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La web conference, une alternative aux déplacements?

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A l'heure où les entreprises cherchent à réaliser des économies sur leur budget voyages, la web conference s'impose peu à peu dans les organisations. Les rendez-vous d'affaires ne s'en trouvent pas dégradés.

@ Cisco

Qu'est-ce que la web conference?

Il s'agit d'un outil de communication virtuelle qui permet d'organiser via Internet tous types de rendez-vous (conférences, formations, réunions de travail, etc.) entre des personnes éloignées géographiquement. Cette collaboration synchrone peut s'effectuer grâce à différents canaux de communication, audio et vidéo.

Des applications très variées

La web conference permet de faciliter le travail collaboratif à distance. Les applications couvertes sont multiples: formations à distance et accessibles à tout moment, décentralisation du support technique avec prise en main à distance sur un ordinateur, contacts avec des clients ou des collaborateurs éloignés, etc. D'une manière générale, ce dispositif permet de gagner du temps et de l'argent dans l'organisation des réunions de travail.

Des échanges de qualité

Même si rien ne remplace le face-à-face lorsqu'il s'agit de décisions stratégiques ou de négociations importantes, cet outil réduit de façon significative la nécessité des rencontres en personne, sans pour autant dégrader la qualité des échanges. En effet, il permet d'échanger, en temps réel, des applications et des fichiers (PowerPoint, Flash, etc.). Des conseils d'administration utilisent également la web conference lors de certains votes.

Une solution de plus en plus utilisée

Pour réduire leurs dépenses, un grand nombre de sociétés ont augmenté leur utilisation de la web conference. Selon le baromètre EVP 2008, 62% des entreprises européennes interrogées expliquent avoir recours au web conferencing comme alternative aux déplacements. Cette tendance a été exacerbée par la flambée du prix du pétrole et la forte hausse des tarifs de l'aérien, faisant de cet outil une option plus attirante car permettant des économies importantes (transport, hébergement, temps de déplacement) et une plus grande rapidité de décision. Enfin, le caractère fortement écologique du web conferencing est également en phase avec les préoccupations du moment.

Large panel d'options et de paramètres

Chaque fournisseur de web conferencing offre une grande variété d'options et de paramètres (nombre d'utilisateurs et de réunions simultanées possibles, intégration à certains programmes comme Outlook, etc.), de modes de licences (tarif unitaire par minute, forfait mensuel, abonnement annuel, etc.) et de frais d'installation (logiciel installé sur l'ordinateur, ou via le site web d'un prestataire). Tous ces paramètres influent grandement sur le coût du service. C'est pourquoi il est important d'entreprendre un audit complet de ses besoins afin d'identifier la meilleure solution au prix le plus avantageux.

@ ARNAUD OLSZAK

L'expert

Christophe Drezet est consultant au sein du cabinet Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

Par Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa