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La visioconférence a l'oeil sur le secteur public

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Exit le recours traditionnel à la visioconférence pour réduire ses déplacements. Cette technologie s'impose désormais dans le secteur public comme un outil stratégique propre à booster l'efficacité opérationnelle des organisations en optimisant les process de communication et les prises de décisions. Toutefois, pour garantir le ROI d'une telle solution, une condition s'impose: la formation des utilisateurs.

Parmi les technologies récentes qui ont le vent en poupe dans le secteur public, la visioconférence fait aujourd'hui figure d'outil incontournable. «Le secteur public représente un marché très dynamique. Ainsi, la part de notre business en la matière connaît un déploiement considérable depuis plusieurs années», confirme François Moïse, directeur des solutions communicantes chez Cisco, acteur majeur de la visioconférence. Il évalue ainsi à 5 000 le nombre d'infrastructures équipant les salles de réunion des structures publiques françaises. Constat similaire à l'Ugap, la centrale d'achat public, qui a lancé son premier marché de visioconférence à destination des acteurs publics il y a trois ans. «Le succès remporté par le marché fut non négligeable. Nous avons très vite atteint le plafond maximum prévisionnel pour cet appel d'offres», raconte Laurent Maudy, chef de produit multimédia et audiovisuel.

Mais pourquoi un tel engouement pour la visioconférence? « Car il s'agit d'un marché capable de satisfaire un panel de besoins et d'utilisateurs différents, rappelle Laurent Maudy. Cette tendance se vérifie auprès de l'ensemble de notre clientèle: Etat, collectivités territoriales ou établissements de santé. » Ainsi, plusieurs ministères ont déjà privilégié le recours à la visioconférence, comme celui de l'Intérieur, qui l'exploite pour améliorer la communication avec les préfectures. Autre ministère adepte de la visio: celui de la Justice, qui a poussé l'usage de l'outil à son maximum, surtout dans les services administratifs et les centres pénitentiaires. Cette technologie permet notamment de réaliser des auditions de personnes en garde à vue, évitant ainsi les transferts lourds et coûteux de détenus.

Le secteur de la santé n'est pas en reste non plus, notamment grâce au développement de la télémédecine. «La visio favorise alors la formation à distance des médecins, l'hospitalisation à domicile de certains patients, etc. Plus encore, elle facilite l'organisation de conférences avec des experts pas toujours disponibles pour un rendez-vous en face-à-face», détaille Laurent Maudy (Ugap). Dernier secteur où la visioconférence s'impose de manière plus mesurée, cette fois: le milieu scolaire, notamment pour l'apprentissage des langues à distance dans le cadre du développement de l'école numérique.

Une offre qui s'adapte aux besoins des utilisateurs

On l'aura compris, au-delà des bénéfices économiques liés à la réduction des déplacements, motif traditionnel de recours à la visioconférence, cette démarche se justifie désormais pour des usages métiers très divers. «Ainsi, la visio s'impose comme un outil stratégique pour booster l'efficacité opérationnelle d'une organisation, en optimisant ses process de communication, ses prises de décisions, etc. », confirme François Moïse (Cisco).

Et pour répondre à une demande client toujours plus éclectique, les constructeurs ne lésinent pas sur les moyens. Leur créneau? Segmenter leurs solutions selon les usages existants. « C'est pourquoi les solutions de visioconférence se conjuguent au pluriel: des salles immersives dotées de trois écrans 65 pouces, au grand écran LCD unique pour une salle de directoire, sans oublier les solutions plus légères consistant en un écran de taille d'ordinateur classique (24 pouces) pour un collaborateur désireux de faire de la visio derrière son bureau», explique François Moïse.

Face à la multiplicité des offres, comment faire le bon choix? «Il n'y a pas de solution miracle, tout dépend des besoins de chaque client. On procède vraiment au cas par cas en faisant du sur-mesure», répond François Moïse. Et Laurent Maudy de compléter: «Plus il y a de sites à accorder les uns aux autres, plus l'infrastructure centrale doit être importante. La taille de la machine varie aussi selon le nombre de connexions nécessaires et d'utilisateurs. »

Laurent Maudy, Ugap

« La visio facilite l'organisation de conférences avec des experts pas toujours disponibles pour un rendez-vous physique. »

Toujours plus high-tech, les nouveaux systèmes rendent même la connexion possible entre des terminaux divers: iPhone, iPad, tablettes... Et ce, grâce à un procédé sophistiqué qui permet l'interopérabilité des équipements. C'est dire le potentiel d'innovation propre aux solutions de visioconférence. « Cette technologie est tellement sophistiquée qu'il est difficile pour un client seul de maîtriser une telle infrastructure, à moins de disposer en interne d'un agent dédié à cette tâche. Résultat: dans certaines collectivités dépourvues de cette ressource, la solution peut vite devenir inutilisable ou demeure sous-exploitée», déplore José Jacques-Gustave, CEO de G2J, prestataire distributeur en solutions de visioconférences.

C'est pourquoi la formation des utilisateurs s'avère une condition sine qua non. «La technologie en elle-même ne suffit pas. Encore faut-il la rendre accessible pour exploiter toutes ses fonctionnalités», explique Laurent Gaudy, en rappelant que l'Ugap propose un panel de prestations de services associés (de la définition du besoin au SAV) pour aider les collectivités à choisir, puis à exploiter le bon appareil. Enfin, pour les acteurs qui ne souhaiteraient pas aménager en interne une salle dédiée à la visio, rappelons qu'il est possible de miser sur des solutions en mode cloud 100 % externalisées. «Exit les contraintes liées à l'installation et la maintenance de l'outil, nous gérons tout de A à Z. Le client ne paie plus qu'un abonnement par mois et bénéficie ainsi du service à distance tout en s'affranchissant des problèmes de réseau, de convergence, d'interopérabilité... », souligne José Jacques-Gustave (G2J). Une mode innovante encore en devenir qui atteste toutefois des potentialités sans cesse renouvelées de la visioconférence.

Bernard Pappalardo, chef du service des technologies et des systèmes d'information de la sécurité intérieure ST(SI)2

Bernard Pappalardo, chef du service des technologies et des systèmes d'information de la sécurité intérieure ST(SI)2

Expérience: « La visioconférence nous permet de gérer les situations de crise»

Recourir à la visioconférence pour diminuer ses dépenses liées aux déplacements et ses émissions de CO2. Tel est le parti adopté par la Gendarmerie nationale (98 155 collaborateurs) qui a choisi en 2008, suite à une consultation publique, les produits de Tandberg, marque de Cisco. La raison? Leur performance en termes de sécurité, rendant ainsi possible l'authentification des terminaux sur le réseau. «Le Grenelle de l'environnement a été l'élément déclencheur pour le démarrage du projet de visioconférence», confie le général Bernard Pappalardo, chef du service des technologies et des systèmes d'information de la sécurité intérieure ST(SI)2. «Il était important pour nous d'être en adéquation avec la politique de développement de la visio au sein du ministère de l'Intérieur, dont le caractère prioritaire avait été rappelé par Michèle Alliot-Marie, la ministre de l'époque.» Signe du succès d'une telle solution pour les forces de sécurité intérieure, son usage se conjugue plus que jamais au pluriel: formations à distance, conférences avec des experts, réunions ponctuelles avec des collaborateurs géographiquement éloignés... «L'extension du périmètre de visioconférence permet, en outre, des réductions de coûts de déplacement supplémentaires, dans le cadre d'enquêtes judiciaires par exemple, via des témoignages à distance des enquêteurs au tribunal, et pour les entretiens de gestion, notamment avec les personnels des DOM-TOM», complète Bernard Pappalardo.
Plus encore, la visio s'impose comme un outil de collaboration dans un contexte d' urgence ou de crise. Ainsi, lors de sommets de ou de grands rassemblements de personnes, la gendarmerie, au niveau local, est en mesure de partager en temps réel des informations visuelles avec l'état-major de Paris et les autres services du ministère, ce qui permet une gestion de crise efficace. «Il suffit d'un seul usage de la visio lors de tels événements pour rentabiliser notre investissement», conclut le chef du ST(SI)2.