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Le retour en grâce de l'e-procurement

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Après avoir promis des miracles, l'e-procurement a beaucoup déçu. Environnement instable, technologie immature, lancement dans la précipitation, de nombreux facteurs expliquent l'échec relatif des projets. Aujourd'hui, les conditions semblent réunies pour un déploiement moins chaotique. Avec des objectifs réalistes.

@ Stockbyte

L'e-procurement est né avec l'euphorie du début des années 2000 et le foisonnement des projets e-business dans les entreprises. Pour les directions achats, ces outils de gestion électronique des approvisionnements étaient l'occasion inespérée de valoriser cet aspect de leur métier et de dépoussiérer la fonction. De nombreux grands groupes ont investi massivement dans cette technologie pour réduire les coûts, améliorer l'efficacité des achats et avoir une meilleure visibilité sur les dépenses. Cette démarche a, depuis, suscité beaucoup de déceptions. «Souvent lancés dans la précipitation, les projets e-procurement ont été souvent conçus comme des projets technologiques avec l'implémentation d'un nouvel outil, et non comme de véritables projets métier», explique Gilles Cohen, associé chez Ineum Consulting. Dans leur emballement, la plupart des entreprises ont sous-estimé la complexité des projets et les résistances aux changements. Les coûts ont tellement dérivé que certains consultants se sont mis à ironiser sur le «stylo à 1 million de dollars». En effet, le périmètre passé sous e-procurement s'est souvent cantonné aux achats de frais généraux (fournitures de bureau, consommables informatiques...), et non aux familles d'achats les plus stratégiques, ni les plus simples à identifier. Au point de refroidir les ardeurs de certaines entreprises qui se sont arrêtées au stade pilote ou ont carrément abandonné le projet (30 % selon les estimations d'Ineum Consulting). Pour autant, d'autres ont réussi à tirer le meilleur parti de l'outil et à dégager des gains substantiels en le déployant de manière pragmatique.

Les différentes catégories d'achats pouvant être traitées sous e-procurement

- LES CLASSIQUES
Fournitures de bureau, mobilier, systèmes d'impression, consommables informatiques, alimentation, fournitures pour l'entretien des locaux, fournitures de laboratoires et d'atelier, sécurité, courrier...


- LES NOUVELLES
Serveurs, logiciels bureautiques, prestations de maintenance, formation, recrutement, entretien, eau, électricité, reprographie...


- LES DIFFICILES
Transport, publicité...

@ Source: Ineum Consulting

Gilles Cohen, Ineum Consulting

«Les entreprises ont tiré les enseignements de la première vague et relèvent le challenge avec plus de discernement.»

Une meilleure visibilité

 

Malgré ce bilan mitigé, il ne s'agit pas de jeter le bébé avec l'eau du bain. «Aujourd'hui, les entreprises ont tiré les enseignements de la première vague et relèvent le challenge avec plus de discernement, affirme Gilles Cohen. Les technologies ont gagné en maturité, rendant plus simple et abordable l'implémentation des solutions. Désormais, les projets s'inscrivent dans de réelles politiques d'achats.» Principale vertu: l'e-procurement offre de la visibilité sur des achats qui étaient auparavant émiettés et noyés dans la masse. «Grâce à cette meilleure connaissance des achats, il est possible d'optimiser le parc fournisseurs, de massif 1er les commandes et donc d'obtenir de meilleures conditions d'achat, détaille Gilles Cohen. Les gains annoncés sont évalués entre 4 et 20 %.» Qui dit visibilité dit aussi contrôle. Ainsi, le recours à l'outil de passation de commande et aux workflows d'approbation attenants contribue à la réduction des achats dissidents et à l'amélioration de la conformité aux contrats. Enfin, l'e-procurement permet le transfert de l'acte de passation de commandes des acheteurs vers les utilisateurs finaux. Les acheteurs peuvent passer moins de temps sur des tâches purement administratives et ainsi se recentrer sur des activités plus stratégiques.

Mot clés : projet |

H. E. B.