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Jean-Baptiste Hy milite pour un meilleur suivi de l'exécution des marchés dans tous les ministères

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Jean-Baptiste Hy a un objectif d'économies ambitieux à atteindre: 1 milliard d'euros d'ici à la fin 2012. Le passage en revue d'une quarantaine de segments a permis d'identifier un peu plus de 950 millions d'euros de gains potentiels. Le travail sur l'expression du besoin, la lutte contre la surqualité et un meilleur suivi d'exécution des marchés devraient aider le SAE à y parvenir.

Après avoir réalisé de belles économies (500 millions d'euros), Jean-Baptiste Hy, directeur du service des achats de l'Etat (SAE) est un directeur achats satisfait. S'il s'est montré vainqueur pour cette première manche, il va devoir batailler encore pour gagner la deuxième, qui consiste à aller chercher des gains moins évidents. Mais revenons sur les actions menées. Et notamment sur la réussite du programme Calypso, qui a vu prescripteurs, utilisateurs et acheteurs se réunir au sein de groupes de travail interministériels pour passer en revue une quarantaine de segments représentant environ 5 milliards d'euros d'achats et en déduire des opportunités de gains et de bonnes pratiques achats. « Achevé fin 2011, ce travail nous a permis d'identifier un peu plus de 950 millions d'euros de gains potentiels, explique Jean-Baptiste Hy. L'amélioration de la performance achats passe plutôt par la définition du juste besoin, en luttant contre la surqualité et la suringénierie dans les marchés ainsi que par un meilleur suivi d'exécution des marchés. »

Des gains d'achat de 50 % sur certains marchés

Les achats de prestations immobilières (40 % des dépenses pilotées par le SAE), de maintenance immobilière et de travaux de second oeuvre ont fait l'objet de marchés locaux coordonnés avec succès par les missions régionales achats, avec parfois des gains s'élevant à 50 %. « La refonte du cahier des charges, ainsi que la remise en concurrence des prestataires de maintenance et d'entretien - dont les contrats ont parfois été mécaniquement réévalués d'une année sur l'autre - ont généré de facto de nets gains, souligne Jean-Baptiste Hy. Le travail sur la spécification du besoin est aussi essentiel. L'IT (1,3 milliard d'euros d'achats) et l'immobilier sont deux secteurs particulièrement porteurs à cet égard », confirme le directeur des achats. Encore faut-il convaincre les DSI qu'il y a un enjeu achats dans ce domaine.

Un second souffle

Les crédits de fonctionnement des administrations devant baisser de 15 %, entre 2013 et 2015, le directeur achats devra faire le maximum d'économies achats dans ce périmètre. L'année 2013 sera placée sous le signe d'un savant dosage entre non-dépense, économies d'achats et poursuite de la rationalisation des parcs immobilier et automobile de l'Etat. Sur quels leviers Jean-Baptiste Hy compte bâtir sa stratégie? Le directeur des achats cite la progression de la maturité des achats, un encadrement plus directif, un suivi systématique de l'exécution des marchés dans tous les ministères, le déploiement rapide de marchés interministériels et l'amélioration de la fonction RH achats. Dans un contexte de réduction drastique des dépenses, quid des achats durables? Depuis un an, le SAE veille plus étroitement à ce que tous les acheteurs évaluent leur impact sur le tissu des PME avant de lancer leurs marchés. Sur le volet environnemental, la performance des fournisseurs aide le SAE à respecter les engagements de la circulaire de 2008 sur l'Etat exemplaire. Le volet de l'insertion semble plus complexe à réaliser, car les services sont encore insuffisamment mobilisés et les PME sont parfois frileuses vis-à-vis de ces clauses sociales, en raison des difficultés de gestion RH que cela leur pose.

Service des achats de l'Etat (SAE)

EFFECTIF TOTAL
62 collaborateurs
VOLUME ACHATS
30 milliards (18 milliards d'achats de fonctionnement + 12 milliards d'achats spécifiques)
EFFECTIF ACHATS
30 acheteurs

@ ARNAUD OLSZAK

Ses forces

- Il construit sa stratégie achats sur la définition du juste besoin, la lutte contre la surqualité et la suringénierie ainsi que le renforcement du suivi d'exécution des marchés.
- Il demande aux acheteurs d'évaluer leur impact sur le tissu des PME avant de lancer les marchés.
- Il refond les cahiers des charges et remet en concurrence les prestataires pour éviter des reconductions mécaniques contre-productives.

Son parcours

Après avoir été directeur adjoint, en charge du budget puis des missions foncières et domaniales à la DGI, Jean-Baptiste Hy (55 ans) a pris la tête de l'Agence centrale des achats (ACA) de Bercy en 2006. Début 2009, le service des achats de l'Etat est créé et confié à Jacques Barrailler. Nommé directeur adjoint de ce dernier, Jean-Baptiste Hy a pris sa succession début 2009.