus de confier la gestion de leurs déplacements aux agences de voyages, les communes montrent depuis peu un intérêt pour la mise en place de systèmes de contrôle d'ordres de mission ou de notes de frais. Un meilleur contrôle qui participe à l'optimisation de déplacements et des remboursements de frais. «Or seuls les outils peuvent assurer une véritable efficacité», assure Christophe Drezet (Epsa). Un créneau sur lequel les solutions de gestion de voyages et de contrôle, telles que celles éditées par Etap-on-Line ou Air Plus International, se positionnent et se développent. Le conseil général d'un grand département du Nord s'appuie ainsi, depuis le 1er janvier dernier, sur le déploiement d'Ulysse Travel, un logiciel de gestion des notes de frais édité par Etap-on-Line, dans le cadre de sa politique voyages. Les besoins sont importants, puisque 8 000 collaborateurs se déplacent ou sont susceptibles de le faire, et 30 000 notes de frais sont produites chaque année. La collectivité dispose d'un budget d'achats annuels pour les voyages de 420 000 euros et rembourse sur la même période 3 millions d'euros de frais. «Le passage par Ulysse Travel offre une meilleure lisibilité à nos collaborateurs», affirme l'un des responsables des déplacements du département.

Dans leur tâche, les gestionnaires de déplacements peuvent s'appuyer sur des règles très strictes et propres à la sphère publique. L'homogénéisation s'en trouve facilitée, de même que la rédaction du cahier des charges soumis aux prestataires. Tel est par exemple le cas pour les élus.