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Frais annexes: le dégroupage change la donne

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Pour les acheteurs, le dégroupage des frais annexes est une opportunité de réduire les coûts. Mais dans l'univers des voyages, cela complique la gestion des réservations.

Le dégroupage des frais annexes (ou «ancillary services») met visiblement en émoi toute une profession. Lors de l'édition 2010 du salon IFTM TopResa de Paris, le 22 septembre dernier, les deux principales associations de travel managers en France (l'Association of Corporate Executive Travels - Acte - et l'Association française des travel managers - AFTM) organisaient une matinée d'échanges sur ce thème, qualifiant le sujet de véritable labyrinthe. Le dégroupage des frais annexes est une approche consistant à facturer, en plus du prix du billet, toute une panoplie de services supplémentaires : enregistrement prioritaire, choix du siège en cabine, accès wi-fi à bord des avions, etc. Les compagnies aériennes low cost ont été les premières à utiliser ce système, suivies par les compagnies traditionnelles qui avaient pourtant décrié ce modèle. Aujourd'hui, les services annexes sont considérés comme une source non négligeable de revenus par les transporteurs.

@ fotolia / F antasista / Kharlamova / ld

Revoir les politiques voyages

Malgré les efforts des compagnies aériennes pour rendre plus lisibles leurs grilles tarifaires, le dégroupage des frais annexes a largement complexifié la donne. Pour les entreprises, il faut revoir ce qui peut être souscrit ou non par les voyageurs d'affaires lors de leurs déplacements. Ensuite, il est nécessaire de mettre en place des reportings plus fins pour consolider les données liées à ces frais annexes, ce qui est loin d'être une sinécure. Même si, au final, ces frais annexes représentent un nouveau levier de négociation auprès des compagnies. A ce titre, ils doivent être vécus comme une opportunité pour optimiser les coûts. Sur le plan technologique, le dégroupage des frais annexes pose aussi des problèmes. Tous les systèmes de réservation utilisés par les agences de voyages d'affaires (les fameux GDS pour Global Distribution Systems) n'intègrent pas encore ces frais annexes. Ces derniers ne sont pas pris en compte lors de la réservation du déplacement et viennent se rajouter, avec des risques de dépassement de budget pour les collaborateurs. Ce retard technologique devrait se combler d'ici la fin de l'année. Idem pour les outils de réservation en ligne utilisés directement par les entreprises en interne (les Self Booking Tools ou SBT). Au final, le dégroupage des frais annexes rend les politiques voyages complexes, mais aussi plus précises, ce qui n'est pas une mauvaise chose.

Les clés

- Le dégroupage des frais annexes est une approche commerciale consistant à facturer des services supplémentaires en plus du prix du billet - La politique voyages des entreprises doit intégrer la possibilité ou non de souscrire à ces frais - Elles doivent donc mettre en place des reportings de plus en plus fins pour consolider les données liées à ces dépenses.

@ fotolia / F antasista / Kharlamova / ld

L'expert

Christophe Drezet, est consultant au sein du cabinet Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

Par Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa