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Interview de Jean-Baptiste Hy, directeur du Service des achats de l'Etat: «Nous devons aller chercher des gains moins évidents»

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Après avoir réalisé de belles économies (500 millions d'euros) au cours de ses trois premières années, le Service des achats de l'Etat (SAE) doit aujourd'hui trouver un second souffle pour aller chercher plus en profondeur des gains d'achat moins évidents. Regard sur le chemin parcouru et sur celui qu'il reste à faire avec son directeur, Jean-Baptiste Hy.

Le programme Calypso a-t-il porté tous les fruits promis à son lancement ?

Jean-Baptiste Hy: Fin 2009, nous avons lancé le programme Calypso, qui consistait à instaurer des groupes de travail interministériels de cinq à six personnes réunissant des prescripteurs, des utilisateurs et des acheteurs pour qu'ils recherchent des bonnes pratiques sur un segment donné. Une quarantaine de segments (des fournitures au mobilier en passant par le matériel informatique), représentant environ 5 milliards d'euros d'achats, ont été passés au peigne fin afin de trouver des opportunités de gains. Le programme s'est achevé fin 2011 et ce travail nous a permis d'identifier un peu plus de 950 millions d'euros de gains potentiels. Pour beaucoup d'achats, l'amélioration de la performance passe plutôt par la définition du juste besoin, en luttant contre la surqualité et la suringénierie dans les marchés, ou encore par l'amélioration du suivi d'exécution des marchés plutôt que par la massification.

Actuellement, quelles familles d'achats offrent le plus d'opportunités de gains ?

Nous nous sommes intéressés en particulier aux achats de prestations immobilières et aux achats informatiques (respectivement 40 et 20% des dépenses pilotées par le SAE). L'Etat doit entretenir un parc très hétérogène de 30 000 bâtiments. Les achats de prestations de maintenance immobilière (parc d'ascenseurs, installations de chauffage, systèmes de sécurité incendie) et les travaux de second oeuvre (entretien, aménagement), en particulier, ont pu faire l'objet de marchés locaux coordonnés avec succès par nos missions régionales achats (deux personnes par région). Bien souvent, la refonte du cahier des charges et la remise en concurrence des prestataires de maintenance et d'entretien - dont les contrats ont parfois été mécaniquement réévalués pendant 20 ans, d'une année sur l'autre - ont généré de facto de substantielles économies, allant jusqu'à 50 %. Les entreprises locales sont ainsi appelées à répondre à de nouveaux marchés. Les travaux immobiliers lourds (constructions neuves, réhabilitations lourdes) font aussi partie des chantiers prioritaires de réduction des coûts. Nous avons passé des marchés avec des économistes de la construction qui vont discuter les postes de prix avec les prescripteurs. Cette démarche est plus complexe que de déployer un marché interministériel, car cela se traite opération par opération.

Il faut aller chercher des catégories d'achats sur lesquelles la spécification du besoin est un critère essentiel: l'IT est, à cet égard, particulièrement porteur. Nous avons passé des marchés de matériels informatiques (PC, serveurs, stockage), fondés sur la standardisation des besoins, qui produisent de très bons résultats. Nous avons aussi commencé à nous intéresser aux achats de prestations informatiques: entre l'Etat et les opérateurs, les achats de prestations IT représentent 1,3 milliard d'euros, mais le sujet est plus difficile. Il faut convaincre les DSI qu'il y a un enjeu achats dans ce domaine. A cela s'ajoutent les achats de logiciels, qui représentent environ 250 millions d'euros: la marge de manoeuvre dans ce domaine est très faible, car la dépendance des SI vis-à-vis des fournisseurs de logiciels est élevée.

Biographie

Après avoir été directeur adjoint, en charge des missions foncières et domaniales, à la Direction générale des impôts (DGI) de 1999 à 2001, Jean-Baptiste Hy (55 ans), énarque de formation, a pris la tête de l'Agence centrale des achats (ACA) de Bercy dès 2006. Les audits de modernisation lancés sous le gouvernement précédent débouchent à l'époque sur un plan de professionnalisation de la fonction achats au niveau interministériel. Début 2009, le service des achats de l'Etat est créé et confié à Jacques Barrailler. Nommé directeur adjoint de ce dernier, Jean-Baptiste Hy a pris sa succession début 2009.

Après avoir réalisé 500 millions d'euros d'économies, avez-vous du mal à trouver un second souffle?

Nous avons un peu mangé notre pain blanc, c'est certain. Notre objectif demeure d'économiser 1 milliard d'euros d'ici à la fin 2012, soit 3,5 % de gains achats par an. Pour l'instant, les 330 millions d'euros ne sont pas encore assurés pour la fin de l'année, car les économies sont plus difficiles à trouver maintenant. Mais je suis déjà en train de redéfinir la feuille de route à l'horizon 2015 en fonction de cela. Les crédits de fonctionnement des administrations doivent baisser de 15 % entre 2013 et 2015. Il faut faire le maximum d'économies achats dans ce périmètre, et nos objectifs doivent être en rapport avec cet effort. Ainsi, il faudra combiner plusieurs leviers d'économies: économies achats, rationalisation des parcs de bâtiment, de véhicules, etc., et renonciation pure et simple à des dépenses. Dans les leviers qui nous permettront d'atteindre ces objectifs, il y a la progression de la maturité des achats, un pilotage plus directif, notamment au niveau du déploiement et du suivi de l'exécution des marchés dans tous les ministères, et aussi l'amélioration de la fonction RH achats. Nous avons beaucoup de mal à trouver des acheteurs, car dans les écoles de la Fonction publique, les élèves reçoivent un enseignement sur les marchés publics, mais pas sur les achats. Par ailleurs, il y a beaucoup de monde dans l'approvisionnement et dans les marchés, mais dans certains ministères, il faudra mettre moins de monde sur les marchés et plus sur les achats.

Le SAE a-t-il vu ses missions s'accroître récemment ?

On nous a demandé fin 2010 de mener une opération de professionnalisation des achats des opérateurs de l'Etat (EPA, Epic et autres établissements publics). Ces structures disposant d'une certaine autonomie au sein de l'administration, notamment parce que ce sont des personnes morales différentes, on ne peut pas travailler avec elles comme avec des services de l'Etat classiques. Pour ces opérateurs, nous avons créé en 2011 un comité des achats des 25 plus grands opérateurs. Resteront à inclure dans ce plan les opérateurs du ministère de la Culture ainsi que les universités. Notre but est de les aider à tirer un bénéfice optimal de leurs ressources, tout en respectant leur autonomie décisionnelle via l'amélioration de la performance achats et l'instauration de bonnes pratiques.

Quid des achats responsables?

Sur le volet environnemental, la performance de nos fournisseurs nous aide à respecter les engagements de la circulaire de 2008 sur l'Etat exemplaire, rédigée à l'issue du Grenelle. Cela concerne particulièrement le papier, le mobilier de bureau et la flotte automobile. Le volet de l'insertion est plus compliqué à réaliser. L'objectif fixé pour 2012 était d'effectuer 10 % des achats auprès d'entreprises du secteur adapté ou de milieux éloignés de l'emploi. Nous en sommes encore loin, puisque le pourcentage est de 2 % dans le meilleur des cas. Sur le modèle du programme Calypso, nous avons fait travailler des groupes sur le sujet de l'insertion appliquée à l'IT, aux fournitures générales et aux prestations de services immobiliers. Nous avons identifié un certain nombre d'exemples (prestations de nettoyage, d'accueil, traiteurs) et de bonnes pratiques, notamment dans les collectivités locales. Ces travaux ont fait l'objet d'une restitution en mai et il a été décidé de systématiser la clause d'insertion dans les marchés de BTP Mais il faut signaler que les PME sont parfois frileuses vis-à-vis de ces clauses sociales, car elles ont plus de mal que les grands groupes à les gérer au niveau des RH. Nous veillons aussi étroitement à ce que tous nos acheteurs évaluent leur impact sur le tissu des PME avant de lancer leurs marchés. Nous améliorons sans cesse la convivialité d'utilisation de notre plateforme de publication des marchés. De plus, nous essayons de normaliser nos cahiers des charges pour créer automatismes et repères. Un outil logiciel libre, similaire à celui utilisé par la Ville de Paris, est en cours de développement pour aider les acheteurs et les fournisseurs.

@ ARNAUD OLSZAK

Service des achats de l'Etat (SAE)

EFFECTIF GLOBAL
62 personnes
EFFECTIF ACHATS
30 acheteurs
VOLUME ACHATS
30 milliards d_euros (18 milliards d'achats de fonctionnement + 12 milliards d'achats spécifiques)