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Le coût à la page nerf de la négociation

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Longtemps privilégié par les constructeurs de copieurs, le coût à la page est aujourd'hui pratiqué par tous les fournisseurs. Ce mode de facturation, outil de comparaison presque homogène, devient pour les acheteurs une véritable arme de négociation.

Avec une réduction de 70 % du nombre de consommables utilisés, de 1 600 à 500 toners par an, Degrémont peut se féliciter d'avoir fait appel à Lexmark. En mai dernier, la filiale de Suez Environnement, spécialisée dans le traitement des eaux, a confié la gestion de son parc d'impression au constructeur américain, pour améliorer l'utilisation de ses périphériques et réduire ses coûts. Cette politique illustre la question de l'optimisation du budget impression, un poste de dépenses qui peut représenter jusqu'à 3 % du chiffre d'affaires d'une entreprise, selon la majorité des spécialistes du secteur. Avec plus d'une quinzaine de fabricants et quelques centaines de revendeurs sur tout le territoire, l'atomicité de l'offre de systèmes d'impression laisse à penser que les acheteurs n'ont que l'embarras du choix. Mais les comparaisons entre les différents constructeurs sont loin d'être simples.

Vers une harmonisation du coût à la page

Depuis le début des années quatre-vingt-dix, marqué par l'avènement du photocopieur multifonction, la facturation du coût d'impression à la page s'est progressivement imposée dans les pratiques commerciales des deux grandes familles de prestataires de système d'impression, à savoir les fabricants de photocopieur et ceux d'imprimantes. Le coût à la page s'est démocratisé et permettrait aujourd'hui aux acheteurs de comparer les offres proposées par les constructeurs et revendeurs. Mais ces derniers sont-ils unanimes sur la définition du coût à la page? Malheureusement, non! Selon Laurent Besnard, fondateur du cabinet CLB Conseils, spécialisé dans la gestion des coûts de bureautique, « ce mode de facturation n'est absolument pas normé. Les fournisseurs peuvent intégrer ce qu'ils veulent dans leurs calculs, rendant les offres incomparables. » Les fabricants traditionnels de copieurs sont les pionniers de la facturation à la page. Ils se sont entendus pour intégrer les déplacements de techniciens, la maintenance, le changement de pièces et les consommables dans le calcul du coût à la page. Concrètement, l'ensemble de ces charges est rapporté sur le nombre de copies consommées par l'entreprise cliente. En contrepartie, cette dernière s'engage à réaliser un certain volume de pages (couleur et/ ou noir et blanc) par mois ou trimestre, sur une durée définie avec le fournisseur, allant d'un à cinq ans. Selon Vannina Maestracci, directrice de Factea Reprographie, filiale du groupe Factea spécialisé dans les achats, il faut compter pour un copieur multifonction entre 0,005 et 0,006 euro pour une copie noir et blanc, et entre 0,05 et 0,06 euro pour une copie couleur.

Les fournisseurs d'imprimantes, quant à eux, ont longtemps abordé la facturation à la copie sous un autre angle. « Ils vendaient des machines sans se soucier du cycle de vie de leurs produits, se préoccupant uniquement d'écouler leurs consommables en fonction des besoins du client », explique Stéphane Matyas, président de la chambre marketing et prospective du SnessiSyndicat national des entreprises de systèmes et de solutions d'impression. et directeur marketing de Xerox. Avec l'arrivée de la multifonction, la frontière entre fabricants de copieurs et fournisseurs d'imprimantes s'est estompée. Il s'est alors opéré alors une convergence sur le mode de calcul du coût à la page.

Les donneurs d'ordres en position de force

Aujourd'hui, l'acheteur se trouve face à une offre de systèmes d'impression qui tend à s'homogénéiser, plutôt à son avantage. « Souvent, les contrats liés aux systèmes d'impression pouvaient courir jusqu'à 21 trimestres (environ cinq ans), avec des engagements en termes de volumétrie, explique Vannina Maestracci (Factea Reprographie). Par exemple, 10 000 copies en noir et blanc par mois. » Un système qui peut s'avérer pénalisant si le volume de copies vient à fluctuer à la hausse ou à la baisse d'un mois sur l'autre. Les fabricants de copieurs ont donc décidé les premiers d'assouplir leurs conditions d'engagement, en offrant la possibilité d'un engagement annuel sur la volumétrie, pour lisser les quantités de copies utilisées. Par ailleurs, il est désormais possible d'obtenir un contrat lié à la durée, par exemple pour un an. « Aujourd'hui, ce sont clairement les acheteurs qui font les prix, explique Vannina Maestracci. Ils détiennent un véritable pouvoir de négociation, et ce dès la commande d'un seul produit. » Même l'engagement de volumétrie est soumis à la discrétion des donneurs d'ordres. « Désormais, il est même possible d'obtenir un contrat sans aucun engagement sur les volumes d'impression », assure Laurent Besnard (CLB Conseils).

Ces nouvelles conditions ne font pas le bonheur des fabricants et des revendeurs. « Le problème, c'est que les fabricants d'imprimantes réalisaient 60 % de leur marge grâce à la vente de cartouches », explique Laurent Besnard. En s'alignant sur la facturation d'un coût à la page, qui intègre les services liés à la vie de leurs machines, les constructeurs historiques d'imprimantes ont vu leur profit décroître. Du côté des fabricants traditionnels de copieurs, ces derniers restent encore très frileux quant à la signature de contrat sans engagement de volumétrie. Lorsque l'entreprise dépasse le nombre de copies mensuel ou annuel engagé, elle doit acheter des cartouches supplémentaires au prix standard, donc plus chères. Or, sans engagement de volumétrie, le donneur d'ordres ne paie pas de surcoût en cas de consommation excessive.

Laurent Besnard, CLB Conseils

« Le coût à la page est un mode de facturation non normé. Les fournisseurs peuvent intégrer ce qu'ils veulent dans leurs calculs, rendant les offres incomparables. »

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Qu'est-ce que le taux d'encrage?

Le taux d'encrage est le pourcentage d'encre imprimée sur une page. Ce taux varie en fonction du document copié et de son format. Traitement de texte graphique, ou PowerPoint: ces différents types de fichier ne sollicitent pas le même niveau d'encre. Sans compter le choix entre la couleur et le noir et blanc . Le pourcentage d'encre sollicitée pour une impression dépend aussi de la résolution du document, par exemple 300 dpi (nombre de pixels pour chacun des points qui constituent une image) pour une photographie en haute définition. Mais la nature du support imprimé joue aussi dans le taux d'encrage. Une radiographie consommera plus qu'une feuille de papier standard au grammage de 80 g/m2. Selon HP, on considère qu'une feuille de papier imprimée en noir et blanc comportant un en-tête, un texte et un logo représente un taux d'encrage de 5 %. Autre exemple: une page de type PowerPoint, avec un texte en gras, un graphique occupant environ 25 % d'espace, contient environ 20 % d'encre. Ainsi, pour la présentation d'un produit, les constructeurs retiennent un taux d'encrage de 5 % sur une page A4. Il s'agit d'un élément mineur dans le calcul du coût à la page pour les entreprises dont les besoins d'impression se limitent à des travaux bureautiques. En revanche, ce taux d'encrage est plus important pour les donneurs d'ordres dont la consommation d'impression peut être beaucoup plus grande, comme dans les ateliers de graphisme ou les cabinets d'architecture.