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L'administration expérimente le facilities management

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Depuis le 1er janvier, les cités administratives de Colmar, Mulhouse et Lille externalisent leurs services généraux auprès d'une entreprise qui pilote l'ensemble des prestations. Une meilleure qualité de service et une maîtrise des coûts sont attendues.

Hôtesses d'accueil, service courrier, nettoyage des locaux, entretien du chauffage... Depuis le 1er janvier dernier, toutes ces prestations de services généraux dans les cités administratives de Colmar et Mulhouse (Haut-Rhin), sont désormais externalisées auprès de la société Faceo, via un contrat de facilities management (FM). Une troisième cité, celle de Lille, a également confié ces tâches au privé, à la seule différence que le prestataire retenu, Nexity Saggel, pilote un groupement d'entreprises.

Encore peu répandu dans la sphère publique, le FM consiste à confier la gestion globale des fonctions support et maintenance technique (nettoyage, entretien des espaces verts, courrier, accueil, etc.) à des prestataires de services spécialisés. Pour ces deux marchés, c'est l'Agence centrale des achats (ACA) du ministère de l'Economie et des Finances qui a piloté la procédure. L'absence de données consolidées sur les sites (nombre d'heures de ménage, coût de l'entretien technique...) et le peu de retours d'expériences du facilities management dans le secteur public avaient rendu compliqué la rédaction d'un cahier des charges très précis. C'est donc un dialogue compétitif qui avait été lancé en juillet 2008. Huit entreprises s'étaient alors portées candidates.

Six millions d'euros sur trois ans

L'administration compte tirer un double bénéfice de ce type de contrat, comme l'explique Fatima Azzaz, responsable des prestations immobilières à l'ACA: «Nous voulions améliorer la qualité des services rendus aux occupants, tout en maîtrisant les coûts de fonctionnement.» Les contrats, d'une durée de trois ans, sont respectivement de l'ordre de 4 millions d'euros (Mulhouse et Colmar) et de 2 millions (Lille). Au niveau des ressources humaines, aucun transfert de personnel n'a eu lieu. Les fonctionnaires, qui étaient peu nombreux à effectuer ces tâches, demeurent en poste. Mais ils ne seront pas remplacés au fur et à mesure des départs à la retraite, certains ayant déjà fait valoir leurs droits.

De leur côté, les prestataires se sont engagés sur le volet social. «10% de nos salariés sur les sites bénéficient du dispositif d'aide au retour à l'emploi», explique Pascal Loudet, directeur du développement de Faceo, qui peut s'appuyer sur sa filiale spécifique Faceo Entreprise Adaptée.

Cette première expérience d'externalisation en annonce d'autres. «C'est un dossier pilote, indique Fatima Azzaz. Dès 2009, d'autres cités administratives devraient suivre ce mouvement.» Les particularités de ces dernières en font souvent des candidates idéales au facilities management. A Colmar, comme à Mulhouse ou Lille, les services déconcentrés de quatre ministères cohabitent, générant un véritable casse-tête en termes de gestion. Jusqu'à cette année, chacun nouait ses propres contrats de services sur ses parties privatives, les zones communes (escaliers, espaces verts, courrier) étant du ressort de la préfecture, qui les refacturait aux ministères. «En tout, nous avons recensé 80 contrats de services différents sur ces sites, explique la chargée de mission de l'ACA. Désormais, le pilotage est unique sur la réalisation d'objectifs quantifiés.»

@ FOTOLIA/ SOUPSTOCK/LD

Le cas des cités administratives est le deuxième exemple emblématique de passage au FM dans la sphère publique. En 2006, Faceo avait obtenu le premier contrat du genre avec le musée du Quai Branly.