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La mise sous pli automatique se démocratise

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Répétitive, fastidieuse et chronophage, la mise sous pli est une tâche que les entreprises n'hésitent plus à automatiser. Fiables, rapides et multiformats, les machines permettent aux organisations de traiter leur courrier avec une qualité et une précision sans égales.

@ Fotolia

Le constat est unanime, la mise sous pli automatique se démocratise. Réservée jusqu'au début des années 1990 aux activités de haut volume, elle a peu à peu pénétré les salles courrier des entreprises jusqu'à trouver sa place dans les bureaux. Stéphane Giverne, responsable marketing marché chez Satas, estime «entre 25000 et 30000 unités le parc actuel de machines de mise sous pli en France». Pierre Lelard, directeur marketing de Secap Pitney Bowes, ajoute que «6000 nouvelles machines sont placées, chaque année, dans les entreprises. Cette donnée comprend les renouvellements ainsi que les nouvelles installations».

Expérience
La CMIP opte pour la location

La mutuelle médico-chirurgicale CMIP est un adepte de la mise sous pli automatisée. Les pratiques du secteur voudraient qu'elle soit externalisée, mais la mutuelle s'y est toujours refusée.
Comme l'explique Gilles Gallas, directeur informatique et du développement, «la CMIP a toujours souhaité être indépendante à tous niveaux. Elle n'a jamais fait appel à un prestataire extérieur. La mutuelle aspire à rester maître de son métier et des documents stratégiques qu'elle gère. Cela concerne évidemment la mise sous pli». Voilà sept ans, la mutuelle a fait appel à l'un des grands noms de la mise sous pli, en l'occurrence PFE, afin d'améliorer le rendement de cette activité. La CMIP, qui envoie entre 30000 et 45 000 courriers par mois, attendait un outil efficace et fiable. Fournie avec un contrat de location de cinq ans, la machine, une Automailer 2, reliée à une machine à affranchir Neopost, a apporté une satisfaction totale. Mais voilà, au terme du contrat, Gilles Gallas attendait une relance commerciale qui n'est jamais arrivée. Environ deux ans plus tard, la CMIP a donc décidé de contacter l'ensemble des acteurs du secteur. En raison de l'apathie de la concurrence et surtout d'un dynamisme commercial apparemment très convaincant, Secap Pitney Bowes a emporté la mise. Gilles Gallas se rappelle notamment «avoir eu l'occasion de tester le matériel et se rendre compte que tout fonctionnait». La machine qui a été retenue est la Dl 950, couplée au système d'affranchissement DM 1 000. La CMIP a privilégié la location, elle paie 3 200 euros HT par trimestre pour la mise sous pli et 2 750 euros par an pour l'affranchissement. Elle s'est, par ailleurs, engagée sur un contrat de maintenance de cinq ans. La mutuelle a connu un pic d'envois en décembre (42 000 plis en quelques jours) sans avoir à déplorer la moindre défaillance. Le potentiel de la machine est mis à contribution puisque divers formats d'enveloppes (C5, C6/C5) et de documents (A4, encarts publicitaires, cartes d'adhérent de 1 20 g) sont utilisés. L'option OMR n'a pas encore été mise en place, mais Gilles Gallas compte «l'installer pour les bordereaux tenant sur plusieurs feuilles». Le choix de garder la mise sous pli en interne procure donc une entière satisfaction, «quand bien même cela étonne nos concurrents qui ont opté pour une autre politique. . .», glisse, non sans fierté, Gilles Gallas.

Choisir le bon matériel

 

Le marché de la mise sous pli automatique se divise en quatre segments: l'entrée de gamme (entre 1 000 et 2000 plis par heure), la moyenne gamme (de 2 000 à 4000 plis par heure), le haut de gamme (plus de 4000 plis par heure) et la production. Ce dernier segment est réservé aux professionnels. Selon Pierre Lelard, «les deux premiers segments ont un gros potentiel de développement. Ils représentent déjà 80 % des ventes - 40 % chacun -, contre 20 % pour le haut de gamme». Les machines dites d'entrée de gamme, de la taille d'une imprimante, répondent aux besoins des TPE et PME. Quant aux grandes entreprises, elles montent progressivement en gamme. «Pour plus d'efficacité, il est préférable pour elles d'avoir une machine haut de gamme plutôt que deux machines de gamme moyenne», estime le directeur marketing de Secap Pitney Bowes.

Les entreprises privilégient généralement la location plutôt que l'achat et souscrivent un contrat de maintenance comprenant le remplacement des pièces, la main-d'oeuvre et le déplacement. Ainsi, Pierre Lelard explique que «les acheteurs et les utilisateurs franchissent plus facilement le pas de la mise sous pli automatisée. Ils sont avant tout soucieux de la simplicité d'utilisation, de la fiabilité et de la pérennité de tels outils». Les avantages de ces machines ne manquent pas: gain de temps dans le pliage et la mise sous enveloppe, réalisation d'économies grâce à l'envoi plus rapide des factures, amélioration de la communication avec les clients, sécurité et fiabilité du traitement.

Entre le pliage, l'insertion et la fermeture de l'enveloppe, un employé de bureau passera environ une heure pour traiter une centaine de courriers. Avec une machine «petit volume» telle que la Smart'Mail 1 proposée par Frama, qui traite 1 200 plis par heure, il ne lui faudra plus que 5 à 6 minutes. «Dans un contexte de réduction du temps de travail, les collaborateurs doivent pouvoir se concentrer sur leur activité principale. Ce gain de temps est non négligeable», glisse Stéphane Giverne (Satas). Pour un service courrier, la problématique est différente. Mais par simple comparaison, si l'employé utilise une machine telle que la DI 950 de chez Secap, classée dans la catégorie «haut volume» (5400 plis par heure), le travail sera accompli en à peine une minute!

Pierre Lelard, Secap Pitney Bowes

«Les collaborateurs sont avant tout soucieux de la simplicité d'utilisation des machines de mise sous pli.»

Qualité, fiabilité, rapidité

 

Qualitativement, la mise sous pli manuelle peut être améliorée. Plier un papier au millimètre et ne pas le corner nécessitent une précision difficile à maintenir sur la durée. «En interne, par exemple pour les bulletins de salaires, ces quelques défauts sont sans importance, affirme Stéphane Giverne. En revanche, quand il s'agit de prospectus de communication engageant l'image de l'entreprise, la mise sous pli se doit d'être aussi parfaite que possible.» Et les machines ont l'avantage de plier indifféremment et en grande quantité divers formats de papiers (de la carte postale au A4), afin qu'ils puissent s'insérer dans n'importe quel type d'enveloppe souhaité: C6 (114x162 mm), C6/C5 (114x229 mm), C5 (162x229 mm, feuille A4 pliée en deux) et C4 (229x324 mm, feuille A4). Les constructeurs vont jusqu'à proposer des enveloppes spécialement adaptées aux exigences des systèmes de mise sous pli automatique (gommage adapté, résistance mécanique...) et d'affranchissement. Pour couronner le tout, les machines de mise sous pli peuvent insérer dans les enveloppes des documents supplémentaires d'un format différent tels que des encarts ou un coupon-réponse.

Mais la technologie n'est pas sans failles. Il arrive que des documents soient mal aiguillés. Afin d'y remédier, les constructeurs ont développé la reconnaissance par marque optique ou OMR (Optical Mark Récognition). «Il est désormais possible de personnaliser le contenu de chaque pli grâce à l'ajout d'un marquage discret sur les documents, explique Stéphane Giverne. Il n'y a plus de retraitement préalable. La machine lit ces marques et insère alors le nombre de feuilles correspondantes dans la même enveloppe. Cette solution se place entre les systèmes informatiques et l'imprimante, elle ne nécessite aucune modification de l'architecture informatique de l'entreprise.» Satas équipe également certaines de ses machines, notamment la Carat Prisma, d'un détecteur de double document (DDD) et d'une fonction «Secur'Eject» qui permet d'éjecter tout jeu de document fauté et ce, sans arrêter le cycle de fonctionnement. Secap Pitney Bowes n'est pas en reste. La DI 380 dispose, en option, d'un lecteur OMR intégré. «Elle lit et interprète les codes optiques OMR dès le poste d'alimentation. Le traitement des séquences de documents aléatoires s'effectue ainsi en toute sécurité», souligne Pierre Lelard. La qualité et la précision des machines de mise sous pli sont désormais avérées. Reste à identifier le matériel le mieux adapté aux besoins de l'entreprise.