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La protection de fichiers: un enjeu vital

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La récente fuite d'un document au sein de l'administration Obama rappelle l'importance d'une gestion sécurisée de ses fichiers. Cet incident démontre les graves impacts que peut occasionner la divulgation de documents confidentiels.

Face à l'ampleur des conséquences induites par la divulgation de documents confidentiels en dehors d'une structure, les dirigeants se rappellent qu'il est nécessaire d'agir pour anticiper ces fuites et les enrayer. C'est devenu une priorité majeure pour toutes les organisations aujourd'hui. Gérer la totalité du flux documentaire au sein du secteur public relève du défi, surtout lorsque l'on considère les volumes grandissants de données auxquels les entreprises font face actuellement. Aujourd'hui, perdre ne serait-ce qu'un seul document peut avoir des répercussions catastrophiques, allant parfois jusqu'à mettre la sécurité nationale en péril. Aussi, garantir un environnement de travail dans lequel l'information est capturée, sauvegardée et partagée de façon sécurisée doit être une priorité pour les dirigeants et chefs d'entreprise. Une récente étude, menée en partenariat avec Ricoh, montre que les processus documentaires constituent un «angle mort» pour la plupart des organisations. L'étude démontre qu'au cours des cinq dernières années, les erreurs liées aux documents ont été à l'origine d'incidents graves au sein de trois entreprises sur quatre. Ces données corrèlent les récentes affaires de fuites relayées dans les médias, à l'image du vol de plans du drone militaire franco-anglais à Paris.

Par Elie Choukroun, directeur général des opérations de service de Ricoh France. Il a fait ses débuts en 1990 chez SMO Bureautique (groupe Métrologie), avant d'intégrer le groupe Ricoh en 1993, en tant qu'ingénieur commercial.

Un impact direct sur les résultats de l'entreprise

Déceler une faille de confidentialité n'est pas toujours évident. Il existe en effet un nombre important de risques latents quotidiens au sein des entreprises. A titre d'exemples, les informations commerciales, financières ou stratégiques, voire les business plans, peuvent parfois se retrouver entre les mains de la concurrence, sans même que l'entreprise en soit avisée. 36 % des chefs d'entreprise interrogés dans l'étude déclarent que les erreurs personnifient la non-conformité de leurs processus aux réglementations en vigueur. En découlent souvent des pénalités financières, dans un contexte où chaque économie compte. Pire encore, 30 % d'entre eux déclarent que ces erreurs les ont contraints à se séparer de certains collaborateurs et de 25 % de clients importants. Les processus documentaires et leur mauvaise gestion ont donc un impact important et direct sur les entreprises et leur économie.

Les clés

Adopter une stratégie qui évite de faire des processus documentaires un «angle mort» Privilégier une approche globale de la gestion documentaire. Utiliser la gestion électronique des processus documentaires (ex: i-Invoicing).

Limiter les incidents et réduire les coûts

L'Europe a déjà été le théâtre d'initiatives intéressantes, visant à accélérer l'utilisation de la gestion électronique des processus documentaires, à l'image de l'i-Invoicing. Mais ce service ne concerne qu'une part des processus critiques de l'entreprise. En effet, chaque département et chaque collaborateur devraient bénéficier d'une approche globale de la gestion documentaire, afin de partager les informations avec les bonnes personnes, via les bons canaux, au bon moment, de manière à garantir un niveau de sécurité élevé tout au long du cycle de vie de l'information. Grâce à une gestion optimisée et sécurisée des documents, les entreprises européennes seront en mesure de limiter les incidents liés à la fuite des données, tout en réduisant leurs coûts.