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Le recours aux enchères inversées, un procédé contesté pour des prestations humaines

Décision Achats N°117 - 01/09/2008 - Nathalie Costa

La pratique des enchères électroniques inversées dans les services généraux n'en est encore qu'à ses balbutiements. Cette méthode qui consiste à choisir le prestataire « moins-disant » ou « moins-coûtant » est loin de faire l'unanimité dans les services généraux. Éclairage sur un procédé qui fait toujours débat.

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Si la mise en œuvre de cette méthode ne change en rien le processus traditionnel d'achat qui comprend toujours un appel d'offres visant à sélectionner des fournisseurs, un cahier des charges et un contrat, le recours aux enchères inversées doit être parfaitement encadré. «Une séance d'enchères en ligne se prépare bien en amont. Je déconseille cette pratique aux entreprises qui ne maîtrisent pas parfaitement toutes les ficelles de ce procédé», affirme Hicham Abbad (K-Buy).

Tout d'abord, l'acheteur doit présélectionner des prestataires auxquels il va envoyer son cahier des charges. Celui-ci doit être clair, extrêmement précis et contenir des informations sur les modalités de la consultation de l'enchère (durée de la séance, prolongations éventuelles) et sur les règles d'attribution du marché. Ce document doit également demander des renseignements sur le prestataire: sa taille, son chiffre d'affaires, ses références clients, sa politique concernant les ressources humaines ou le développement durable. L'acheteur procède ensuite à l'analyse des offres. Dans certains cas, il est nécessaire de rencontrer les fournisseurs à l'occasion d'une soutenance pour obtenir des précisions sur leurs propositions. Avant l'enchère, il est important que les prestataires s'assurent qu'ils maîtrisent tous les scénarios de prix envisageables, avec leurs répercussions sur leurs taux de marge. En général, une enchère-test a également lieu pour valider la bonne maîtrise de l'outil par les quatre ou six fournisseurs conviés.

Lors de la séance, l'information donnée aux fournisseurs sur son positionnement peut être de plusieurs types: soit le fournisseur a connaissance des offres tarifaires effectuées par ses concurrents en tout anonymat, soit il est informé sur la place qu'il occupe (premier, second, troisième...) par rapport à ses «adversaires». Au coup de marteau final, l'identité du candidat retenu peut être révélée aux prestataires participants qui en font la demande. L'acheteur doit également enregistrer et conserver pendant un an les données concernant le déroulement des enchères, la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) pouvant procéder à des contrôles.

Le recours aux enchères inversées, un procédé contesté pour des prestations humaines

Lawrence Canu, Uniprotect

«Les enchères s'apparentent au poker: les prestataires sont tentés de descendre au-dessous du prix minimum qu'ils se sont fixé.»

UNE TECHNIQUE BIEN ADAPTÉE AUX ACHATS «STANDARD»

Pour Olivier Wajnsztok, directeur associé d'Agile Buyer, cabinet de conseil spécialisé dans les achats opérationnels, cette technique de négociation est adaptée dans certains cas. Elle peut se pratiquer lorsque le volume d'achats de la famille concernée dépasse un million d'euros et s'il s'agit d'une prestation standard ne présentant pas d'aspect technique au niveau de la sécurité (nettoyage de bureaux classiques non sécurisés comme dans le cas d'une banque, par exemple). Si les acheteurs voient dans les enchères électroniques inversées l'occasion de réduire leurs coûts par une mise en compétition en temps réel, les prestataires redoutent plutôt un risque de concurrence déloyale. Ce type de procédé n'en est encore qu'aux prémices de son développement dans les services généraux.

Témoignage
«Je préfère recourir à un cabinet de conseil»

Jean-Michel Ponthieux, responsable achats et servi ces généraux France

Barry Callebaut
ACTIVITE Fabrication de cacaos et de produits chocolatés
CHIFFRE D'AFFAIRES 2007 2,55 milliards d'euros
EFFECTIF GLOBAL (MONDE) Environ 7 500 personnes
EFFECTIF ACHATS FRANCE 9 personnes
Pour acheter des prestations de services généraux, la société Barry Callebaut France, spécialisée dans la fabrication de cacaos et produits chocolatés, fait appel à des cabinets de conseil plutôt que de pratiquer des enchères inversées. «Celles-ci ne permettent pas de définir clairement tout ce qui est compris dans le prix. Certains critères comme la définition de la performance de la prestation, la politique de formation ou le plan de progrès des entreprises candidates n'apparaissent pas», déplore Jean-Michel Ponthieux, responsable achats et services généraux de Barry Callebaut France. Ce dernier choisit parfois la voie de l'externalisation en s'appuyant sur des consultants spécialisés. «Pour choisir une prestation de gardiennage, le cabinet prend en compte la typologie technique du site à surveiller, les contraintes internes, géographiques ou économiques», avance Jean-Michel Ponthieux. Celui-ci n'est pourtant pas opposé à l'idée de recourir un jour aux enchères inversées pour acheter des fournitures de bureau, du matériel informatique ou des produits «standard». «Je n'ai rien contre le fait de procéder ponctuellement à une enchère inversée, lors de renouvellement de contrat pour me faire une idée des prix pratiqués sur le marché», conclut Jean-Michel Ponthieux.

Témoignage
«Je n'exclus pas de recourir aux enchères inversées dans les services généraux»

Yves Rousteau, directeur achats de CGG Veritas

CGG Veritas
ACTIVITÉ : Services pétroliers
CHIFFRE D'AFFAIRES 2007 : 2,4 milliards d'euros
EFFECTIF GLOBAL (GROUPE) : 6 000 collaborateurs
VOLUME D'ACHATS 2007 : 1,4 milliard d'euros
EFFECTIF ACHATS : 60 personnes
Depuis 2003, le groupe français de services pétroliers CGG Veritas pratique les enchères électroniques inversées pour acheter du fioul, choisir un transporteur (maritime, aérien) et des produits télécoms. «Même si, actuellement, nous n'achetons pas de prestations dans les services généraux par ce biais, nous n'excluons pas d'y recourir un jour», annonce Yves Rousteau, directeur achats chez CGG Veritas. Celui-ci précise que les enchères inversées pour l'achat de fioul ou de prestations de services généraux offrent les mêmes avantages. «Elles représentent un moyen de négociation efficace: d'une part, nous identifions rapidement l'offre la plus intéressante; d'autre part, nous réduisons le temps de négociation car une séance dure environ deux heures», note Yves Rousteau.
Autre point positif pour CGG Veritas: la transparence. Selon Yves Rousteau, avec les enchères inversées, aucun prestataire ne se sent lésé. Tous les participants sont sur un pied d'égalité. Le jour J, chacun peut renchérir comme il le souhaite. Enfin, ce procédé est un bon moyen pour CGG Veritas d'améliorer son cahier des charges par l'ajout au fil du temps de nouvelles données, notamment sur les processus de contrôle de la qualité.

Mots clés : Enchères inversées | Services généraux | Enchères électroniques inversées