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La fonction achats mise à nu

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Pour la troisième année consécutive, une enquête exclusive réalisée par Demos pour Décision Achats dresse le portrait des services achats. Les tendances de 2009 ? La priorité donnée à la réduction des coûts et la professionnalisation des achats.

 

Méthodologie

Enquête réalisée en ligne par Demos auprès de 1 10 acheteurs, responsables et directeurs achats, tous secteurs et toutes tailles d'entreprises confondus, du 29 septembre au 30 novembre 2009.

La réduction des coûts toujours prioritaire

Dans un contexte de crise, la réduction des coûts est plus que jamais la priorité des directions achats. Cet objectif rallie, en effet, 54 % des acheteurs. François Dousset, consultant chez Xango Consulting, société de conseil en achats, note néanmoins un effet pervers : « Avec la réduction des prix, certains acheteurs sont devenus moins vigilants sur la qualité, la maîtrise du risque fournisseur et la sécurisation des approvisionnements. » Pour preuve : l'objectif de qualité ne rassemble que 11,5 % des réponses, soit 3 points de moins qu'en 2008. Dans cette optique, la place accordée aux achats durables reste très limitée. « Cette stratégie n'est pas forcément payante, indique François Dousset.

Car en se focalisant sur les économies sur les prix faciaux, les entreprises privilégient parfois des produits douteux dont le coût complet se révèle souvent plus élevé. » Si cette vision à court terme du métier d'acheteur peut générer un certain risque pour les entreprises, François Dousset observe parallèlement que « dans de nombreux secteurs de services, la profession se recentre sur une compréhension intelligente des opportunités du marché fournisseur ».

Fait marquant : de plus en plus d'acheteurs considèrent comme primordiale la prise en compte de leur expertise dès la définition des besoins. Ainsi, près de 18 % citent cet objectif comme la priorité de leur service, contre à peine 10 % en 2008.

Autre enseignement, les achats internationaux gagnent en importance : pour plus du quart des répondants, ils représentent entre 25 % et 50 % de leurs dépenses. Par ailleurs, même si la généralisation des contrats-cadres n'est pas la priorité numéro un des directions achats, elle fait partie des actions privilégiées. « L'internationalisation croissante des entreprises a boosté le recours aux contrats globaux », indique François Dousset. Pour Evelyne Hernandez, responsable de l'offre de formations achats chez Demos, le recours à ce type de contrats constitue un signe fort de la professionnalisation de la fonction : « Malgré la crise, les entreprises cherchent à privilégier une relation sur le long terme avec leurs fournisseurs en développant des partenariats qui fixent en amont le cadre de travail. »

Les services achats à l'heure de la maturité

La fonction achats, de plus en plus stratégique ? C'est du moins ce qu'affirment 49 % des acheteurs, un résultat en hausse de 4 points par rapport à l'enquête Demos 2008. En revanche, 44 % considèrent leur service comme une fonction support classique. « Le caractère stratégique des achats est désormais reconnu, mais, dans la pratique, les prescripteurs n'accordent pas toujours aux acheteurs un rôle de décisionnaire », observe François Dousset, consultant chez Xango Consulting. Autre constat de l'étude : une direction achats sur deux est rattachée à la direction générale, soit cinq points de plus que lors de l'étude précédente. « Le top management prend désormais à bras-le-corps la fonction achats, analyse Patrick Caverivière, formateur chez Demos. Celle-ci est de plus en plus rattachée au plus haut niveau de l'entreprise et est ainsi intégrée dans la stratégie. »

L'ancienneté des services achats reflète également la maturité croissante de la fonction. Ainsi, parmi les entreprises interrogées par Demos, à peine 1 % disposent d'un service de moins d'un an, alors que 21 % d'entre elles ont créé un service il y a moins de cinq ans. Mais ce sont les directions achats de plus de cinq ans qui restent les plus nombreuses : elles représentent 77,5 % des entreprises du panel. De même, les services achats ont tendance à s'étoffer : les équipes de plus de cinq personnes sont présentes dans 43 % des entreprises, soit une hausse de trois points par rapport à 2008.

Le point de vue de...
« Nous avons réussi à nous imposer en interne »

« Ce qui m'intéresse le plus, c'est le caractère stratégique du métier d'acheteur, car il a un impact direct sur la rentabilité de l'entreprise », déclare Myriam Idrissa. La jeune femme est devenue acheteuse chez Dürr Ecoclean, fabricant de machines de nettoyage et de convoyeurs, à la suite d'une offre de mobilité interne. Pourtant, la fonction n'a pas toujours bénéficié, au sein de la société, de la reconnaissance qu'elle mérite. « Notre direction a longtemps souffert d'une mauvaise image. Nous étions, par exemple, souvent exclus des avant-projets, les autres services préférant nous consulter qu'en fin de parcours, lors de la commande. » Mais, grâce à l'appui de la direction générale, les achats ont réussi à s'imposer en interne. « Une nouvelle organisation a été instaurée dans laquelle notre direction a toute sa place. Ainsi, nous intervenons en amont des projets pour négocier avec les fournisseurs. Un travail non négligeable, car c'est notre capacité de négociation qui détermine la qualité et le prix des produits. Pour optimiser davantage notre action, nous veillons également à rencontrer régulièrement nos fournisseurs-clés, à réaliser des tableaux de bord, etc. » Toujours dans une démarche de professionnalisation de la fonction, le service achats s'est attelé à la généralisation des contrats-cadres ainsi qu'au développement des achats à l'international. « Il y a quatre ou cinq ans, l'entreprise réalisait peu d'achats à l'étranger Désormais, cette proportion atteint 40 % de notre volume. Une stratégie qui permet au groupe de rester compétitif, même si elle exige un travail ardu de sélection des fournisseurs. »

Myriam Idrissa, acheteuse, Dürr Ecoclean

Myriam Idrissa, acheteuse, Dürr Ecoclean

Dürr Ecoclean

ACTIVITE Fabrication de machines de nettoyage
CHIFFRE D'AFFAIRES 2009 20 millions d'euros
EFFECTIF 280 salariés
VOLUME ACHATS 2009 10 millions d'euros
EFFECTIIFS ACHATS 5 collaborateurs

La négociation, première compétence de l'acheteur

Si l'ouverture d esprit et la qualité d écoute étaient considérées en 2008 comme les premières compétences-clés pour exercer la fonction, la qualité de négociation suscite désormais l'adhésion du plus grand nombre d'acheteurs. En effet, 29 % d'entre eux jugent ce critère primordial contre 24 % pour l'ouverture d'esprit. Un résultat qui s'explique surtout par les effets de la crise. « Avec la récession économique, la qualité de persuasion des acheteurs pour obtenir des baisses de prix auprès des fournisseurs a été davantage sollicitée par les directions générales », explique Patrick Caverivière, formateur chez Demos.

Autre point important : la vision globale de l'entreprise grimpe en flèche. Ce critère est désormais cité en compétence numéro un par 25 % des acheteurs, contre 14 % en 2008. « Le caractère de plus en plus stratégique de la fonction incite les acheteurs à développer une démarche transversale et pluridisciplinaire », estime Patrick Caverivière. Citées par 8,5 % des répondants, la rigueur et l'organisation arrivent en quatrième place, suivies par l'aisance relationnelle (5,5 %) et l'esprit d'analyse (3,5 %).

Par ailleurs, l étude révèle que plus d un acheteur sur deux qualifie sa décision de rejoindre la fonction achats comme très bonne, un score en hausse de 4 points par rapport à 2008. Comme lors de l'étude précédente, le goût pour la négociation est la première raison invoquée pour exercer ce métier (53 %). Mais ce critère connaît une baisse de 5 points au profit des opportunités de carrière et de la position stratégique de la fonction qui réunissent chacun 41,5 %. Rappelons que le salaire et le pouvoir, avec 8,5 % et 3,5 % des réponses, ne motivent qu'une minorité d'acheteurs.

En ce qui concerne leur évolution professionnelle, les acheteurs aspirent avant tout à progresser hiérarchiquement au sein du service achats, comme en 2008 (35 %). Par ailleurs, la mobilité à l'international s'impose davantage et séduit 13 % de la fonction, contre seulement 8 % lors de l'édition précédente. Signe de l'intérêt grandissant des acheteurs pour leur métier, ils ne sont plus que 7,5 % à vouloir évoluer vers d'autres métiers dans l'entreprise, contre 10 % en 2008. « La fonction présente de multiples atouts qui incitent les acheteurs à s'y épanouir durablement tels que l'apprentissage des techniques achats, les connaissances juridiques, l'ouverture sur le monde, le savoir-faire relationnel ainsi que le caractère de plus en plus diversifié, autonome et pointu du métier», analyse Patrick Caverivière.

Le point de vue de...
« Le recours au low cost peut générer des effets pervers »

«Notre objectif numéro un est d'obtenir, à prestation égale, des prix plus intéressants, confie Lionel Saillard, acheteur projet dans le secteur moteurs d'une usine de Renault, située à Cléon (Seine-Maritime). Cela nécessite de notre part une expertise de taitte en matière de négociation et de persuasion, mais également une grande qualité d'écoute et d'ouverture d'esprit pour satisfaire les exigences des clients internes. »
Si la réduction des coûts constitue une priorité, le constructeur n'axe cependant pas sa politique achats sur des produits uniquement low cost. « Nous nous méfions généralement des solutions peu coûteuses, telles que certaines pièces usinées dont le prix final est parfois égal à celui des matières premières en France. D'une qualité souvent douteuse, ces produits peuvent non seulement susciter le mécontentement des clients finaux mais aussi faire perdre de l'argent à l'entreprise, alors obligée d'investir dans des solutions plus adéquates. »
Aussi, pour l'achat de produits-clés ou le dépannage de certaines pièces, le groupe mise toujours sur un service de qualité, respectueux des délais.

Lionel Saillard, acheteur projet, Renault

Lionel Saillard, acheteur projet, Renault

Renault

ACTIVITE Construction automobile
CHIFFRE D'AFFAIRES 2008 37,7 milliards d'euros
EFFECTIF 130 000 salariés
VOLUME D'ACHATS 2008 48 millions d'euros
EFFECTIF ACHATS 1 800 collaborateurs

Excel reste indétrônable

Le tableur de Microsoft caracole en tête des outils les plus utilisés par les acheteurs. En effet, comme lors de l'étude précédente, 60 % des répondants utilisent quotidiennement Excel. « Comme dans bien d'autres professions, il a la cote en raison de sa souplesse et de sa simplicité d'utilisation. Contrairement aux progiciels du marché, il s'adapte et se paramètre facilement selon les besoins des utilisateurs », explique Michel Denechère, responsable des marchés nationaux et projets au Commissariat à l'énergie atomique et consultant pour Demos. « Exclusivement utilisé comme un outil de reporting de données, Excel est plébiscité par les acheteurs lors de la phase d'extraction ou de mise en forme des informations », rappelle le responsable. En effet, si 32 % des acheteurs déclarent recourir à des logiciels de pilotage achats, pour favoriser une gestion intégrée des bases de données (+ 5 points par rapport à 2008), encore faut-il disposer de systèmes qui puissent en exporter le contenu. « Or, dans 80 % des cas, Excel s'avère plus simple à manipuler que les logiciels tels que Business Object », complète Michel Denechère.

Si le tableur est largement prisé des acheteurs en tant qu'outil de reporting et d'analyse, quid des solutions achats comme les logiciels d'e-sourcing ou d'e-procurement ? Fait surprenant, selon l'étude, leur usage au quotidien semble assez limité : en effet, les solutions d'e-procurement ne sont utilisées quotidiennement que par 5 % des acheteurs et les solutions d'e-sourcing que par 3 % d'entre eux. Ce résultat s'explique notamment par la composition du panel d'acheteurs interrogés par Demos. Ce dernier réunit en effet de nombreuses PME pour lesquelles de tels outils restent trop chers. Selon Michel Denechère, « le recours croissant à ces outils métiers est aujourd'hui indéniable. D'autant qu'il en existe de nombreux sur le marché, à des coûts et des niveaux de fonctionnalités adaptés à tous les besoins. A l'avenir, le recours à ces solutions devrait s'intensifier, à mesure que se généraliseront les process dématérialisés - de l'expression du besoin à la facturation et à la liquidation des factures - à l'instar des appels d'offres, des processus achats électroniques, etc. »

Le point de vue de ...
« Nous devons oeuvrer pour être reconnus en interne »

Professionnaliser son service achats en spécialisant chaque collaborateur, c'est le parti qu'a adopté, en 2007, Radiospares, distributeur de composants électroniques. « Avant, je gérais plusieurs familles d'achats en même temps. Désormais, mon travail est exclusivement dédié aux achats logistiques. Une réorganisation de taille qui améliore la performance de nos actions», souligne Thierry Grégoire, acheteur.
Il y a quinze ans, alors qu'il était trésorier de l'entreprise, il s'est vu proposer une offre de mobilité interne afin de mettre en place le service achats. Après toutes ces années, la fonction est-elle reconnue chez Radiospares ? «Malgré un travail de communication important, certains services tardent parfois à nous intégrer en amont des projets, notamment parce qu'ils associent encore notre travail à une simple négociation des prix ou des délais de paiement », regrette l'acheteur. Pour gagner en légitimité, le service achats a donc encore du chemin à parcourir. « A l'avenir, nous allons davantage oeuvrer pour être reconnus notamment via des actions qui mettent en avant notre spécificité : une fonction transversale capable de bien définir le besoin pour mieux optimiser l'achat. »

Thierry Grégoire, acheteur, Radiospares

Thierry Grégoire, acheteur, Radiospares

Radiospares

ACTIVITE Distribution de composants électroniques et fournitures industrielles par catalogue et Internet
CHIFFRE D'AFFAIRES 2009 156 millions d'euros
EFFECTIF 500 salariés
VOLUME D'ACHATS 2009 25 millions d'euros
EFFECTIF ACHATS 5 collaborateurs

Des acheteurs aux profils très hétérogènes

Les formations initiales reçues par les acheteurs soulignent la grande variété des profils de la fonction. En effet, 20 % d'entre eux ont suivi un cursus spécialisé achats, 19 % une formation dans une école de commerce et 14,5 % dans une école d'ingénieurs. Pourquoi une telle diversité des cursus ? « Nombre d'acheteurs ont d'abord exercé d'autres métiers avant d'intégrer les achats. Il est donc logique qu'ils n'aient pas suivi de formation initiale dans ce domaine », analyse Evelyne Hernandez, responsable de l'offre de formation achats chez Demos. Un constat confirmé par l'étude : seulement 24 % des répondants ont toujours travaillé dans les achats. Ainsi, 36,5 % des "nouveaux" acheteurs ont d'abord effectué une carrière commerciale tandis que 34 % sont issus des professions techniques. Enfin, 27 % ont travaillé dans les départements administratifs et financiers et 24,5 % dans les services liés à la production. Cette hétérogénéité des carrières présente un avantage de taille : « Forts de leur expérience riche et variée, les acheteurs ont une capacité d'autant plus grande à mener des projets en partenariat avec d'autres services », analyse la responsable. Un atout sur lequel les directions générales aiment capitaliser : « Lorsque les entreprises développent un service achats de façon structurée, elles confient souvent cette tâche à des collaborateurs expérimentés, qui connaissent déjà les spécificités de l'entreprise », constate Evelyne Hernandez. Ainsi, 49 % des acheteurs sont entrés dans la fonction via une offre de mobilité interne. « Ceci étant, rappelons qu'un nombre croissant de grandes entreprises donnent également leurs chances aux jeunes diplômés en achats. Ces derniers connaissent, en effet, les logiciels récents et maîtrisent parfaitement l'anglais, une compétence nécessaire pour négocier avec les fournisseurs étrangers », explique Evelyne Hernandez. Preuve de cette évolution : la part des répondants diplômée en achats a augmenté entre 2008 et 2009, passant de 16 % à 20 %.

Fait marquant : seuls 29 % des acheteurs ont eu recours en 2008 à la formation continue. Un résultat en baisse de 6 points par rapport à la dernière enquête de Demos. La raison ? «Aujourd'hui encore, la fonction est en priorité sollicitée pour réduire les coûts. Ces actions sont surtout déployées court terme, souligne Evelyne Hernandez. Mais plus les acheteurs parviendront à développer une démarche d'optimisation sur le long terme, plus ils ressentiront le besoin d'acquérir de nouvelles compétences, via notamment la formation continue. »

Le point de vue de ...
« Pour être un bon acheteur, il faut être passionné »

«Notre service achats constitue une fonction stratégique : son incidence sur la rentabilité de l'entreprise est non négligeable», souligne Franck Bourquard, directeur-achats de Leborgne, fabriquant d'outils à main pour le bâtiment. «Au-delà de la capacité de négociation, ce qui prime au quotidien, c'est l'aptitude à m'organiser, à mettre en place des plannings et une répartition claire des tâches pour mener à bien des projets transverses entre le marketing, le bureau d'études, la production, etc.», remarque l'acheteur.
Si la réduction des coûts et la rationalisation du panel fournisseurs constituent deux priorités phares du service achats de Leborgne, Franck Bourquard travaille également sur la généralisation des contrats-cadres. « Ces contrats définissent en amont les règles du jeu avec nos partenaires, ce qui évite de perdre du temps en cas de problème. » Et de rappeler : « Le premier intérêt de ce métier, c'est l'échange. Il faut être à l'écoute de ses fournisseurs et entretenir des relations pérennes avec eux. » Le profil type de l'acheteur ? « Il faut être passionné et avoir une solide expérience de l'entreprise. D'une manière générale, il est intéressant de recruter dans un même service des autodidactes ayant exercé diverses fonctions et des profils comme le mien, issus d'écoles de commerce, qui font carrière dans les achats par goût de la négociation et du contact. »

Franck Bourquard, directeur achats, Leborgne

Franck Bourquard, directeur achats, Leborgne

Leborgne

ACTIVITE Fabrication d'outils à main pour le bâtiment
CHIFFRE D'AFFAIRES 2008 17 millions d'euros
EFFECTIF 170 salariés
VOLUME D'ACHATS 2008 8 millions d'euros
EFFECTIF ACHATS 2 collaborateurs

Rémunération : le variable progresse très timidement

Côté rémunération, seuls 7,5 % des acheteurs gagnent moins de 25 kEuros annuels bruts tandis que 70 % touchent plus de 35 kEuros. « Le niveau de salaire dépend généralement des responsabilités attribuées à l'acheteur et de son expérience professionnelle », rappelle Patrick Caverivière, formateur chez Demos. Avec un acheteur sur deux possédant une expérience professionnelle de plus de quinze ans. (dont un quart avec une expérience de plus de quinze ans dans les achats), rien d'étonnant à ce que près de 45 % des acheteurs touchent un salaire supérieur à 45 kEuros.

A noter que la place accordée à la part variable à objectifs atteints reste faible. Ainsi, les variables inférieurs à 10 % sont de plus en plus nombreux, affichant une hausse de 9 points. « L'impératif de réduction des coûts, remis sur le devant de la scène avec la crise, a incité les entreprises à employer les grands moyens pour motiver les acheteurs, afin de les responsabiliser davantage et leur fixer des obligations de résultats », explique le formateur. Ceci étant, seul un acheteur sur deux déclare l'absence totale de part variable, contre 58 % lors de l'édition précédente. « Globalement, la part variable augmente, signe de la responsabilité grandissante de la fonction achats, désormais reconnue comme contributrice de l'efficacité de l'entreprise », note Patrick Caverivière.