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Hôtellerie: les entreprises peuvent réaliser des économies

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Dans une étude intitulée «Optimiser la dépense hôtel: les clés du succès», Carlson Wagonlit Travel estime que les entreprises sont susceptibles de diminuer leur budget consacré aux réservations hôtelières de plus d'un quart.

A travers son Travel Management Institute, l'agence de voyages Carlson Wagonlit Travel (CWT) vient de publier une étude sur l'optimisation des réservations hôtelières Etude réalisée auprès de 101 responsables de voyages et de 5 016 voyageurs d'affaires issus d'entreprises de toutes tailles, entre mai 2008 et janvier 2009. . Les résultats sont séduisants: selon CWT, les entreprises sont susceptibles de réaliser près de 21% d'économies si elles suivent un certain nombre de prérequis. Car l'hôtellerie est considérée comme une famille d'achats difficile à appréhender, alors qu'elle représente en moyenne près de 40% du budget voyages des entreprises «Dans le monde, plus de 250 000 hôtels - qu'ils soient membres d'une chaîne ou indépendants - accueillent des voyageurs d'affaires. La tarification est complexe et les prix peuvent varier en fonction du jour de la semaine, de la saison et/ou de la situation économique de la ville», explique Christophe Renard, vice-président de CWT chargé de l'intelligence économique. De plus, les canaux de distribution et les normes définissant la qualité des établissements diffèrent d'un pays à l'autre, rappellent les auteurs de l'étude. Rien d'inéluctable, cependant, pour Christophe Renard: «Les entreprises peuvent contourner ces difficultés et gérer efficacement la dépense hôtel en appliquant un programme qui répond aux besoins des voyageurs, en négociant intelligemment avec une sélection d'hôtels et en contrôlant régulièrement les performances.»

Certains conseils attirent l'oeil

Si l'étude fait évidemment la part belle au rôle des agences de voyages telles que CWT, la méthodologie proposée n'en reste pas moins intéressante, bien qu'elle repose sur des principes élémentaires pour tout acte d'achat: consolidation des données, compréhension du besoin, référencement, négociation, suivi, etc. Certains conseils attirent néanmoins l'oeil. Les auteurs de l'étude rappellent ainsi qu'il est plus intéressant de passer un accord au niveau d'un établissement que d'une chaîne d'hôtels, le pourcentage de remise étant généralement plus avantageux. Pour obtenir de bonnes conditions tarifaires, CWT précise toutefois qu'il faut réaliser au moins 7000 euros d'achat auprès d'un même établissement. La négociation «d'une clause de dernière chambre disponible», selon laquelle l'hôtel doit appliquer le tarif négocié même s'il ne reste plus de chambre libre correspondant à la réservation initiale, permet également au final de faire des économies. Au niveau du référencement des établissements, CWT conseille de conserver au moins 80% des hôtels référencés d'une année sur l'autre, et ce afin de ne pas dérouter les clients internes et s'assurer que la politique voyages sera bien respectée. Sans qu'il soit obligatoirement nécessaire de rogner sur le confort, l'étude rappelle que la différence de prix moyenne entre deux catégories peut atteindre 25%. Bref, une belle économie en perspective, d'autant que la majorité des voyageurs d'affaires, contrairement à une idée reçue, sont plus sensibles à la localisation de l'hôtel, c'est-à-dire à sa proximité par rapport au lieu de travail, qu'à son standing. En effet, selon CWT, seuls 25% des voyageurs placent le confort au-dessus des aspects pratiques (aéroport proche, conciergerie, etc.). Un tiers d'entre eux, en revanche, prêtent une importance relativement faible à toutes les caractéristiques d'un hôtel. Les auteurs de l'étude parlent de «clients accommodants»! Enfin, dernier fait intéressant: selon un audit réalisé par CWT sur les programmes hôteliers de cinq entreprises, seuls 50% des tarifs négociés étaient correctement intégrés par les établissements à partir des plateformes de réservations centralisées! «Les erreurs sont plus courantes qu'on ne l'imagine», conclut l'étude.

Christophe Renard (CWT):

«Les prix des hôtels peuvent varier en fonction du jour de La semaine, de La saison et/ou de La situation économique de La ville.»