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Former ses travel managers à la sécurité et à la gestion de crise

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Parce que les situations d'urgence (catastrophe naturelle, attentat, conflit ou crise sanitaire) peuvent apparaître partout dans le monde, et à tout moment, les professionnels de la sécurité s'allient à ceux du voyage d'affaires pour recenser les bonnes pratiques et définir des formations spécifiques.

«Il y a des principes de précaution à respecter pour l'employé et l'employeur» Michel Dieleman, président de l'AFTM et directeur du travel management du groupe Orange France Télécom

«Il y a des principes de précaution à respecter pour l'employé et l'employeur» Michel Dieleman, président de l'AFTM et directeur du travel management du groupe Orange France Télécom

L'article L. 4121-1 du Code du travail stipule que «l'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique des travailleurs». Cette mesure s'applique aussi aux déplacements professionnels à l'étranger, pour lesquels l'entreprise doit assurer la sécurité de ses collaborateurs. Ces obligations ont été formalisées depuis la «jurisprudence Karachi» de 2004, suite à l'attentat qui s'est produit en 2002 au Pakistan. Si cette décision de justice a marqué une étape dans la profession, les attentats de Madrid (2004) et de Londres (2005) ont prouvé par la suite qu'aucun pays ne peut véritablement être considéré sans risque. Il revient aux entreprises, avant tout départ, de vérifier les couvertures dont elles disposent en matière d'assurance pour chaque destination (perte de bagages, rapatriement, maladie, décès, etc.) et, notamment, celles liées aux cartes corporate, à la compagnie aérienne ou à la carte logée.

Une grande différence de maturité selon les entreprises

Dans le cadre de ses formations, l'AFTM (Association française des travel managers) va proposer les 13 février et 9 avril 2013 « un module spécifique d'une jour née afin de sensibiliser les travel managers aux problématiques de sûreté, de sécurité et de santé, et ce à la demande des stagiaires. Ce module sera animé par un expert du domaine », précise Estelle Camusard, travel manager chez Aéroports de Paris et responsable de la Commission formation de l'AFTM. Elle tient à rappeler toutefois «la différence entre des grands groupes, souvent dotés d'une direction de la sûreté et de la sécurité, et les PME qui ne disposent pas toujours d'un travel manager pour les alerter sur les risques des déplacements à l'étranger ».

Michel Dieleman, président de l'AFTM et directeur du travel management du groupe Orange France Télécom, précise que les travaux de cette commission reposent plus particulièrement sur la répartition des rôles entre le travel manager, le security manager, voire le médecin du travail et le service des assurances, selon le degré de maturité de l'entreprise dans la gestion de la sécurité du voyageur en déplacement professionnel. «Le travel manager a donc un rôle prépondérant à jouer auprès du voyageur, rappelle-t-il. Il doit faciliter l'accès à toutes les informations liées à la sécurité. Il peut même être force de proposition lorsque l'entreprise n'a pas une gestion performante ou suffisante du domaine. Rappelons que, s'il estime ne pas avoir été suffisamment averti des risques, le voyageur peut se retourner contre son entreprise. Il y a de toute évidence des principes forts de précaution à respecter pour l'employé et l'employeur. »

Un livre blanc à paraître

Tant qu'il n'y a pas une structure adaptée dans l'entreprise, la recommandation première est de consulter le site du ministère des Affaires étrangères (www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/) avant un déplacement professionnel. Consciente de l'enjeu représenté par les problématiques liées à la sûreté du voyageur, l'AFTM a créé il y a un an une commission ad hoc afin de mener une réflexion commune avec des structures compétentes comme le Cindex (Centre interentreprises de l'Expatriation) et le CDSE (Club des directeurs de sécurité des entreprises). La rédaction d'un Livre Blanc est prévue, sa finalisation devrait être effective à la fin du 1er semestre 2013. «Cet ouvrage va recueillir d'une part les bonnes pratiques des entreprises de toute taille, du CAC 40 aux PME-PMI, dans leur manière d'assurer la sécurité des collaborateurs en déplacement, déclare le président de l'AFTM. Il recensera d'autre part les outils permettant d'obtenir une traçabilité rapide des voyageurs, sans forcément avoir recours à des systèmes complexes, et proposera un cahier de mesures urgentes à prendre et de moyens à mettre en oeuvre en cas de crise ou d'urgence.»

Les outils numériques entre risques et solutions

Les risques concernent non seulement l'individu en déplacement professionnel mais aussi les outils qu'il utilise: smartphone, ordinateur portable, tablette et assistant personnel. Pour tout ce qui concerne la protection de ces appareils et des données qu'ils contiennent, l'Anssi (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information), associée au CDSE dans l'élaboration de ce document, met à disposition un «Passeport de conseil aux voyageurs» sur son site internet (www.securite-informatique.gouv.fr/partiren-mission).

Soumis aux risques et aux menaces, les terminaux informatiques comme les smartphones avec leurs applications de géolocalisation et d'alerte permettant une traçabilité, peuvent s'avérer par ailleurs des éléments de sûreté d'importance lors d'une mission dans un pays à risque. C'est en tout cas ce que confirme une étude publiée en 2011 par l'institut David Burnet & Associates pour International SOS auprès de 4746 voyageurs d'affaires internationaux. Parmi ceux (60%) qui se déplacent au moins une fois par an dans des pays qu'ils considèrent «à haut risque», 82% se disent ainsi «rassurés» ou «très rassurés» de bénéficier de tels dispositifs. Des acteurs internationaux de la santé et de la sécurité comme International SOS (application Membership App) ou des spécialistes du voyage d'affaires comme Concur (application Locate & Alert) viennent de lancer ce type de produits sur le marché.

Nathalie Collas, Somfy

Nathalie Collas, Somfy

Témoignage

«Sensibiliser nos chargées de voyage à l'importance de leur engagement et de leurs responsabilités»


Après avoir suivi une formation à l'AFTM, Nathalie Collas, travel manager chez Somfy, a de nouveau fait appel à l'AFTM pour un module de deux jours au siège de la société en Haute-Savoie, en mars 2012. «Il s'agissait de sensibiliser nos 25 chargées de voyage à l'importance de leur engagement et de leurs responsabilités dans l'organisation des déplacements des collaborateurs, argumente-t-elle. La priorité est d'éviter au maximum l'improvisation : les voyageurs doivent partir avec l'ensemble des éléments dont ils ont besoin pour leur déplacement : carte bancaire, devises, réservations d'hôtel, etc. Si la destination est une zone à risque, je dois en être avertie pour consulter le site du ministère des Affaires étrangères français ou américain avant leur départ».
En 2011, la révolution en Tunisie, où Somfy a un site de production, lui a donné l'occasion de rappeler les règles de sécurité aux voyageurs du groupe, comme ne pas s'approcher de rassemblements de personnes ou ne pas photographier. En cas de modification d'itinéraire, la filiale locale ou le siège doit être prévenu(e) afin de savoir où se trouvent les collaborateurs à tout moment. Les révolutions arabes puis la catastrophe de Fukushima, la même année, ont eu des répercussions non négligeables dans l'entreprise puisque Nathalie Collas a obtenu, depuis, la création d'une cellule de crise en cas de rapatriement obligatoire. «Ce qui me permet d'avertir la direction très rapidement», précise-t-elle.

Somfy

ACTIVITE
Automatisation des ouvertures et fermetures de la maison et des bâtiments
CHIFFRE D'AFFAIRES 2011
842,8 millions d'euros
VOLUME D'ACHATS 2011
250 millions d'euros en production (+70 millions d'euros hors production)
EFFECTIF TOTAL
6 900 collaborateurs (monde)
EFFECTIF ACHATS
62 collaborateurs