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La TMC, l'alliée du travel manager

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Amenées à revoir leur stratégie en raison de l'arrivée d'Internet et à diversifier leurs activités en offrant plus de services, les agences de voyages d'affaires ou TMC (travel management companies) demeurent les interlocuteurs privilégiés du travel manager, en charge de la mise en oeuvre de la politique voyages au sein de son entreprise. Eclairage sur son évolution et son rôle.

Mathieu Gufflet est le président et fondateur du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

Mathieu Gufflet est le président et fondateur du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

Avant l'arrivée d'Internet, les agences représentaient le seul point d'accès aux prestations voyages car elles étaient les seules détentrices d'un accès GDS (global distribution system) leur permettant d'émettre un billet. Grâce aux avancées technologiques liées à Internet, de nouvelles solutions de réservation en ligne dédiées au grand public ou aux voyages d'affaires (self booking tools) sont apparues. Face à cette nouvelle concurrence, les agences de voyages d'affaires ont été amenées à adopter un modèle économique à commission zéro et à revoir de fond en comble leur stratégie. Elles ont ainsi diversifié leurs activités pour répondre plus largement aux besoins des entreprises et accroître leur valeur ajoutée. Parallèlement, elles sont passées d'une rémunération par le fournisseur à une rémunération par le client, se calquant sur le modèle économique du secteur des services. Pour marquer ce changement, les grands réseaux d'agences se sont rebaptisés travel management companies (TMC). Parmi ces principaux réseaux, on peut citer American Express, Carlson Wagonlit Travel, BCD Travel, HRG ou Egencia. Dès lors, avec l'émergence de ces acteurs, est-il encore pertinent pour une entreprise de conserver une agence de voyages d'affaires comme interlocuteur privilégié?

Les atouts de la TMC

L'agence de voyages d'affaires, ou TMC, présente encore un certain nombre d'avantages. Tout d'abord, elle permet de centraliser les réservations, quelle que soit la nature de la prestation demandée (voyages aérien ou ferroviaire en séjour hôtelier, prestation de location de véhicule automobile) ou le mode de réservation. Cela permet d'uniformiser et donc de simplifier les processus de réservation, mais aussi ceux de paiement, grâce à la mise en place de modes de règlement globaux comme la carte logée. La centralisation des réservations via un seul interlocuteur, l'agence de voyages d'affaires, permet au travel manager d'avoir le contrôle sur l'ensemble des réservations et une visibilité sur la totalité de la dépense voyages, grâce à un reporting consolidé.

Par ailleurs, la traçabilité des réservations, et donc le suivi des collaborateurs en déplacement, est essentielle pour des raisons de sécurité. Or, tous ces avantages sont perdus, dès lors que les réservations sont éclatées entre plusieurs prestataires.

Il est aussi intéressant de pouvoir bénéficier des services à forte valeur ajoutée proposés par l'agence de voyages d'affaires, qui offre à l'entreprise un accompagnement complet sur la gestion de son budget voyages. Ainsi, l'entreprise peut faire appel à ce prestataire pour la mise en place d'une solution de réservation en ligne, bénéficiant alors d'un outil mutualisé à prix réduit. L'agence de voyages d'affaires offre également un rôle de conseil sur différents axes: politique voyages, programmes aérien ou hôtelier, optimisation des workflows.

Les clés

- L'agence de voyages d'affaires centralise les réservations - Elle uniformise les processus de réservation et de paiement - Elle donne au travel manager une visibilité sur la totalité de la dépense voyages grâce à un reporting consolidé - La traçabilité des réservations optimise la sécurité des collaborateurs en déplacement.