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Haro sur les notes de frais!

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Les solutions de gestion électronique, couplées à l'achat de cartes corporate, s'imposent comme deux outils d'optimisation incontournables du traitement des notes de frais. Le premier simplifie et accélère les process de gestion tandis que le second évite aux collaborateurs de faire l'avance sur leurs frais de déplacement.

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Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS, éditeur de logiciels de gestion de voyages, l'affirme: «Près de 60% des entreprises en France traitent leurs notes de frais sur des fichiers Excel.» Sans oublier l'agrafage des reçus sur des feuilles blanches, l'insertion dans une enveloppe, l'envoi au service comptabilité... Bref, une gestion manuelle qui peut très vite tourner au casse-tête! Aussi, pour mettre fin à ces process sources d'improductivité et d'erreurs, de nombreux éditeurs proposent des logiciels de gestion électronique des notes de frais. Chez KDS, ce service s'intègre dans un outil global incluant la réservation des voyages, la gestion des factures et des ordres de mission contractés auprès de l'agence de voyages de l'entreprise. Offre similaire chez d'autres éditeurs comme Dimo Gestion et Etap-on-line - qui vient de se faire racheter par Concur. Ces derniers intègrent le traitement des notes de frais dans leur solution unique de gestion des déplacements professionnels. Mais pour chacune de ces offres, l'entreprise est libre d'utiliser uniquement le module «notes de frais».

Pour générer une plus grande valeur ajoutée, ces systèmes s'appuient, la plupart du temps, sur des cartes dites corporate, émises par des établissements bancaires tels que BNP Paribas ou American Express Corporate Card. Destinées aux voyages d'affaires, elles sont dédiées au règlement des dépenses lors d'un déplacement: hôtel, restaurant, taxis, etc. «Ainsi, l'émetteur de la carte envoie toutes les lignes de frais effectués via ce mode de paiement à notre outil de gestion électronique. Chez certaines banques, les données peuvent être importées quotidiennement sur notre système», explique Stanislas Berteloot (KDS). Une solution tout confort pour le voyageur! Exit les pertes de temps lors de la saisie des notes de frais, celui-ci peut, dès son retour au bureau, finaliser ce travail en quelques clics. «Non seulement les données sont intégrées très rapidement dans l'outil, évitant ainsi les longues saisies manuelles, mais elles ne peuvent pas être modifiées, favorisant une réelle sécurisation des informations», assure Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général d'Etap-on-line.

Détecter les abus éventuels

Plus encore, le recours aux cartes coporate génère un avantage financier évident pour le voyageur qui n'a plus à réaliser une avance sur les frais engagés. «Certes, la carte prélève directement les dépenses sur le compte des salariés. Mais un débit différé d'un à deux mois, variable selon les offres, permet au voyageur d'établir sa note de frais et de se faire rembourser avant le prélèvement», précise Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa spécialisé dans les achats hors production. Quid, toutefois, de la gestion des dépenses réglées en espèces? «Même si les frais de déplacement peuvent être payés sans carte corporate, ce qui implique une saisie manuelle des dépenses et une nécessaire avance sur les frais, nos outils de gestion électronique génèrent toujours de multiples avantages, notamment en termes de simplification des process, aussi bien pour le collaborateur que le service comptable», souligne Stanislas Berteloot (KDS). Telles que la possibilité de se connecter à distance au système pour enregistrer ses dépenses à tout moment, le calcul automatique des taux de change et de la TVA, une plus grande fiabilité des données saisies et surtout le respect à la lettre de la politique définie par l'entreprise en matière de frais de déplacements.

Frédéric Durot, directeur administratif et financier, Halton

Frédéric Durot, directeur administratif et financier, Halton

«Les règles de remboursement s'administrent très facilement dans notre outil. Résultat: il met en exergue toutes dépenses qui dépasseraient les montants prévus, pouvant ainsi obliger le collaborateur à payer l'écart de prix éventuel», prévient Pierre-Emmanuel Tetaz (Etap-on-line). De même que le système peut comparer les montants des notes de frais saisis avec ceux réellement payés, afin de détecter tout abus éventuel. «Pour automatiser et sécuriser davantage les process de gestion, nous réalisons même pour certains de nos clients, tels que la SNCF, la dématérialisation des justificatifs de notes de frais», indique Gilles Bobichon, fondateur du département voyages et frais professionnels chez Dimo Gestion. Une solution qui peut s'avérer avantageuse même si les entreprises doivent, pour des raisons purement fiscales, en conserver un exemplaire papier.

CARTES CORPORATE: UNE OFFRE TRES VASTE

Bien plus qu'un simple moyen de paiement, la carte corporate donne accès à un programme complet de gestion des frais professionnels permettant à l'entreprise de maîtriser ses dépenses. Dans certains cas, ces solutions peuvent être associées à des services complémentaires. Une offre que propose American Express Corporate Card, via une large gamme de solutions de paiement sur mesure adaptées aux besoins de chaque voyageur. American Express a ainsi lancé, en 2007, deux nouvelles versions premium: la fameuse carte gold comprenant une gamme étendue de services et d'assurances (Service Global Assist, l'option Express Cash...) et la carte platinum dédiée aux cadres dirigeants. Les titulaires de cette dernière carte bénéficient, ainsi, de conseils en matière de réservation hôtelières, de restaurants ou d'événements culturels ou sportifs, dispensés par une équipe de consultants dédiée. Ils sont aussi informés des incidents de voyages tels que les retards de vol et la perte d'effets personnels. Autre offre destinée aux PME-PMI par American Express: la carte coporate premio dédiée aux PME voyageant au moins cinq fois par an avec Air France dans l'Hexagone. De son côté, BNP Paribas propose des cartes Visa affaires ainsi que des cartes corporate pour les collaborateurs qui se déplacent en Europe. Les détenteurs bénéficient notamment des services d'une assistance multilingue. Rappelons qu'au-delà de la carte copororate destinée aux voyageurs d'affaires, American Express comme BNP Paribas (en partenariat avec AirPlus) proposent des cartes logées qui centralisent les dépenses, factures, ordres de missions contractées par l'entreprise auprès de son agence de voyages.

Témoignage

«Désormais, nos voyageurs savent qu 'un système contrôle leurs dépenses»
Gestion peu fiable et déstructurée des notes de frais sur des fichiers Excel, process chronophage et fastidieux de circulation et de validation des justificatifs, absence de reporting par salarié ou par poste de dépenses... Autant de points négatifs qui ont incité Halton, société spécialisée dans la climatisation, à opterdébut 2009 pour le système de gestion électronique de KDS. «Auparavant, nos modes d'organisation mobilisaient de nombreuses heures de travail de nos collaborateurs sans que le résultat ne soit satisfaisant. Grâce à cette solution, nous avons pu modéliser et automatiser nos process de façon bien plus performante», se réjouit Frédéric Durot, directeur administratif et financier de Halton. Exit les contrôles parfois incomplets de chaque justificatif. «Toutes les notes sont désormais intégrées dans la solution et validées électroniquement.» Halton en a d'ailleurs profité pour réécrire sa politique de règlement des notes de frais. «Auparavant, nous n'avions pas fixé de montant maximum concernant les repas. Ils sont désormais plafonnés à seize euros pour les cadres comme pour les non-cadres. Le système bloque ainsi automatiquement toute note qui dépasserait ce seuil, ce qui nous a permis de réaliser entre 20 et 30% d'économies rien que sur les frais de bouche.» Et d'ajouter: «Certes les autorisations de dépassement sont possibles, mais elles doivent être expressément accordées par le supérieur.» Des dérogations qui peuvent également s'intégrer dans le système et donc être traitées plus rapidement. Frédéric Durot souligne enfin l'aspect pédagogique de cette technologie: «Désormais, nos voyageurs ont conscience qu'il existe un système qui contrôle leurs dépenses. Résultat: ils s'auto-disciplinent. Aujourd'hui, il n'y a plus aucun abus.»


Halton:
ACTIVITE
Solutions de climatisation intérieure


CHIFFRES D'AFFAIRES 2008
33 millions d'euros


EFFECTIF GLOBAL
170 salariés