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Faire rimer optimisation avec anticipation

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Les réservations de dernières minutes n'ont plus le vent en poupe. Contrôle des dépenses oblige, les acheteurs prônent désormais l'anticipation, qui permet de réaliser jusqu'à 20 % d'économies.

L'anticipation des réservations a des effets sur les prix. Les fournisseurs ont bien compris que les délais de réservation peuvent leur rapporter gros.

L'anticipation est en lien direct avec les stratégies de yield management mises en place par les compagnies aériennes, les compagnies ferroviaires ainsi que les hôteliers. Cette technique de gestion repose sur une tarification flexible, jouant sur les variables prix et le coefficient d'occupation. L'objectif est d'optimiser le revenu global, en faisant varier les prix en fonction d'un arbitrage permanent entre la demande et l'offre restante. Les compagnies aériennes traditionnelles et les low cost pratiquent toutes deux cette stratégie et maximisent leur chiffre d'affaires. Mais l'anticipation peut aussi être un levier d'optimisation des déplacements pour les entreprises. En effet, c'est un critère de plus en plus intégré dans les politiques de voyages. L'anticipation s'inscrit ainsi dans la logique de Best Buy.

Christophe Drezet est consultant au sein du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

@ MIHALIS A. / FOTOLIA

Anticiper, c'est économiser

Certains discours affirment que les réservations de dernière minute peuvent être très avantageuses. Cependant, ce raisonnement s'applique uniquement, et pas toujours, aux charters dans le cadre de réservation de loisir. Les compagnies aériennes n'appliquent pas cette stratégie de yield management sur les classes de réservation spécifiques aux voyageurs d'affaires. A moins de 21 jours avant la date de départ, le tarif d'un billet d'avion augmente d'environ 1 % chaque jour. Ainsi, une anticipation de réservation à 21 jours permet de réaliser une économie de l'ordre de 20 %.

Un nombre croissant d'entreprises considèrent que les voyages réservés moins de 21 jours avant la date de départ ne sont pas conformes à la politique de voyages et doivent faire l'objet d'un workflow de validation spécifique. Cette mise en place incite le collaborateur ou la personne en charge de la réservation à justifier la non-anticipation de sa réservation. Outre le système de workflow, l'intégration du critère anticipation au sein des politiques de voyages a un effet psychologique et amène les utilisateurs à la réservation anticipée. Les outils facilitent cette pratique via un paramétrage adapté. Les reportings permettent aussi aux travel managers de mesurer l'anticipation moyenne et d'adapter la communication aux voyageurs en fonction des indicateurs fournis par l'outil. Il y a quelques années, ces derniers n'obtenaient les données qu'après le déplacement. Désormais, ils y ont accès avant, ce qui leur donne une meilleure visibilité en amont des réservations. Très répandue aux Etats-Unis, cette pratique est idéale pour contrôler les dépenses et le respect des procédures avant le départ des voyageurs.

Les clés

- Instaurer un workflow de validation spécifique - Paramétrer les outils de reporting pour mesurer l'anticipation - Adapter votre communication avec les voyageurs en fonction des indicateurs fournis par les outils de reporting