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La démat' des marchés publics avance en douceur

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Des freins récurrents empêchent la dématérialisation des marchés publics de décoller. Dans l'optique du 1er janvier 2010, date à laquelle les acheteurs publics pourront exiger des réponses électroniques de la part des entreprises, acteurs et collectivités s'engagent.

@ FOTOLIA/ALEXEY KLEMENTIEV

L'exercice n'est pas toujours simple, mais la société Leveque-Avranches a décidé de franchir le pas. Cette PME de 60 personnes, spécialisée dans l'électricité industrielle et tertiaire, répond désormais aux marchés publics dématérialisés sous format électronique. «Nous avons soumis des offres électroniques sur une dizaine de plateformes de différentes collectivités», résume Elise Colard, secrétaire en charge des réponses aux appels d'offres. L'entreprise se porte régulièrement candidate dans sa région, la Basse-Normandie, mais également en Bretagne et en Mayenne. Avec deux avantages identifiés à la clé. «Les gains en termes de frais postaux sont intéressants, explique Elise Colard. Déplus, la transmission électronique laisse davantage de temps pour préparer notre dossier.» Malgré quelques avatars (différences d'ergonomie entre les sites, dossier électronique mal réceptionné par une collectivité), elle dresse un bilan «très satisfaisant» de ces expériences.

Des exemples comme celui-ci restent pourtant rares. Seulement 2 à 3% des marchés publics ont fait l'objet d'une réponse électronique en France l'an dernier, selon les estimations des acteurs. A moins de deux ans de l'échéance du 1er janvier 2010, date à laquelle les acheteurs publics pourront exiger des entreprises qu'elles répondent aux appels d'offres par voie électronique, les freins sont nombreux. Du côté des sociétés mais également des acheteurs. Au point que des mesures plus contraignantes sont sérieusement envisagées par Bercy (lire l'encadré Zoom). L'engagement de différents acteurs au travers de réunion d'informations, de mise en place de formation ou de labellisation de plateformes électroniques, génère pourtant des avancées.

Bernard Longhi, Edibuild France

«La mobilisation des acheteurs en faveur de la dématérialisation est un préalable nécessaire pour la réussite de tout projet.»

Convaincre les entreprises

C'est dans cet esprit volontariste que l'Observatoire des marchés publics, le ministère de l'Economie, des Finances et de l'Emploi, l'association Edibuild France et la Fédération nationale des travaux publics (FNTP) sont en train d'effectuer un tour de France des régions, afin de convaincre les entreprises mais également les donneurs d'ordres locaux. Ce dernier point a son importance, comme le rappelle Bernard Longhi, délégué général d'Edibuild France. «La mobilisation des acheteurs en faveur de la dématérialisation est un préalable nécessaire pour la réussite de tout projet.» Premier constat: le nombre d'entreprises participant à ces réunions s'étoffe, tout en restant relatif. «Lors de notre précédent tour de France, nous accueillions en moyenne 20 professionnels. Cette année, il n est pas rare d'en rencontrer 80, comme ce fut le cas à Montpellier.» Ces réunions permettent également de prendre en compte les obstacles rencontrés par les fournisseurs potentiels, afin de trouver la parade.

L'exemple du bordereau de prix, qui accompagne les dossiers de consultations des entreprises (DCE) mis en ligne, est révélateur des péripéties techniques rencontrées par les professionnels. «Ces bordereaux sont très souvent sous format PDF, explique Bernard Longhi. Or, il ne peut pas être récupéré par les logiciels de devis utilisés par les entreprises. De même, il est impossible de les récupérer sur un tableur Excel.» Les avantages de la dématérialisation sont donc annulés. Le problème est en passe d'être résolu. Edibuild et l'ensemble des acteurs ont travaillé sur une vingtaine de schémas XML (standards ouverts), qui seront prochainement mis à disposition des collectivités. Une opération pilote est actuellement en cours dans les conseils généraux du Lot, de la Dordogne et de l'Aube.

Un déploiement progressif

Dans ce dernier département, la responsable de la commande publique, Isabelle Darnel, a beaucoup oeuvré pour promouvoir et développer le portail électronique de marchés publics, qui a été le premier à recevoir la certification du Minefe. Accès 100% gratuit pour les entreprises comme pour les collectivités, interventions fréquentes des responsables de la commande publique auprès des professionnels via les CCI, les fédérations du bâtiment... Avec des piqûres de rappels qui accompagnent les mises à jour et évolution du site. Le chantier avance à grand pas. L'an dernier, la phase du contrôle de légalité a également bénéficié de la dématérialisation. Par ailleurs, le conseil général de l'Aube a ouvert une plateforme dédiée aux collectivités pour leur permettre de dématérialiser elles-mêmes, sans intermédiaire, leurs procédures formalisées. Pour cela, elles utilisent le certificat de classe 3 qui leur a été offert par le conseil général pour une durée de trois ans. Le chantier 2008 consistera à transmettre 100% des marchés publics sur le portail. «Le déploiement sera progressif, explique Isabelle Darnel. Nous nous concentrons d abord sur les marchés du conseil général avant d'étendre progressivement la couverture aux petites collectivités.» En parallèle, la plateforme a vocation d'accueillir le maximum d'entités publiques et leurs marchés afin de doper l'intérêt des entreprises à opter pour la voie électronique. La Ville de Troyes, qui avait lancé sa propre plateforme, pourrait ainsi rejoindre celle du conseil général à l'échéance du contrat avec son prestataire.

De son côté, le syndicat mixte Mégalis (Bretagne), qui propose notamment une salle de marché électronique à 156 entités publiques adhérentes, affiche une moyenne de 9% de réponses électroniques. Des résultats largement supérieurs à la moyenne nationale, qui récompensent, là aussi, un investissement important auprès des entreprises. «Nous avons pris l' initiative de rencontrer les professionnels pour leur expliquer les avantages de la dématérialisation et le fonctionnement de notre plateforme», explique la directrice de Mégalis, Céline Faivre. Chambre régionale de commerce et d'industrie (CRCI) et CCI ont notamment été approchés. Il en résulte une prise en compte concrète des réticences des entreprises face à la dématérialisation. «Le site de Mégalis permet, par exemple, d'effectuer des tests de transmission de dossiers, témoigne Elise Colard. Cela est loin d'être le cas sur toutes les plateformes et pourtant, c'est rassurant pour l'entreprise.»

L'action s'est encore renforcée avec la signature, en juin dernier, de conventions de partenariats avec la Chambre régionale de métiers et de l'artisanat de Bretagne (CRMAB) et l'Union professionnelle artisanale (UPA). «Ces acteurs se sont très vite rendus compte du potentiel que représentaient les marchés publics pour leurs adhérents TPE et PME», se réjouit Céline Faivre. Ce partenariat affiche ses premiers résultats. Le réseau des Chambres des métiers et de l'artisanat (CM A), également utilisateur de la plateforme Mégalis, a d'abord endossé la compétence d'accompagnement des entreprises artisanales à l'utilisation de la salle des marchés. Une évaluation sera ensuite effectuée sur 400 PME intégrant ce mode de traitement des marchés publics d'ici à la fin de l'année. Enfin, le réseau assurera la promotion et le développement des usages auprès de l'ensemble des PME, ainsi que des artisans bretons. «A ce jour, le premier objectif est déjà rempli, indique Céline Faivre. Onze collaborateurs des CMA ont bénéficié d'un transfert de compétences des experts d'e-mégalis, lors de trois séances de formation.» Depuis la fin décembre 2007, le partenariat entre Mégalis et la CMA s'intègre en effet au programme européen Procure qui va étendre le champ d'application à des entreprises autres qu'artisanales.

Céline Faivre, Mégalis

«Nous avons pris l'initiative de rencontrer les entreprises pour leur expliquer les avantages de la dématérialisation.»

Simplifier les processus

Porteuse du projet Procure, la région Bourgogne présente l'expérience la plus ancienne au travers de son portail «e-bourgogne», précurseur en France, mis en place dès 2003. Constitué en groupement de commandes autour du conseil régional, le portail regroupe aujourd'hui 1309 entités publiques et représente un potentiel de 25 000 marchés par an. La simplification est un processus continu, permettant aux deux parties, acheteurs et fournisseurs, de franchir le cap. Le référentiel des intitulés des marchés publics a fait l'objet d'un gros effort de rationalisation pour être synthétisé en 50 familles. «Il faut sans cesse se mettre à la place des entreprises pour leur démontrer l'intérêt d'utiliser notre portail», insiste Florence Trinh, directrice de la commande publique du conseil régional de Bourgogne. Il n'est pas rare que la collectivité rencontre les professionnels afin de leur réaliser des démonstrations de leur site.

Ces exemples de collectivités, qui communiquent entre elles et échangent autour de leurs outils, permettront-ils de surmonter les freins et de donner l'exemple? «Par rapport aux autres pays européens, La France a adopté une démarche très volontariste en s'assignant l'objectif de 2010, rappelle Christophe Alviset, sous-directeur informatique et nouvelles technologies au Minefe. Si plusieurs freins sont identifiés, la multiplication des plateformes à l'ergonomie différente et la crainte des entreprises par rapport à la signature électronique pèsent lourds.» C'est pourquoi le label dem@pe, lancé il y a un an seulement par Edibuild, avec la Fédération nationale des travaux publics (FNTP) et le ministère de l'Economie (Minefe), a d'ores et déjà musclé ses critères. La version 2008 instaure, en effet, un processus abrégé de réponse aux appels d'offres dématérialisés. Les entreprises pourront ainsi préparer toute leur soumission sur leur poste de travail, puis se connecter à la plateforme et déposer leur offre en quelques clics. Actuellement, trois plateformes sur la cinquantaine existantes sont labellisées: Edisys, Achatpublic.com et, depuis la fin février, Agysoft. Selon Edibuild France, de nombreux opérateurs seraient en conformité avec le label, sans pour autant le solliciter. «Le but est d'inciter les entreprises à répondre aux appels d'offres des acheteurs publics par le biais de plateformes fiables et sécurisées, mais également de développer la confiance des entreprises», rappelle Christophe Alviset. Il reste moins de deux ans pour relever le challenge.

Jean-Christophe Nguyen Van Sang, directeur général adjoint en charge des achats, de la logistique, des études et des réseaux, conseil général de Moselle

Jean-Christophe Nguyen Van Sang, directeur général adjoint en charge des achats, de la logistique, des études et des réseaux, conseil général de Moselle

Témoignage

«Nous testons la dématérialisation obligatoire sur huit marchés»


Le conseil général de Moselle a mis en place un portail de dématérialisation des marchés publics dès 2004. La collectivité est aussi l'une des premières à expérimenter les dispositions de l'article 56 du code des marchés publics, précisées par l'arrêté du 18 avril 2007. Pour certains marchés, le pouvoir adjudicateur peut ainsi exiger la transmission des candidatures et des offres par voie électronique. «C'est une démarche volontariste, explique Jean-Christophe Nguyen Van Sang, directeur général adjoint en charge des achats, de la logistique, des études et des réseaux. Le but est de préparer les entreprises à l'échéance de 2010, mais aussi de qualifier nos procédures et notre suivi.» L'expérimentation concerne huit marchés. La collectivité a ciblé les secteurs dans lesquels elle avait déjà obtenu des réponses électroniques. Le travail de sensibilisation des entreprises porte ses fruits. «Depuis 2004, nous organisons des réunions et diffusons des plaquettes d'informations, indique Jean-Christophe Nguyen Van Sang. Il faut les habituer à la dématérialisation, leur démontrer l'intérêt d'accéder aux avis de publicité et de télécharger les dossiers de consultation.» En 2007, 431 affaires ont été mises en ligne, 249 dossiers de consultation (DCE) totalement dématérialisés, mis à disposition des sociétés, 3780 téléchargements de DCE effectués, tandis que 23 offres dématérialisées ont été reçues. Au total, 231 entreprises se sont abonnées à la plateforme l'an dernier. «En moyenne, nous avons recensé 6 000 connexions mensuelles à notre portail d'achats, de la part d'entreprises de toutes tailles.»


La collectivité
Conseil général de Moselle
BUDGET 2007
963,3 millions d'euros
MONTANTS ATTRIBUES EN CAO (2007)
Environ 110 millions d'euros

zoom

Des mesures plus contraignantes sont envisagées


La Direction des affaires juridiques (DAJ) de Bercy songe sérieusement à introduire des mesures plus autoritaires en matière de dématérialisation, en raison des fortes réticences qu'ont encore les personnes publiques à l'utiliser. C'est ce qu'a indiqué la sous-directrice des affaires juridiques, Michèle Hourt Schneider, lors du colloque de la mission Ecoter consacré aux attentes des entreprises et des collectivités face aux règles de la commande publique. Le conditionnel est encore de rigueur, mais ces mesures pourraient, soit toucher certains secteurs particuliers qui sont déjà avancés sur ce plan (le BTP, le secteur informatique ou la santé), soit être conduites à titre expérimental «afin de pousser tes acheteurs publics à franchir le cap», explique Michèle Hourt Schneider. Le plan d'action devrait être rapide, la DAJ travaillant au respect de l'échéance de 2010, date à laquelle les administrations seront en droit d'imposer une réponse électronique. En 2007, les acheteurs publics ont reçu en moyenne 2% de plis électroniques.