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La démocratisation de l'e-procurement

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Depuis quelques années, la mise en place de solutions électroniques permet aux entreprises de réduire leurs coûts d'approvisionnement en fournitures de bureau et de mieux contrôler les commandes effectuées par leurs salariés. A condition que le projet soit bien préparé et réévalué régulièrement en interne.

Les 1 500 salariés du groupe Liebherr France, fabricant de pelles hydrauliques, de grues ou encore d'appareils ménagers, utilisent depuis deux ans la solution d 'e-procurement Webshop Pro de Manutan pour commander directement en ligne leurs fournitures. « Cet outil répond tout à fait à nos attentes, se félicite Julien Gross, acheteur frais généraux et investissements de l'entreprise. Nous souhaitions faciliter la prise de commande et accélérer la livraison des fournitures demandées par nos collaborateurs. Cette solution permet de consulter aisément les articles du catalogue de notre fournituriste. » A l'instar de Manutan, la plupart des fournituristes proposent aujourd'hui des plate-formes d'e-procurement afin que leurs clients gèrent électroniquement leurs approvisionnements. Selon eux, les entreprises peuvent espérer réaliser près de 15 % d'économies, en réduisant principalement les coûts administratifs inhérents à la gestion des commandes, mais pas seulement. « Il y a une économie directe liée aux avantages proposés par notre fournituriste, à savoir une remise complémentaire par rapport aux prix affichés sur le catalogue, et une économie indirecte grâce au raccourcissement du temps de traitement des commandes et, de ce fait, des délais de livraison », estime Julien Gross (Liebherr France).

«Nous ne mettons pas juste en place la solution mais accompagnons l'entreprise dans tout le déploiement.» Olivier Bordes, Manutan

«Nous ne mettons pas juste en place la solution mais accompagnons l'entreprise dans tout le déploiement.» Olivier Bordes, Manutan

@ FOTOLIA/LD

Ces extranets sont généralement gratuits, paramétrables et évolutifs selon les contraintes, attentes et besoins de l'entreprise cliente. Ils ont néanmoins un coût et leur mise en service nécessite la certitude pour le fournituriste que l'entreprise commande un certain volume, d'où une évaluation du nombre de demandes en amont et, la plupart du temps, la signature d'un accord-cadre. Retenir désormais un seul fournituriste fait d'ailleurs partie des stratégies d'achats de nombreuses entreprises, car cela génère une remise importante sur les prix stipulés dans les catalogues, selon les volumes de commande et des fournituristes. L'utilisation de ces plateformes électroniques répond également à d'autres préoccupations dans les entreprises. « L'outil extranet correspond aussi à une démarche de développement durable et de préoccupation environnementale, en limitant l'utilisation des catalogues papiers et l'émission de documents, explique Bernard Sérafni, directeur du développement du distributeur Alterburo. Rationaliser ses achats et regrouper ses commandes participent aussi à l'optimisation des emballages et du transport. »

Contrairement à une idée reçue, ce type d'outil « n'est pas l'apanage des entreprises de grande taille », indique Olivier Bordes, chef des ventes grands comptes nationaux chez Manutan. Néanmoins, certains prérequis sont indispensables. « Il faut un minimum de connaissances de ce que l'acheteur souhaite faire pour que nous puissions paramétrer l'outil et bien le déployer auprès des utilisateurs », reprend Olivier Bordes (Manutan). L'une des principales difcultés rencontrées dans ce type de projet concerne l'identifcation puis la refonte des workfows concernant la validation des commandes de fournitures. « Nous ne mettons pas juste en place la solution, mais accompagnons le client acheteur et approvisionneur dans tout le déploiement, précise Olivier Bordes (Manutan). Le service support intervient dans la mise en place et la maintenance au fil du temps pour un vrai soutien du client. » Un point de vue partagé par Bernard Sérafni (Alterburo): « Ce type d'outil est un consensus commun à la rationalisation des achats et de la vente. Il s'inscrit dans une démarche de progrès de la relation client. » Il devient même parfois un réel moyen de communication. Grâce à l'extranet, le client est sensibilisé sur le conditionnement, les produits de remplacement en cas de rupture de stock et peut tester les futurs produits présents dans le catalogue...

James Crook, responsable des services généraux, EdifiXio

James Crook, responsable des services généraux, EdifiXio

Le succès d'un catalogue de fournitures

Certains services achats autorisent les collaborateurs de l'entreprise à accéder à l'ensemble des produits proposés par leur fournituriste, avec comme seule contrainte de respecter le budget alloué. D'autres préfèrent constituer un catalogue restreint d'articles, dont les prix auront été négociés au préalable. Le succès d'un catalogue se mesure à la proportion de fournitures qui y sont achetées. Un bon taux varie de 75 à 80 %. Les meilleures entreprises parviennent à un taux de 90 %. Les salariés peuvent toujours passer commande hors catalogue, mais la demande doit être approuvée par le responsable en charge de la gestion de l'outil. Pour susciter l'adhésion des collaborateurs, le contenu d'un catalogue ne doit pas être fixe dans le temps, ni trop restreint pour ne pas frustrer les salariés. Pour cela, le service achats peut s'appuyer sur l'historique des consommations dans l'entreprise, sur les statistiques détaillées fournies par l'outil d'e-procurement une fois déployé et sur les fournituristes, qui prodiguent souvent leurs conseils en la matière.

Témoignage

« Nous avons pu mettre en commun tous les achats des petites entités de l'entreprise »


Dans le cadre d'une stratégie générale de rationalisation des coûts, le cabinet de conseil en intégration informatique EdifiXio a choisi Lyreco pour devenir l'unique fournituriste de tous les bureaux français de l'entreprise. « La solution d'e-procurement proposée par Lyreco nous a permis de mettre en commun les achats de toutes les petites entités de l'entreprise et, ainsi, de faire jouer un effet de volume », témoigne James Crook, le responsable des services généraux d'EdifiXio. Pour ce faire, un catalogue restreint de fournitures référencées a été mis en place. « Ces produits négociés sont régulièrement actualisés pour répondre aux besoins des collaborateurs qui peuvent les commander 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 », précise James Crook. Il est bien sûr possible de commander hors catalogue en restant dans le budget alloué, « mais nous avons déjà un large choix de 3 300 références ! », rappelle-t-il. En mettant en place cette solution, le cabinet de conseil en a également profité pour remettre à plat les processus de commande. « L'idée, pour rationaliser les livraisons, est d'effectuer des commandes d'un montant minimal de 50 euros, précise James Crook. Par ailleurs, en commandant avant 18 heures, Lyreco nous livre le lendemain ; ce qui permet de nous affranchir des problèmes de stockage. » La facture est désorma is mensualisée et s'élève en moyenne à 300 euros HT. « Le plus, c'est que le distributeur propose, via son outil de recommandations pour choisir un conditionnement plus avantageux, certains produits verts ou de marques de distributeur », reprend James Crook. Un historique permet également de voir les produits les plus commandés, la papeterie et les stylos en ce qui concerne EdifiXio. « Les réactions en interne sont plutôt positives, notamment grâce à l'amélioration de la mise à disposition du matériel. Cet outil nous a également permis de montrer notre valeur ajoutée dans l'entreprise en proposant ce genre de service innovant », conclut le responsable.


EdifiXio
ACTIVITE
Conseil en intégration informatique
CHIFFRE D'AFFAIRES 2009
12,6 millions d'euros
EFFECTIF
160 salariés

Mot clés : produit

Laëtitia Fritsch