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La carte logée simplifie les process de voyages

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Pour faciliter les réservations et centraliser le paiement des prestations de voyages d'affaires, les entreprises peuvent recourir à la carte logée. Un système qui permet en outre de consolider les statistiques et ainsi d'optimiser la politique voyages.

Depuis plus d'un an, les quatre cents collaborateurs de DTZ France, une société spécialisée dans le conseil immobilier aux entreprises, règlent les réservations de leurs déplacements via une solution de carte logée. Dans le cadre de son projet d'harmonisation des notes de frais et des déplacements, initié en concertation avec son agence de voyages Carlson Wagonlit Travel (CWT), la société a retenu la solution de carte logée proposée par Air- Plus International, en partenariat avec BNP Paribas, pour faciliter la gestion des 200 factures mensuelles saisies par la comptabilité. Un choix motivé par plusieurs raisons. Cette solution, gratuite, donne ainsi aux collaborateurs la possibilité de consulter en ligne les déplacements réservés puis de les valider. «L'intégration et la visualisation des données, rendues possible par la carte logée, se sont avérées nécessaires pour minimiser les saisies au coup par coup avec tous les risques d'erreurs qu'elles engendrent», explique Guillaume Duchamp, directeur comptable de DTZ France. En outre, le partenariat entre le prestataire et Dimo Gestion, spécialiste de la gestion des notes de frais, a offert à DTZ France «une meilleure visibilité de nos dépenses et de nos coûts», d'après son directeur comptable.

Stéphanie Laroque, American Express

« Le gain de temps de traitement des factures atteint les 30%. »

@ STOCKBYTE

Comme DTZ France, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser la carte logée, généralement opérationnelle en trois semaines. Et ce, qu'elles soient grand compte, PME ou administration. «Désormais, les agences de voyages connaissent bien son fonctionnement, et la recommandent donc à leurs clients», explique Stéphanie Laroque, directrice marketing des cartes et solutions corporate chez American Express. Concrètement, il s'agit d'un système de paiement centralisé, délivré au nom de l'entreprise, et logé au sein de son agence de voyages. «Si l'entreprise travaille avec différentes agences, plusieurs comptes pourront lui être attribués», précise Claire Castier, coordinatrice marketing France chez AirPlus. Compatible avec les systèmes de réservation des agences (GDS), la carte logée, dont le niveau d'acceptation par les différents fournisseurs varie selon l'émetteur, permet d'optimiser le processus de réservation et de paiement des billets. Les déplacements sont ainsi réglés directement à l'agence de voyages, qui se charge du paiement des compagnies. «Cela engendre une suppression des avances de trésorerie et des suivis de facture pour l'agence de voyages et lui évite ainsi les risques d'impayés», explique Claire Castier (AirPlus). L'ensemble des dépenses sont ensuite regroupées dans un relevé mensuel unique. «Les entreprises peuvent recevoir des dizaines de milliers de factures par an. Le gain de temps pour l'entreprise est de l'ordre de 30%, assure Stéphanie Laroque (American Express). Le coût de traitement, de 17 Euros par facture en moyenne, est réduit de 50 à 60% et les risques engendrés par la saisie manuelle, généralement source de surcoûts conséquents, sont évités.» Chez American Express, par exemple, le processus de traitement de la billetterie est simplifié par une solution de dématérialisation fiscale qui offre la possibilité d'intégrer l'envoie des factures, la validation, le rapprochement ainsi que le paiement, et d'accéder aux données sur un espace plus favorablement internet sécurisé.

Renégocier avec les fournisseurs

En complément de la centralisation des factures, la carte logée peut être complétée d'options de reporting. Les informations fournies sur le relevé permettent alors la consultation et l'analyse de tous les coûts directs liés aux déplacements des salariés d'une société. En fournissant ces données utiles aux entreprises (répartition des dépenses en fonction des collaborateurs, des fournisseurs ou encore des destinations), la carte logée s'avère pour la direction achats ou le travel manager une aide non négligeable pour s'assurer du respect de la politique voyages. Cette gestion améliorée, associée à une consolidation des volumes, permet de mener plus favorablement des négociations avec les différents fournisseurs. «Les informations du reporting s'avèrent particulièrement utiles pour la définition de tarifs négociés sur une ligne donnée ou avec une compagnie donnée», confirme Claire Castier (AirPlus), dont la solution est adoptée par plus de 260 compagnies aériennes y compris les compagnies low cost.

Comme les cartes de paiement, la carte logée off re à l'entreprise un différé de paiement d'un mois et donne accès à des services associés. Notamment à des couvertures d'assurance accident pour accompagner les collaborateurs et les invités de l'entreprise tout au long de leur déplacement. La complémentarité avec la carte affaires apparaît ici. «La carte logée off re des assurances au voyageur du moment où il sort de chez lui jusqu'à son retour à son domicile, tandis que la carte affaires l'accompagne pendant son déplacement. D'où la complémentarité entre ces deux solutions de paiement, notamment pour l'assistance sur place», confirme Anne-Laure Gogeon, consultante chez Epsa. Chez American Express, par exemple, la complémentarité entre carte logée et Carte Corporate permet à l'utilisateur de bénéficier de l'ensemble des assurances proposées. Idem avec la carte affaires BNP Paribas et la carte logée AirPlus.

Luc Vienne, directeur des achats généraux, Oxylane Groupe

Luc Vienne, directeur des achats généraux, Oxylane Groupe

Témoignage «La carte logée facilite l'analyse de nos données»

Oxylane Groupe (ex-Decathlon) a fait le choix, début 2008, d'optimiser le paiement des déplacements professionnels de ses collaborateurs en utilisant le système de la carte logée. Le projet a été confié à AirPlus. Pour Luc Vienne, directeur des achats généraux de l'entreprise, l'objectif de départ était triple: profiter d'une assurance globale pour les salariés en déplacement, bénéficier de délais de paiement élargis et consolider les statistiques concernant les voyages d'affaires. Pour faciliter l'utilisation des données, AirPlus a mis en place une liaison automatique avec la comptabilité de l'entreprise. «Ce lien nous permet d'obtenir une analyse très fi ne des données et d'avoir accès à des informations qu'un simple outil de reporting ne permet pas», explique Luc Vienne. Le résultat de ce dispositif: «un gain de temps conséquent qui engendre des économies, assure le directeur des achats généraux. D'autant que l'outil s'avère très fi able et simple.»
Si, pour le moment, la carte logée ne permet à Oxylane Groupe que de centraliser les règlements des billets d'avions et de trains, à savoir près de 7 millions d'Euros par an, la société envisage une prochaine étape qui devrait inclure la location de véhicules en courte durée. «L'idée est de payer un maximum de fournisseurs avec AirPlus», confirme Luc Vienne.


Oxylane Groupe:
ACTIVITE Distribution d'articles de sport (Decathlon)
CHIFFRE D'AFFAIRES 2008 4,476 milliards d'Euros
BUDGET VOYAGES ANNUEL 10 millions d'Euros